A vevő kereskedelmi vállalkozás a megrendelésben vagy a szerződésben részletesen meghatározhatja a szállítási és átvételi feltételeket. Az alábbi, részben jogszabályok által is előírt átvételi feltételeket fogalmazhatja meg például a szerződésben vagy megrendelésben a beszállítóval szemben:
-a beszállított termékek biztonságosak legyenek,
-a termékek csomagolása, címkéje szabályszerű magyar nyelvű felirattal legyen ellátva, a termék minőségjelölése feleljen meg az előírásoknak,
- a termék minőségtanúsítása és a használati kezelési útmutatóval történő ellátása feleljen meg az előírásoknak, nyilatkozzanak, hogy az engedélyköteles termékekhez rendelkeznek az engedéllyel és ezt a vevő vállalkozás számára biztosítják, nyilatkozzanak, hogy az élelmiszerek génmanipulációtól mentesek, ártalmas anyagtól mentesek,
- a szállítás időpontjában nem telt még el a minőségmegőrzési/fogyaszthatósági időnek a szerződésben (megrendelésben) meghatározott része (a szerződésben általában azt írják elő, hogy a minőségmegőrzési/fogyaszthatósági idő 2/3 részét kell a terméknek eltöltenie a közvetlen értékesítési folyamatban, azaz a boltban).
Lehet lerakodni?
A szállítási bizonylatok (szállítólevél, számla) csak tömören, röviden tartalmazzák a termékre és a vállalt kötelezettségekre vonatkozó jellemzőket. Amennyiben a szállítási okmányon szereplő tételek egyeznek a megrendeléssel, vagy az eltérést az egységvezető elfogadja, elkezdődhet az áruk kirakása. Ha nem egyeznek meg a szállítmány kísérőokmányán szereplő adatok a megrendelésben foglaltakkal, akkor a szállítmányt a megrendelő nem köteles átvenni.
Vissza kell utasítani a lerakodást, ha nem rendeltünk terméket a szállítótól, vagy ha az okmányokon nem az üzletünket működtető vállalkozás szerepel vevőként. Ha nem a megrendelésben foglalt mennyiség, választék, minőség szerepel a szállítási okmányon, a felelős vezetőnek kell döntenie arról, hogy átvehető-e a szállítmány. Döntését a bolt aktuális érdekeinek figyelembevételével kell meghoznia. Ha a forgalom zavartalansága, a vevők keresletének kielégítése megkívánja, akkor a megrendeléstől némileg eltérő jellemzőkkel is szükségesnek tarthatja a szállítmány átvételét. Ha azonban a forgalom folyamatosságát, a vevői igények kielégítését a meglévőkészlettel biztosítani tudja, visszautasíthatja a szállítmány átvételét, és kérheti a megrendelésnek megfelelő teljesítést a szállítótól.
Az áruátvétel igazolása úgy történik,hogy az áruátvétellel megbízott felelős személy aláírja és a kereskedelmi egység bélyegzőlenyomatával ellátja a szállítási okmányt. Általában 1 példányt visszaad a szállítónak (ez tulajdonképpen az átvételi elismervény), és 2 példány marad a vevő vállalkozásnál. A szállítólevélen vagy számlán az áruátvevőnek a helyi szabályoknak megfelelően fel kell tüntetnie egyéb információkat is. A hűtve szállított áruknál például a gépkocsi hőmérsékletét ellenőrizni kell, és a szállítási vagy áruátvételi bizonylatra a mért értéket fel kell írni! Húsoknál a maghőmérséklet ellenőrzése is szükséges, és az ellenőrzés eredményét szintén fel kell vezetni a bizonylatra. Az áruátvételt követően az árut készletre kell venni. A készletnyilvántartás történhet elektronikusan vagy manuálisan.
A szállítóleveleket és a kötelező bizonylatokat a kereskedelmi egységnek rendszerezetten nyilván kell tartania. A bizonylatokat a cég által előírt módon kell kezelni és tárolni. A szállítólevél vagy számla egy példányát, valamint a termékhez kapcsolódó köteleződokumentációt a kereskedelmi egységben kell tartani, és az ellenőrző hatóságok kérésére be kell mutatni, hiszen ezzel bizonyítható a termék származása, biztonságossága. A számla egyik példánya alapján történik az ellenérték kifizetése, ezt a pénzügyi rendezésért felelős személynek/osztálynak kell továbbítani.
Hibás vagy hiányos teljesítés Amennyiben a szállítmánynál mennyiségi eltérést állapítunk meg a szállítási okmányhoz képest, vagy minőségi kifogásunk van, erről jegyzőkönyvet kell felvenni, és azt csatolni kell a szállítási okmányhoz. A szállító ennek alapján ismeri meg a vevőpanaszát és teszi meg a szükséges intézkedéseket: a szállítmányt kiegészíti, a hibás árut kicseréli, árengedményt nyújt, vagy az esetlegesen már kifizetett vételárat visszatéríti.
A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell:a felvétel idő pontját és helyét, a fuvarozó vagy szállító képviselőjének, valamint a vevőképviselőjének nevét, a mennyiségi hiány, illetve a minőségi kifogás leírását, az érintett áruk megnevezését, a fuvarozó- vagy szállítócég képviselőjének észrevételeit, az aláírásokat és bélyegző lenyomatot.
