A vállalatban lévő tudás - ötletek, fejlesztések, gyártásdokumentálás, minőségbiztosítás, marketing, szolgáltatás, egyebek - és az ehhez kapcsolódó munkafolyamatok hatékony kezelése döntő fontosságú lehet. Az egyre élesebb versenyben csak az értékteremtés és a tudáslánc egymást segítő, integrált rendszereivel lehet sikeres a piaci szereplés. A workflow (munkafolyamat)-menedzsment tulajdonképpen nem más, mint üzleti folyamatok részben vagy egészben számítógépes megvalósítása vagy automatizálása. A wokflow olyan folyamatok automatizálásával foglalkozik, ahol dokumentumok, információk és feladatok cserélődnek ki a résztvevők között. A hatékony munkavégzés számos elvárást támaszt a dokumentumok kezelésével és a munkafolyamatok támogatásával kapcsolatban, amelyeket a hagyományos papír alapú módszerekkel egyre nehezebb megoldani. A workflow-menedzsmentszoftverek a felhasználók igényeihez igazodva oldják meg szinte valamennyi dokumentum- és munkafolyamat kezelési igényét. Egy folyamatmodell olyan, mint egy műalkotás: annak tárgyát érteni kell, hogy az elkészült megoldás képes legyen visszaadni annak lényegét - összegzi a tudnivalókat Nándori Miklós, a Virgo Systems Kft. technológiai vezetője.

Optimalizált szervezet

Korábban a szervezetek szervezési elve a jól elhatárolt feladat-végrehajtási kompetenciaterület volt - mondja Fehér Péter, a Budapesti Corvinus Egyetem információrendszerek tanszékének adjunktusa. - Mostanra az osztályok közötti határok eltűnni látszanak, a hangsúly az üzleti folyamatokon van, amelyek legtöbbször több kompetenciaterületet is érintenek, több osztály munkáját is befolyásolják. Az osztályok felelősségi és feladatköreit sem lehet már olyan tisztán megszabni, mivel a feladatok határai is átlépik a funkcionális területeket. Ebben a megközelítésben felértékelődik a szervezeti folyamatok elemzésének és szervezésének feladatköre. Ugyanakkor fontos, hogy a kompetenciák tisztázottak legyenek a vállalaton belül. Nemzetközi nagyvállalatok esetében, egy százfős munkaközösséget véve példaként, maximum húsz fő vesz részt egy-egy napi folyamatban, míg itthon száz alkalmazottból mintegy nyolcvan. Mindez annak köszönhető, hogy a magyar cégeknél jellemzően kevésbé tisztázottak a munkakörök, és mindenki mindenben részt vállal valamennyire- teszi hozzá Horváth Szilvia, az ELO Digital Office ügyvezetője, megerősítve Fehér Péter álláspontját.

A szakember véleménye szerint fontos a folyamatok optimalizálása, hiszen ez elengedhetetlen ahhoz, hogy a szoftver bevezetésével együtt valóban érezhetően növekedjék a szervezet hatékonysága. A workflow-menedzsmentrendszerbe való beruházás alapvetően a cégen belül rendszeresen - legalább hetente - lefutó folyamatok automatizálása miatt éri meg elsősorban - magyarázza az ELO ügyvezetője -, de olyan ad hoc, egyedi ügyintézési munkafolyamatok is leképezhetők a szoftver segítségével, mint például az évente egyszer esedékes, de váratlanul bejelentett tűzvédelmi próbariadó, amiről a rendszer automatikusan értesítheti a dolgozókat. Természetesen jelentős hatékonyságnövekedésre a vállalat működéséhez állandóan szükséges, gyakori folyamatok automatizálása révén lehet számítani.

A Virgo Systems szakértői szerint a piac „kiéhezett" olyan termékekre, amelyek támogatni tudják az üzleti folyamatok menedzselésének teljes életciklusát. Az egyes rendszerekkel szemben igény viszont, hogy hatékony eszközként lehessen őket használni az egyes folyamatok tervezésére, összeállítására, futtatására, monitorozására és optimalizálására.

Fejlődő rendszer, csökkenő költségek

A munkafolyamat-kezelésbe való befektetésre azok a kis-és középvállalkozások nyitottabbak Horváth Szilvia szerint, amelyek jobban érzik a válság negatív hatásait. Ott, ahol nem okozott nagy megrendülést a recesszió, a vezetők általában felesleges befektetésként tekintenek a workflow-ra, mondván „eddig is működött minden". Pedig az automatizálás a szakember szerint a kisvállalkozások esetében is látható eredményeket hoz. Természetesen egy kétfős mikrovállalkozás ügymenete még szoftver nélkül is átlátható, de egy 15-20 főt foglalkoztató cég esetében már érdemes beruházni.

A rendszer fejlődésének következő lépése az, hogy milyen más rendszerekkel kötik össze a workflow-menedzsmentszoftvert. Dokumentumkezelő- és ERP rendszerhez kapcsolódva például teljesen megszűnik a papír alapú dokumentumok cégen belüli köröztetése. A teljes mechanizmus akkor tud megfelelő hatékonysággal működni, ha valamennyi dokumentum hozzáférhető a rendszeren keresztül, így egy kattintással elérhető minden, a feladat elvégzéséhez szükséges kapcsolódó anyag.

Az információs forradalom a kommunikáció terén hozta a leginkább szembetűnő és kézzelfogható változásokat. A privát és az üzleti szférában egyaránt eláraszt minket az információ, a szelektálás egyre nagyobb kihívást jelent. Vannak kritikus területek, ahol nem mondhatunk le arról, hogy a fontos dolgokra fókuszáljunk, mert vállalkozásunk sikere múlik rajta. Az ügyfelekkel, partnerekkel való hatékony kapcsolattartás meghatározó, versenyelőnyt jelentő tényezővé válik.

A workflow-menedzsment sokoldalúan használható: hatékonyan támogatja a vevőkkel, beszállítókkal és az alvállalkozókkal folytatott kommunikációt, de alkalmas az anya- és leányvállalat, valamint a szervezeti egységek közötti kapcsolattartás eredményesebbé tételére is. A workflow bevezetésének számos előnye van a szolgáltatásközpontú cégek estében is, hiszen megkönnyíti az ügyfelekkel való kommunikációt, és az átlátható rendszer révén lehetővé teszi a gyors és pontos tájékoztatást.

A gyorsabb ügymenet növeli a vállalkozás működésének hatékonyságát, ami Horváth Szilvia szerint konkrét forintokban is megmutatkozik. Egy beérkező számla esetén például, ha annak jóváhagyását a kollégák a saját monitorukon végezhetik - azaz nem kell fizikailag köröztetni a dokumentumot a cégen belül -, könnyen betartható az előírt nyolcnapos fizetési határidő, amely a szakember tapasztalatai szerint hagyományos feldolgozási módszerrel akár harminc napra is bővülhetne. Ezzel megspórolható az egyébként szinte már tervezett pluszköltségnek számító késedelmi kamat. Emellett bizonyos nagyvállalatok akár 2-3 százalékos kedvezményt is adnak a harmincnapos határidővel kiadott számlákat tizennégy napon belül befizető partnereiknek, ami a workflow-menedzsmentszoftverekkel könnyen teljesíthető. A hatékonyságnövekedés és a sikeres munka hosszú távon pedig a jobb munkahelyi légkör megteremtéséhez is hozzájárul.

Mennyibe kerül?

A rendszer bevezetéséhez szükséges beruházás nagyságát az ELO ügyvezetője szerint azért nehéz általánosítva megmondani, mert ez nagy részben attól függ, hány ember fog részt venni a munkafolyamatokban, valamint hogy a bevezetés előtt szükség van-e a folyamatok optimalizálására. A vállalkozások többségénél előzetesen azt sem tudják, milyen munkafolyamatokról van szó, azok mennyi ideig tartanak, illetve hány kolléga vesz részt bennük.

Mindent figyelembe véve a bevezetés költsége 2-20 millió forint között lehet, s a befektetés a szakember szerint 10-15 hónap alatt biztosan megtérül. A rendszer bevezetéséhez állami támogatásra is pályázhatnak a cégek (lásd keretes írásunkat), amelynek elnyerése esetén az önköltség akár 50 százalékkal kevesebb lehet.

Megjelent a Piac és Profit magazinban.