A jó meeting szabálykönyve

A meeting (értekezlet) a legtöbb helyen szükséges rossz. Sokan azt gondolják, hogy nem lehet elkerülni és kevesen tudják, mit lehetne tenni annak érdekében, hogy hasznos, előremutató, konstruktív munka legyen.

Megroggyanhat a Fidesz a Novák-botránytól? Kitört a belharc a pártban?
Mi lesz az uniós pénzekkel és a magyar gazdasággal?

Online Klasszis Klubtalálkozó élőben Lengyel Lászlóval -
vegyen részt és kérdezzen Ön is a Pénzügykutató Zrt. vezetőjétől!

2024. február 28. 15:30

A részvétel ingyenes,
regisztráljon itt!

Sorozatunk célja azoknak a meeting szabályoknak a rendszerbe foglalása, melyekkel eredményesebbé és nem utolsósorban rövidebbé lehetne tenni.

1. A jó meeting = a kölcsönös bizalom és tisztelet fenntartása

A sorozat szerzője Beck György, akinek írásai 23 évnyi tréneri, moderátori tapasztalatra és, saját bevallása szerint mestere írásaira épül. Közülük legtöbbet Ichak Adizes-től használ fel.

Kép:PP archív

Akkor van értelme több embernek találkozójának, ha mindegyikük hozzá tud tenni ahhoz a témához, amivel kapcsolatban az értekezletet összehívták, de legalábbis fontos információkat tudnak megosztani. Ezért fontos, hogy valaki – a meeting összehívója – végiggondolja az alábbi szempontok alapján, hogy kinek kell ott lennie.

Ideális esetben egy olyan, egymást kiegészítő, résztvevői kör van jelen, ahol a résztvevők különböznek informáltságban, szakértelemben, gondolkodásmódban, vérmérsékletben. És ez a különbözőség a hasznossága mellett konfliktusoknak forrása is.

Azért, hogy a természetes konfliktusok, különbözőségek előnyt és ne akadályt jelentsenek, olyan szabályokat kell működtetni, amelyek a különbözőségek ellenére biztosítják a kölcsönös bizalom és tisztelet létrehozását és fenntartását.

Mire kell a bizalom?

Arra, hogy mindenki biztos lehessen abban, hogy ami számára fontos azt figyelembe veszik a döntés során. Nem tud mindig, mindenki szempontja/érdeke teljes mértékben érvényesülni, ezért a bizalom arra is szolgál, hogy ha ma engedni kellett, akkor holnap remélhessük, hogy a javunkra is elbillenhet a mérleg. Csak a balekok vállalják el, hogy mindig ők húzzák a rövidebbet.

Mire kell a tisztelet?

A tisztelet a különböző vélemények tiszteletben tartása, akkor is, ha az különbözik a miénktől. Ez többet jelent annál, hogy nem kiabáljuk le a fejét a másiknak. Azt jelenti, hogy erőfeszítést teszünk a másik véleményének, nézőpontjának és annak megértésére, hogy milyen szempontok miatt gondolkodik úgy, ahogy teszi (és nem úgy, ahogy mi gondolkodunk róla). Ezt a különbözőséget üdvözölni kell, mint a kölcsönös tanulás lehetőségét.

A meeting szabályok azt a célt szolgálják, hogy teret adjanak a különbözőségnek, a sokszínűségnek és ezáltal minden szempont érvényesülhessen, ami a jó minőségű döntések alapja. A szabályoknál, ahol értelmezhető <   > zárójelben utalunk arra, hogy a tisztelet vagy a bizalom fenntartását célozza. A tisztelet elvesztésével a bizalom is meginoghat.

A két legrosszabb dolog, ami történhet, hogy egy jó döntést nem hajtanak végre, vagy egy rossz döntést végrehajtanak. Tehát az a cél, hogy jó minőségű döntés szülessen és azt hatékonyan végrehajtsák.

Ehhez kaphat az olvasó könnyen beépíthető, egyszerű szabályokat. Csak a szabályok betartásához kell némi erőfeszítés – eleinte.

A sorozatban leírásra kerülő szabályok összesítik a különböző megközelítéseket. Minden csapat kiválaszthatja azokat, amelyek náluk hasznosnak tűnnek. (Itt van egy csapda: egy szabályt haszontalannak minősíthet egy csapat, ha kellemetlennek gondolja a betartását, pedig lehet, hogy ezzel fenntartanak egy nemkívánatos állapotot. )

Vannak cégek, ahol a tárgyalóban ki vannak függesztve a csapat által elfogadott normák, amitől javult az értekezletek hatékonysága. Bíztatok mindenkit, hogy hozza létre a maga listáját, függessze ki és tartsa be.

Az egyes pontoknál leírt alváltozatok segítik a választást a puhább és a keményebb szabályok között.

Leírásom nem szól a tartalomról, csak a folyamatról. Bármilyen téma megbeszélés konstruktív lebonyolításához hasznos támogatás lehet.

Szabály

Miért is?

Következmény a szabályok megszegésekor

1., Kezdés időben – befejezés időben Aki bosszankodott már amiatt, hogy valakire várni kell egy megbeszélésen, amikor ezer jobb dolga is lenne, mint ott ülni, az pontosan tudja, hogy miért: A késő semmibe veszi mások idejét. A közösen megállapodott szankcióval büntetendő az, aki nem érkezik időben. (Később lesz néhány javaslat.)A záró időpont kitolásához a jelenlévők egyetértését kell kérni.A lényeg a konszenzus. Akinek nem felel meg a hosszabbítás (más program miatt), annak legyen lehetősége távozni. Ha nélküle nem hozható döntés, akkor meg kell állapodni az új időpontban, amikor mindenki ott tud lenni, akinek fontos szerepe van a döntésben.
A befejezés lehet hamarabb, ha a meeting elérte célját. Ha 5 perc elég a döntéshez, fölösleges együtt maradni, csak azért mert 1 óra volt kitűzve. Vagy legyen szabad választása azoknak, akik menni akarnak és azoknak, akik kihasználnák az előre dedikált időt más témák megbeszélésére.
2., Minden ülésről előzetes napirend készül A napirend alapján eldöntheti mind a szervező, mind a résztvevők, hogy kinek kell ott lennie a meetingen. Ha jelen vannak, azok, akinek nem kéne, az nem csak fölöslegesen tölti az idejét. Ha e-mailezéssel foglalja el magát, akkor még a morált is rombolja.
-  Az előzetes napirend feltételezi, hogy egyértelmű a meeting célja. A meeting előzetes napirendje, mint egy szerződés, módosítható, közös megegyezéssel. Ha változik a napirend, változhat a döntés, hogy ki akar/kinek kell részt vennie a meetingen. A kollégákat felnőttként kell kezelni, hogy képesek eldönteni, mikor van ott a helyük és mikor nem.
-   Aki számára ez a helyszínen derül ki, annak legyen lehetősége távozni. A legjobb, ha nem vesznek részt olyanok, akiknek sem tanulni valójuk, sem hozzátenni valójuk nincsen a témához. Akinek nincs dolga az értekezleten, az vagy mással fog foglalkozni (tehát praktikusan nincs jelen) vagy zavart kelthet oda nem illő hozzászólásokkal.

Beck György
www.emberekkel-suttogo.hu

Véleményvezér

Orvos híján a polgármester költözött az uniós pénzből felújított szolgálati lakásba

Orvos híján a polgármester költözött az uniós pénzből felújított szolgálati lakásba 

Nem is tudni melyik a nagyobb baj, hogy nincs orvos, vagy, hogy illetéktelenül lakik a polgármester a szolgálati lakásban.
Kitört a botrány, átverte a kormány a méhészeket

Kitört a botrány, átverte a kormány a méhészeket 

Lóg az orruk az átvert méhészeknek.
A világ fejlettebb része nem az atomenergia felé tart

A világ fejlettebb része nem az atomenergia felé tart 

Megújulótermelésben a sor végén kullogunk.
Európa legszuperebb városait előzi Budapest az ingatlanok megfizethetősége alapján

Európa legszuperebb városait előzi Budapest az ingatlanok megfizethetősége alapján 

Családi segítség nélkül szinte lehetetlen Budapesten ingatlanhoz jutni egy fiatalnak.
Milliókat költ a kormánymédia Magyar Péter lejáratására

Milliókat költ a kormánymédia Magyar Péter lejáratására 

Még soha nem volt mélységű lejárató kampány indult Magyar Péter ellen.

Info & tech

Cégvezetés & irányítás

Piac & marketing


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo