Az irodapiacon a potenciális bérlők igen különböző igényekkel rendelkeznek, az egyre érettebb piac pedig új szolgáltatásokat termel ki ezen igények minél teljesebb kielégítésére. Vannak cégek, akiknek csak székhelyre van szükségük, nekik a legkézenfekvőbb választás a virtuális iroda. Másoknak hetente, vagy akár csak havonta van szükségük tárgyalóteremre, irodahelyiségre, vagy titkárnőre, számukra az óradíjas iroda az optimális. De természetesen a hagyományos irodákra vágyó bérlők számára is számos költségcsökkentő tényező áll rendelkezésre.
Virtuális iroda
A virtuális iroda szolgáltatás legfontosabb eleme egy jól csengő cím, ahova a bérlő cég bejegyezhető. Az üzleti cím mellett azonban, virtuális irodánál is számos szolgáltatást biztosítanak: postai átirányítást, műszaki berendezéseket, hívásátirányítást, esetleg titkárnői szolgáltatást, melyeket akkor is igénybe lehet venni, ha a cég székhelye teljesen máshol van. Magyarországon egyenlőre kevés cég foglalkozik virtuális iroda szolgáltatással, azonban a növekvő igényeknek köszönhetően a szolgáltatás színvonala is emelkedik, a piacvezető Regus Business Centers A kategóriás irodaházban ajánl ilyen területeket a bérlőknek.
A szolgáltatás használói elsősorban külföldi cégek, akiknek magyar címre van szükségük a vállalkozás elindításához, off-shore cégek, vagy vidéki cégek, akik Budapesti címet szeretnének, esetleg egyszemélyes magánvállalkozások.
Óradíjas iroda
Az óradíjas iroda egy virtuális iroda továbbfejlesztett változata, mely addicionális szolgáltatásokat nyújt bérlői részére, irodákat, tárgyalókat ad bérbe, amelyekért az ügyfelek időarányosan csak annyit fizetnek, amennyi időt valóban eltöltenek ott. Itthon a Regus-on kívül a Bázis Office Center Kft. (www.bazisoffice.hu) foglalkozik óradíjas iroda szolgáltatással. A fejlettebb országokban ez a fajta szolgáltatás már egy bevált és elterjedt gyakorlat, rengeteg hasonló iroda működik, szakértők szerint ez az irodapiac egyik leggyorsabban fejlődő ágazata, a sikerük pedig abban rejlik, hogy az irodák szinte azonnal költözhetőek, bútorozottak és minden felszerelés rendelkezésre áll az azonnali munkavégzéshez. A szolgáltatás sikerét garantálja az is, hogy a minimális bérleti időszak a hagyományos irodáknál megszokott 3 éves periódussal szemben akár 1-2 hét is lehet, de a legelterjedtebbek a 2-3 hónapos szerződések, a kaució pedig 3 hónap helyett általában csak 1 hónapos.
Jóllehet itthon is számos vállalkozás igényeit lehetne kielégíteni ezzel a szolgáltatással, melynek óriási előnye, hogy egy piaci rést megcélozva olcsón és magas színvonalon tudja kiszolgálni az igényeket. Az ügyfelek többféle méretű iroda és tárgyaló közül választhatnak, készen kapják az iroda-berendezést és az irodatechnikai eszközöket, ráadásul recepciós szolgáltatást is igénybe vehetnek, amely az adminisztrációs teendők nagy részét elvégzi helyettük, azaz akár "irodavezetés-outsourcingról" is beszélhetünk.#page#
Egy hagyományos irodában fizetni kell a bérleti díjat, a rezsi díjat, az internet előfizetést, természetesen költségként merülnek fel az irodai berendezések is: számítógép, nyomtató, fax, bútor és végül de nem utolsó sorban az adminisztratív személyzet. Ezzel szemben az egyik óradíjas iroda szolgáltatónál egy kis területigénnyel rendelkező cég esetében, mely havonta megközelítőleg 40 órát használja az irodát vagy a tárgyalót az összes költség akár 60-70%-kal is redukálható úgy, hogy a bérleti díj tartalmazza a recepciós szolgáltatás díját, az iroda és tárgyaló használatot, továbbá valamennyi irodatechnikai eszköz rendelkezésre állását (becslések alapján).
Az óradíjas irodabérlők nagyrészt mikro-vállalkozások, amelyek egy vagy csupán néhány fővel dolgoznak és a vállalkozások átlagosan munkaidejük mintegy 20-30 százalékát óhajtják az irodában tölteni, de számos vidéki cég veszi igénybe ezeket a szolgáltatásokat, akik reprezentálni szeretnének ügyfeleiknek.
Az óradíjas iroda talán legnagyobb előnye a rugalmasság, a cégek saját üzletmenetükhöz igazíthatják irodaszükségletüket, mely havonta akár különböző időt jelenthet.
Hagyományos iroda optimalizálása
Joggal kérdezhetnénk, hogy a hagyományos iroda miért került bele ebbe a sorba. A válasz egyszerű, a fő szempont, a költségcsökkentés természetesen hagyományos iroda választásánál is fontos tényező és az irodán belül is lehet optimalizálni a teret, a berendezéseket és a költségeket.
Az óradíjas iroda szolgáltatásait alapul véve számos nagy cég alkalmazza ezt a fajta szemléletmódot saját keretein belül. Tipikusan ilyen terület az értékesítés, ahol az alkalmazottak nem töltik bent munkaidejük nagy részét, de mégis szükség van munkahelyekre az esetleges adatrögzítéshez, így osztott munkahelyeket, munkahely szigeteket hoznak létre, melyeknél egy-egy dolgozónak csak a névre szóló konténerét kell az íróasztalhoz húznia, ahol ki van alakítva az áramellátás, az internet kapcsolat, illetve a lap-top panel és kezdődhet a irodai munkavégzés. Ez természetesen nem csak a területigényt, így a bérleti díjat csökkenti, de a beszerzési költségeket is, hiszen kevesebb asztalra van szüksége.
Az irodatechnikai eszközök optimalizálására már a legtöbb nagy márkaképviselet specializálódott. Nagy hangsúlyt fektetnek a régi, elavult géppark rekonstrukciójára, ily módon folyamatosan alakítják át a tereket: a régi kis teljesítményű asztali nyomtatók helyett központi nagy teljesítményű másolók, nyomtatók alkalmazásával nemcsak az azonnali költségek csökkenthetőek (bérleti lehetőség, kisebb területigény), de a fenntartási költségeket is optimalizálni, illetve a felhasználókat később azonosítani lehet.
A hagyományos irodák némiképp már reagáltak is az óradíjas szolgáltatásra és a legtöbb újépítésű irodaházban addicionális szolgáltatásként nagy tárgyalótermeket biztosítanak a bérlők részére, így ezekért a területekért nem kell állandó havi díjat fizetni, ezek is óradíjas, vagy napidíjas alapon kerülnek kiszámlázásra.
A hazai iroda boom egyik velejárója lehet, hogy az irodaházak speciális szolgáltatásokkal kívánják bővíteni palettájukat, hogy minél több bérlőt vonzanak, így az ilyen jellegű szolgáltatások is belekerülhetnek az alapcsomagba egyes házaknál, hogy megkülönböztessék termékeiket.
