Ha irodai környezetre nincs is minden vállalkozásnak szüksége, de az irodához tartozó informatikai megoldások, szolgáltatások nélkül szinte egyetlen kkv sem működhet professzionális módon. Amennyiben az irodabérlés mellett teszik le voksukat, úgy érdemes alaposan körülnézni a piacon: a válság hatására az irodák kihasználtsága drasztikusan csökkent, a RARE 2010 utolsó negyedévéről készült jelentése szerint a fővárosi ingatlanok átlagos kihasználtsági rátája 26 százalék alá esett, így a bérlők is sokkal jobb alkupozícióba kerültek - áll a Telekom által összeszedett spórolási tippek között.
Amennyiben egy vállalkozásnak nincs szüksége folyamatosan irodára, az ún. open office-ok tökéletes megoldást jelenthetnek. Itt professzionális környezetben óradíjas alapon lehet íróasztalt, infrastruktúrát bérelni. A költségtakarékosságra való nyitottságot mutatja, hogy az egyik központi budapesti irodában 800 forintért lehet a szolgáltatáshoz jutni óránként, és mintegy 70 százalékos kihasználtsággal működik. Ugyanakkor költséghatékonysági okokból egy kisebb cég esetében az otthoni munkavégzésen is érdemes elgondolkodni, hisz ezzel lehet a legtöbbet spórolni.
Az irodai munka egyik legkárosabb mellékterméke a tonnányi kinyomtatott papír. Amellett, hogy a környezetet is pusztítja a folyamatos printelés, hosszú távon komoly költséget jelent a cégek számára. A digitális forradalom korában érdemes egy megbeszélésre laptoppal vagy akár egy táblagéppel érkezni, hisz ez nem csak a prezentálást könnyíti meg, de a megbeszélésen elhangzottakat is azonnal le lehet jegyzetelni.
Az e-számla ugyan még nem terjedt el széles körben hazánkban, de hosszú távon megéri áttérni erre a megoldásra. Ezt bizonyítja az Európai Bizottság egy korábbi becslése is: eszerint az így elérhető megtakarítások mértéke hat év alatt elérheti a 240 milliárd eurót a térségben. Kevesebb papírhasználattal nem csak a környezetet óvják a vállalkozások, de időt, pénzt és helyet is spórolnak. Az elektronikus számlázás bevezetése nem csak jelentős költségmegtakarítást jelent, de a fizetési fegyelem javításához is hozzájárul. A megoldással a csekk, vagy a számla nyomtatása, postázása feleslegessé válik, amivel több milliárd euro megtakarítás érhető el évente EU szinten.
A digitális forradalom egyik legfontosabb vívmánya, hogy a videokonferencia segítségével a konkrét fizikai hely elhagyása nélkül teremthető olyan környezet, mintha egy tárgyalóasztalnál ülnének a felek. A technológiában rejlő lehetőségek korántsem csak az üzleti tárgyalások alkalmával használhatók ki eredményesen. A nagyvállalatoknál természetes, de a kis- és középvállalkozások körében sem ritka a több telephelyen működő szervezet. Ilyen esetben a munkatársak közötti, akár mindennapos megbeszélések is szervezhetők videokonferencia segítségével. A kevés alkalmazottal dolgozó kisebb cégek pedig végképp nehezen engedhetik meg maguknak, hogy egy emberük órákra vagy akár napokra kiessen a munkából egy-egy tárgyalásra való utazgatás miatt. A rendszer segítségével előre tervezhető módon megspórolhatók a rendszeres utazások, de akár percek alatt összehívható egy hirtelen szükségessé váló tanácskozás is.Ezzel a megoldással az utazásra fordított idő mellett a benzinköltséget is megspórolhatják a cégek.
Számos olyan szolgáltatás létezik, mellyel bárhonnan profi munkát végezhetnek a vállalkozások, és aminek segítségével nem csak internet- és telefon előfizetésüket oldhatják meg havidíjas alapon, hanem irodai és informatikai szolgáltatásokat is bérbe vehetnek. Így ahelyett, hogy egyszer mélyen a zsebükbe kellene nyúlni, kisebb összegek törlesztésével juthatnak komplex informatikai szolgáltatásokhoz. Eközben akár a közüzemi számláikon is jelentősen faraghatnak, hiszen ha fix havidíjért bérelnek szervert egy szerverparkban - ez az ún. hosting megoldás -, az infrastruktúra áramfogyasztása és karbantartási díja sem náluk jelentkezik.
