A gazdálkodószervezetek számára kötelező elektronikus ügyintézés, a cégkapus rendszer előnyeit viszonylag egyszerű elmagyarázni. Gyorsabb, olcsóbb, átláthatóbb a papír alapú ügyintézésnél, idő- és költségmegtakarítás a cégeknek, méretes pofon a bürokráciának, segítség a termelés hatékonyságának, és máris ott vagyunk a nemzetgazdasági érdekeknél.
A legszebb az egészben, hogy erre valóban esély is van, nem kell nyugat-európai, észak-amerikai példákat nézni, akad közelebbi jó gyakorlat: Észtország. Az észt gazdaság az elektronikus közigazgatás egyik nyertesévé vált az elmúlt években tett digitális fejlesztéseinek köszönhetően.
Magyarországon a hazai cégvilág életében a 2018. január 1-jétől induló cégkapu, kötelező elektronikus ügyintézés talán az elmúlt évek egyik legjelentősebb változása, amelynek köszönhetően a hivatalok és az intézmények már a cégkapu címen keresztül is megtalálhatják a cégeket.
Ráadásul ugyanazokkal a jogi hatásokkal: ha valamely gazdálkodószervezet a regisztrált cégkapus címe ellenére hallgat, mint hal a szatyorban, annak olyan relevanciája van, mintha az adott vállalkozás nem venne át egy postáról érkező dokumentumot.
A cégekkel való kommunikáció tehát teljes mértékben megváltozik.
Kinek kell regisztrálni?
Az e-ügyintézési törvény, és a 2016 decemberében napvilágot látott kormányrendelet szerint 2017. augusztus 30-ig minden gazdálkodószervezetnek regisztrálnia kell magát a cégkapus rendszerben, a https://cegkapu.gov.hu oldalon, vagyis az erre biztosított kormányzati szolgáltató oldalon.
Mivel a törvény a gazdálkodószervezetről beszél, a kör meglehetősen széles. A gazdálkodószervezetek közé tartoznak ugyanis – a teljesség igénye nélkül – a betéti társaságok, korlátolt felelősségű társaságok, részvénytársaságok, alapítványok, egyesületek, szövetkezetek, helyi önkormányzatok, költségvetési szervek, köztestületek, az állami vállalat, végrehajtói iroda, közjegyzői iroda, ügyvédi iroda, szabadalmi ügyvivői iroda, külföldi vállalat fióktelepe, egyéni cég…
Ami a legutolsót, az egyéni céget illeti, nem szabad összekeverni az egyéni vállalkozókkal, utóbbiak kivételként, továbbra is az ügyfélkapu-szolgáltatással jogosultak az elektronikus kapcsolattartásra. Ügyfélkapu évek óta létezik, elérhető – magánszemélyeknek.
Ügyfélkapu - magánszemélyeknek
A cégkapus regisztrációra kötelezetteknek mindenekelőtt saját ügyfélkapus elérhetőségre van szükségük. Arra az ügyfélkapus szolgáltatásra, amely már évek óta meglehetősen jól működik Magyarországon, ezen a hivatalos állami csatornán magánszemélyek intézhetik ügyeiket, többek közt kérhetnek időpontot igazolványkészítéshez, nyújthatnak be személyi jövedelemadó-bevallást…
De hangsúlyozottan magánszemélyek számára kitalált szolgáltatásról van szó még annak ellenére is, ha például a gazdálkodószervezetek vezetői vagy könyvelői jelenleg is a személyes ügyfélkapujukon keresztül töltik fel dokumentumaikat, irataikat.
Cégkapu – gazdálkodószervezeteknek
A cégkapus rendszer annyiban hoz változást, hogy itt már nem a magánszemély, hanem maga a gazdálkodószervezet fog kommunikálni. Lényegében a cégek ügyfélkapujáról beszélünk. A bejelentkezést végző cégképviseletre jogosult személy saját maga is lehet cégkapus megbízott, ám a vállalkozáson belül mást is megbízhat az adminisztrációs feladattal, a levelezés kötelezettségével.
A több jogosult a központi e-mail címen egy, 300 MB-os ingyenes tárhelyet kezel majd, melyet a Nemzeti Infokommunikációs Zrt. biztosít a gazdálkodószervezetek számára. Ez a tárhely biztonságos, hiteles, igazolja a hivatalos levelezés megtörténtét, az ide érkező dokumentumokat kézbesítettnek tekintik.
E-mail-cím
Az e-mail-cím esetében érdemes figyelembe venni az adott cégnél, szervezetnél alkalmazott címképzési gyakorlatot is. Jó megoldásnak tűnik, ha például az érintettek [email protected] vagy [email protected] megoldásban gondolkodnak.
Az e-mail-címmel és az ügyfélkapus felhasználónévvel, jelszóval be kell lépni a https://cegkapu.gov.hu oldalra. Ha valamelyik cégképviseletre jogosult személy például valamely oknál fogva nem tudja elektronikus megszerezni az ügyfélkapu jogosultságot, el kell mennie ennek érdekében a legközelebbi kormányablakhoz, mert nem tud továbblépni a cégkapus ügyintézéshez.
A regisztráció kezdetekor a rendszer felajánlja az Általános szerződési feltételeket (el kell fogadni) majd a „Cégjegyzékben szereplő gazdálkodó szervezet” feliratra klikkelve ki kell választani a cég formáját, majd megadni adószámát.
A cég képviseletére jogosult személy bejelölése után a rendszer ellenőrzi az adatokat a közhiteles nyilvántartásokban. Ezért érdemes például magának a vállalkozás ügyvezetőjének, az önálló aláírásra jogosultnak a regisztrációt elvégeznie, mert ha valaki mást bíz meg, akkor a rendszer további dokumentumokat, igazolásokat kér, míg az ő esetében a cégjegyzék bizonyítja eljárási jogosultságát.
Ezt követően kétszer meg kell adni az e-mail-címet. A rendszer az adatok mentése után visszaigazolást küld (ezt érdemes elmenteni). Ezt követi a tényleges regisztráció, és a rendszer megadja az azonosító számot.
Lehet egyébként az úgynevezett E-űrlappal is regisztrálni – vagyis akkor a bemutatott folyamatra nincs szükség –, ám ehhez a meghatalmazó cég elektronikusan hitelesített cégkivonatát és az elektronikusan hitelesített aláírási címpéldányát is csatolni kell, ezek beszerzése azonban többletmunkának tűnik a „normál” cégkapus regisztrációhoz képest.
Mi történik azokkal, akik nem regisztrálnak?
Az előbbiekben volt róla szó, hogy a cégkapus regisztrációra kötelezettek augusztus 30-ig tudnak kötelezettségüknek eleget tenni a https://cegkapu.gov.hu oldalon. Ha valaki ezt nem teszi meg, nem kényszerül azonnal szembenézni a hátrányos jogkövetkezményekkel, a törvény átmeneti felkészülési időszakot biztosít 2017. december 31-ig.
Ám akik 2018. január elsején sem rendelkeznek még érvényes regisztrációval, azok számíthatnak a törvényességi felügyeleti eljárás vagy a hatósági ellenőrzés megindítására. 2017. december 31-ig tehát türelmi időszak van. A hatóságok az év végéig adott esetben a hagyományos módon hívják fel az ügyfeleket arra, hogy dokumentumaikat kizárólag elektronikus úton nyújthatják be. De talán nem érdemes halogatni a cégkapus regisztrációt, előbb-utóbb úgyis rákényszerülnek a gazdálkodószervezetek.
Szerző: Drávucz Péter
