Idén év elején lépett hatályba az áfatörvény azon módosítása, amely kivette a törvényből az elektronikus formában kiállított számlákkal szemben azt az elvárást, hogy digitális aláírással legyenek ellátva (2007. évi CXXVII. törvény, 175. §). A vállalkozók és az elektronikus számlaszolgáltatást végző társaságok fellélegezhettek: bármilyen, megfelelő sorszámozottságú és az egyéb formai kritériumokat is teljesítő számlákat generáló programmal megoldhatóvá vált a számlázás. Gyorsan terjedtek el a sima PDF-ben átküldött számlák.
Aki az internetes, vállalkozói fórumokat vagy a könyvelők, számlaszolgáltatók online blogjait és az oda érkező véleményeket böngészi, az felfigyelhet azonban arra, hogy a pofonegyszerűnek tűnő változás korántsem egyértelmű, és akár bírságok kockázatával is jár.
Noha a törvényben már nem szerepel, hogy digitális aláírásra lenne szükség egy elektronikusan kiállított és átküldött számlához, azonban azt a törvény továbbra is előírja, hogy az ilyen számlát befogadótól elvárható, hogy egyértelműen bizonyítsa, hogy az így érkező számla a kiállítás óta semmilyen változáson nem esett át, és valóban a kiállítójától származik. Sokan megelégszenek azzal, hogy lementik az érkező fájlt, kinyomtatva átadják könyvelőjüknek, ha pedig az adóhivatal érdeklődik, akkor úgy gondolják, hogy előkeresik majd az ominózus emailt, amit megmutatnak.
A technika ördöge bármikor közbeszólhat
Azonban egyfelől a technika ördöge hozhatja nehéz helyzetbe a cégeket, másfelől pedig bármelyik gyanakvó adóellenőr. Hiszen 5 év alatt cserélődnek a számítógépek, óhatatlanul takarít az ember az email fiókjában, megsérülhet az archívum, vagy csak simán az emberi könnyelműség miatt vesznek el az adatok. Másfelől pedig egy adóellenőr bármikor feltételezheti, hogy igenis manipuláltak az adatok, és onnantól a vállalkozóé a bizonyítási kényszer, hogy nem történt változtatás a kiállítástól a könyvelésig.
Más paragrafus is ellene szól, hogy a könnyítésbe véglegesen belenyugodjanak a számlát kiállítók és befogadók. A 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól alapelvként kimondja (a 2. § (1) bekezdésben), hogy „A megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen.” (A számlákat felhőben is lehet tárolni, gyakorlatilag kockázat nélkül és a NAV ezt is vizsgálhatja!)
Márpedig ha egy számla elektronikus, akkor annak elektronikus formája az eredeti példány, és azt kell tárolnunk, és nem csak a tárolás módja, hanem annak megváltoztathatatlansága is a mi felelősségünk. Ha mindez igaz, és minden e-számlára vonatkozik, akkor azok a kiállítók, akik PDF-et küldenek, minden felelősséget átterhelnek a befogadóra, aki kénytelen saját maga elektronikusan aláírni és időpecsételni a dokumentumot, ahhoz, hogy megváltoztathatatlan módon őrizze meg azokat. Sőt, valójában a kiállító is kénytelen ezt megtenni.
Itt olvashat további számlázási „nyalánkságokról”, hogy elkerülhetőek legyenek a bírságok!
Akkor mégis biztosabb, ha továbbra is digitálisan aláírjuk?
Az óvatosabb számlázók a törvényi könnyítés ellenére éppen a fenti okok miatt mind a mai napig digitális aláírással és időpecséttel látja el mindazon számlákat, amelyeket az elektronikus számlázási szolgáltatásukat igénybe vevő ügyfeleik kiállítanak a saját tranzakcióik során. Ez sem a számlázási szolgáltatást igénybe vevő ügyfeleknek, sem azok vevő oldali partnereinek nem jár semmilyen többletköltséggel vagy külön regisztrációs feladatokkal, mégis növeli a biztonságot.
„Meggyőződésünk, hogy a digitális aláírásnál és az időpecsétnél nincs jobb eszköz arra, hogy egy PDF eredetét akkor is igazolni lehessen, ha azt többször lemásoljuk, áthelyezzük, archiváljuk. Mi lennénk a legboldogabbak, ha az a válasz jönne végül a NAV részéről, hogy egy bármilyen fájl elég ma már Magyarországon elektronikus számlaként, de tartunk tőle, hogy ez nem lesz ilyen egyszerű” – magyarázta álláspontjukat a BIllzone.eu szolgáltatásáért felelős ügyvezetője.
