Öt helyett ötven évig kell őrizni az iratokat

2019. január 17. csütörtök - 14:05 / piacesprofit.hu
  •    

Akár fél évszázadig is őrizniük kell a munkaügyi iratokat a munkáltatóknak. Egy 2018. december 23-án hatályba lépett törvénymódosítás miatt ugyanis a munkaadóknak az öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig kell megőrizniük a jövedelemre vonatkozó dokumentumokat. 

Akár fél évszázadig is őrizniük kell a munkaügyi iratokat a munkáltatóknak egy 2018. december 23-án hatályba lépett törvénymódosítás miatt – hívta fel a figyelmet a MAZARS a legújabb elemzésében. A kimagaslóan hosszú időszak oka, hogy az új szabály értelmében

a munkaadók az öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig kötelesek megőrizni a jövedelemre vonatkozó iratokat, nem csupán a kiállítást követő öt évig. Egy 16 éves munkavállaló diák esetében a várható megőrzési idő 54 év.

„A diák munkáltatójának ennyi ideig kell majd őriznie az olyan munkaügyi iratokat, amelyek a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapításához szükséges keresetről, jövedelemről adatot tartalmaznak” – mondta dr. Orosz András, a MAZARS szakértőjeként közreműködő Borsy Ügyvédi Iroda munkatársa.

változik az adózás rendje

Kép: Freestock

Ez a kötelezettség akkor sem szűnik meg, ha munkáltató jogutód nélkül megszűnik: ebben az esetben kötelesek bejelenteni az iratok további tárolási helyét az illetékes nyugdíj-biztosítási szervnek. A megőrzési kötelezettség ugyanakkor természetesen nem vonatkozik a munkáltatónál egyéb okból keletkező iratokra, mint amilyen az önéletrajz, a munkavállaló értékelése, az oktatásokon való részvételének dokumentációja. 

Az új előírás egy régi dilemmát old fel. A munkáltató eddig is köteles volt a hatóság kérésére benyújtani a

Egy sor jogszabályváltozás lépett életbe
Azon már senki sem lepődik meg, hogy az adójogszabályok évről évre akár többször is változnak, de egy sor másik jogszabály is változik az új év beköszöntével, és új jogszabályok is hatályba fognak lépni, amelyek felett szintén nem érdemes szemet hunyni.

nyugellátás megállapításához szükséges adatokat. Arra viszont nem vonatkozott egyértelmű előírás, hogy a munkáltató az ezeket tartalmazó iratokat – öt éven túl – meddig köteles megőrizni. Épp ezért eddig, ha a munkáltató nem tudta ezeket az iratokat átadni (és ezt válaszában meg is írta) a hatóságnak, akkor nem kellett semmilyen következménnyel számolnia. Ellenben jelenleg, ha figyelmen kívül hagyja a kérést, és semmilyen együttműködést nem mutat, vagy a hatályos szabályozás által megállapított évekre visszamenőleg nem tudja átadni az iratokat – és kimenteni sem tudja magát –, akkor akár több százezer forintos bírsággal is sújtható” – mondta dr. Orosz András.

Az új szabályozás ezt a problémát megoldja, és segíti, hogy a munkavállaló ellátása minél pontosabban megtörténhessen. Fontos, hogy az új előírás csak öt év múlva jelent többletfeladatot a cégeknek, hiszen a jelenlegi munkavállalóival kapcsolatos okmányokat ennyi ideig egyébként is meg kellene őriznie a vállalkozásnak. Ha viszont egy cég jogutód nélkül szűnik meg, az iratok helyére vonatkozó információkat és az esetlegesen elmaradt adatokat már most át kell adni a nyugdíj-biztosítási szervnek. Könnyítés ugyanakkor, hogy továbbra sem lehet számon kérni a 2018. december 23. előtt „eltűnt”, öt évnél régebbi iratanyagot.