Ma is volt egy értekezlet? Holnap is lesz? Akkor valószínűleg Ön is érezte már, hogy a megbeszélések sok esetben időpazarlásnak tűnnek. Az Atlassian szoftvergyártó által megrendelt felmérés szerint egy-egy alkalmazott átlagosan havonta 37 munkaórát pocsékol el meetingeken ülve, azaz csaknem egy teljes munkahetet. A sok megbeszélés hátránya, hogy a résztvevők koncentrációs készsége, motiváltsága csökken, ez pedig kiégéshez vezethet. Az angolszász nyelvterületen ennek a jelenségnek neve is van: death by meeting, azaz meeting általi halál.
A megoldás kézenfekvőnek tűnik,: pokolba a megbeszélésekkel! Csakhogy a meetingek hasznosak: mint azt korábban a Piac & Profit is megírta, a megbeszélés szükséges rossz, ahol fontos információk átadására kell sort keríteni, ideális esetben pedig a különböző felkészültségű, érdeklődésű résztvevők több szempontból is képesek megvilágítani egy-egy problémát, esetleg megfelelő válaszokat találni a kérdésekre.
Hogyan működik ez a gyakorlatban?
Az ideális esettől azonban rendszerint messze áll a valóság. Ahhoz, hogy egy meeting mégis hatékony és időtakarékos legyen, a menedzsereknek számos technika áll rendelkezésükre, amelyet gyakorlatban is alkalmazhatnak. A Piac & Profit szakértője, Beck György meetingtechnikákról készített cikksorozatában részletesen is kitér ezekre a technikákra.
Fontos, hogy a megbeszélésekre mindenki időben érkezzen, ezenkívül bizonyos szabályokat is érdemes lefektetni, amelyek betartását akár szankciókon keresztül is meg kell követelni. Fontos továbbá a résztvevők megfelelő összeválogatása, valamint a vezetők magatartása is.
1. Pontosan meghatározott kezdési és zárási időpont.
2. Előzetes napirendi pontok készítése, világosan meghatározott témákkal.
3. Egyértelmű lista a résztvevőkről, név, feladatkör megjelölésével.
4. Időkeret megszabása az egyes napirendi pontokhoz: ezzel könnyen megakadályozható, hogy a résztvevők eltérjenek a tárgytól, az irreleváns témák könnyebben visszautasíthatók.
5. Jegyzőkönyv készítése, a meetingen meghozott döntések rögzítésére, a feladatkörök világos leosztása.
A már bevett technikákon kívül azonban van még egy egyszerű módszer, amellyel rövidebbre lehet fogni egy megbeszélést.
Osztály vigyázz!
1999-ben a Missouri Egyetemen 555 közgazdasági hallgató részvételével érdekes kísérletet folytatott le Allen Bluedorn és csapata. A hallgatóknak ötfős csoportokban kellett ugyanazt a témát megbeszélniük és megoldási javaslatokat tenniük a problémára, időkorlát nélkül. A megbeszéléseket más- és más összetételű csoportokban ismételték, az egyetlen különbség az volt, hogy az egyik csoportnak állva, a másik csoportnak ülve kellett részt vennie a meetingen.
Az alábbi eredmények születtek:
Akik állva tartották a megbeszélést, átlagosan 34 százalékkal rövidebb idő alatt végeztek.
Akik ülhettek a meeting alatt, jobban érezték magukat, de csak egy kicsivel (4 százalék), és többen vélték úgy, hogy ülve javult az információcsere (5 százalék).
A probléma megoldásában az álló csoport jobban teljesített: 6 százalékkal jobbak lettek eredményeik.
Habár mind az üzleti életben, mind más területeken az állva folytatott megbeszélések mindennaposnak számítanak (az amerikai szárazföldi haderőnél az állva tartott megbeszéléseknek hagyománya van), ez volt az első kísérlettel is alátámasztott igazolása annak, hogy az állva folytatott megbeszélések rövidebbek, de minőségileg ugyanolyanok (vagy jobbak), mint a kényelmes székeken ücsörögve tartott meetingek.
