Levéltári szakemberek meggyőződése szerint az elektronikus közigazgatás kialakítását célzó kormányzati programok következtében a kormányszervekben és a közhivatalokban néhány éven belül általános lesz az elektronikus iratkezelés, s rövidesen túlsúlyba kerülhet a papíralapúval szemben.

A Magyar Országos Levéltár jelenleg 800 intézménytől vesz át iratokat. Az elektronikus levéltár létrehozásának célja az, hogy az iratok átadására kötelezett szervek az eredetileg elektronikus formában keletkező dokumentumokat (levelezést, adatbázisokat, nyilvántartásokat) elektronikusan továbbítsák a Levéltár felé, ahol azokat a megfelelő formában majd digitálisan tárolják. Szakmai kontroll híján, a számítástechnikai eszközök és alkalmazások állandó változása miatt, az elektronikus levéltári anyag akár a keletkezésétől számított néhány éven belül kezelhetetlenné, olvashatatlanná válhat. Ezért az átvett elektronikus iratok hosszú távú megőrzése új feladat elé állítja a levéltárakat. Már a nyolcvanas évek végén elektronikus iratok kerültek mágnesszalagon a Levéltárba, ma már azonban szinte lehetetlen elolvasni őket. Az elektronikus levéltár koncepciója ellenben hosszú távú: az elektronikusan tárolt dokumentumokat évszázadok múltán is el kell érni, így az elektronikus levéltár bővíthető, biztonságos, szabványos iratkezelési technológián alapul, kizárja az utólagos módosításokat. Az elektronikus levéltári rendszer lehetővé teszi az állomány fogadását, rendszerezését, tárolását s a kutatói igények kiszolgálását akár webes felületen is.

A kísérleti elektronikus levéltári rendszer kipróbálása során három különböző hivataltól vettek át állományokat, melyeket index-adatokkal láttak el a kereshetőség érdekében, majd egy tizennégy színtű levéltári nyilvántartási hierarchia megfelelő részében helyezték el őket. A kísérleti elektronikus levéltár több mint 200 féle adatformátumot képes kezelni, köztük e-mail, HTML, MS Office fájlokat. A dokumentumok távolról is elérhetőek.
A Levéltár, az IBM és a Haitec a projekt során olyan Európában egyedülálló, működő archiváló rendszert hozott létre, amely az elektronikus iratok hosszú távú levéltári megőrzésének problémájával küzdő nemzetközi levéltári közösség számára is példaértékű. A Levéltár tapasztalatai szerint – megfelelő kormányzati döntés esetén – megvalósítható egy végleges, az államigazgatásban keletkező elektronikus iratok levéltári átvételét, megőrzését, feldolgozását és használatát biztosító rendszer.