Fontos meghatároznunk, hogy milyen termékeket nevezünk személyügyi szoftvereknek. A gyakorlatban ezt az elnevezést a legkülönfélébb szakterületekre egyaránt használják. A pontos eligazodás érdekében először vegyük sorra a személyügyi szoftverek legfontosabb funkciócsoportjait:

1. a személy- és munkaügyi nyilvántartás és elemzés,
2. a bérszámfejtés,
3. a tb-elszámolás és jelentés,
4. a humánerőforrás menedzsment tevékenységeihez kapcsolódó, azt támogató funkciók (toborzás, kiválasztás, képzés, teljesítményértékelés stb.).

Azokat a szoftvertermékeket, amelyek az első három funkciócsoport informatikai támogatását végzik, s a negyedik funkciócsoportot nem vagy csupán érintőlegesen támogatják, csak tágabb értelmezésben nevezhetjük személyügyi szoftvereknek. Ezzel szemben azokat a szoftvertermékeket, amelyek a negyedik funkciócsoport szakterületeit teljes egészében, vagy nagy részben támogatják, szűkebb értelmezésű személyügyi szoftvereknek nevezhetjük, függetlenül attól, hogy az első három funkciócsoporthoz tartozó elemeket milyen mértékben tartalmazzák. A szűkebb értelmezésű személyügyi szoftverek elsődlegesen a humán erőforrás gazdálkodás ma már klasszikusnak nevezhető munkaterületeit támogatja, természetesen megerősítve a személy- és munkaügyi nyilvántartás és elemzés korszerű elemeivel.

A humán erőforrás gazdálkodás klasszikusnak tekinthető, és szoftverekkel hatékonyan támogatható munkaterületei a következők: szervezettervezés, átszervezés, erőforrás tervezése, munkakörelemzés és munkaköri specifikáció, munkakör-értékelés, toborzáskezelés, kiválasztás, képesség, készség és más alkalmassági tesztek, tesztkészítés, tesztelés és kiértékelés, a munkavállaló felmérése, önfelmérés, személyzetfelmérés, személyre vonatkozó továbbképzési igényfelmérés, továbbképzések kezelése, teljesítmény-felmérés, értékelés, fejlesztési tanácsadás, utódlástervezés, karriertervezés, leváltás és elbocsátás, illetve létszámleépítés, nyugdíjazás, személyi adatok tárolása és jelentés készítése, munkaerő-időbeosztás, jelenlét elszámolása, helyettesítés, körlevelező, levél-, mérföldkőkezelés, adatvédelem.

A munkaterületek felsorolása természetesen nem mentes bizonyos önkényességtől, átfedésektől, esetleg hiányokat is felfedezhetünk. Ennek oka elsősorban a tudományterület folyamatos és gyors fejlődésében keresendő.

A humán erőforrás gazdálkodást támogató informatikai rendszerek két rendkívül gyorsan fejlődő tudomány és szakterület határán helyezkednek el: az informatika és a személyügy egyaránt rohamosan korszerűsödik, egyúttal alkalmazásuk is folyamatosan terjed. Javasoljuk, hogy minden olyan terméket, amely a tágabb értelmezés követelményeinek megfelel, személyügyi szoftvernek tekintsünk. Annál is inkább, mivel a személyügyi szoftverek általános használatának tekintetében a fejlődésnek még tág tere van hazánkban. Ezeknek a termékeknek a gyakorlatban történő alkalmazása Magyarországon még kevéssé elterjedt. A munkavállalók személyügyi gondozását Angliában mintegy 80%-ban, Nyugat-Európában mintegy 40–60%-ban, Magyarországon pedig csupán 1–2%-ban végzik integrált humánpolitikai szoftverrel. Ezek az adatok valószínűsítik az ilyen típusú termékek használatának rohamos elterjedését. Ezt alátámasztják a szoftverkereskedelem adatai is, amelyek az érdeklődés és alkalmazás növekedését bizonyítják.

A bizakodás ellenére meg kell jegyeznünk, hogy a szakterület gondozása ma még „karitatív” feladat. Azoknak a cégeknek, akik erőforrásaikat a személyügyi informatika bevezetésére és elterjesztésére koncentrálják, még korlátozott bevételeik nagy részét is – remélhetőleg hosszú távú befektetésként – az ismeretterjesztésre, oktatásra, a szakterület műveléséből származó előnyök megismertetésére kell fordítaniuk. Ezek a szervezetek az elmúlt évek során nagyon sokat tettek a személyügyi szakma fejlesztéséért.

Az informatika robbanásszerű és folyamatos fejlődése nélkülözhetetlenné teszi alkalmazását a személyügyi szakértők számára is. A gyors fejlődés szélsőséges hozzáállást is eredményezhet. Vannak, akik eleve lemondanak az informatika alkalmazásáról, hiszen számukra a szoftverek használata, úgymond, idegen terület, és vannak olyanok is, akik misztifikálják a számítógép használatától nyerhető lehetőségeket, és vannak, akik saját feltételrendszerük ismeretében az elérhetetlen kategóriába sorolják az informatika hasznosítását.

Ezektől a vélekedésektől eltérően kijelenthetjük, hogy a személyügyi szoftverek eszközök, amelyek a szakértők munkáját megkönnyítik, a szakmai erőfeszítések eredményeit kézzelfoghatóvá teszik. Jelentőségük alapvetően abból áll, hogy a szakemberek munkaidejük döntő hányadát a személyügyi funkciók végrehajtására és az adatok elemzésére fordíthatják a kézzel történő adatfeldolgozás helyett.
Forrás: a Verlag Dashöfer Szakkiadó Ügyvezető hírlevél