Az ISO 9001 szabvány feladata, hogy átlátható, működőképes formába hozza a dolgokat, rendszert vigyen a munkatársak mindennapi munkájába.Az ISO rendszerkiépítéssel kapcsolatban számos tévhit kering a köztudatban. A Framework Hungary Kft. segítségével most bemutatunk kilencet belőlük.
1. Egy menedzsmentrendszer dokumentációja annál jobb, minél vastagabb, és nehezebb a papírköteg.
Nem így van. A kevesebb gyakran több, sőt a rövidebb, átláthatóbb dokumentációval rendelkező cégek hatékonyabbak lehetnek már csak azáltal is, hogy az érintettek nagyobb eséllyel olvassák el, értik meg, és követik az abban leírtakat.
2. Egy ISO rendszer bevezetése egy hatalmas lélegzetvételű projekt, ami az addig alkalmazott működési gyakorlatok teljes megváltoztatásával jár.
Általánosságban: nem igaz. De rendszerint egy pár dolgot mindig meg kell változtatni. Minden cégnek vannak folyamatai, még ha nincsenek is dokumentálva. Egy jó ISO alapú menedzsment rendszer le kell, hogy írja, hogyan működik a cég. Minden cég egyedi, az ISO rendszereknek pedig e köré az egyediség köré kell kiépülniük, segítve a vállalat növekedését. Röviden szólva, a szabvány arra hivatott, hogy erősítse, és formalizálja egy cégben a jól működő folyamatokat, nem pedig arra, hogy egy oda nem illő bürokráciát erőltessen rá.
3. Miközben a cég többi dolgozója profitot termel, a minőségügyi vezető mindenkitől elzárkózva, kényelmes irodájában üldögél.
Mindez elfogadható lenne egy olyan világban, ahol nincsenek bírságok, törvényszegés és balesetek. Optimális esetben nem lehet olyan munkatárs egy cégben, akinek munkájára ne lenne hatással a minőségügyi vezető tevékenysége. Egy sikeres cégben az alkalmazottak észre sem veszik, hogy egy standard szerint dolgoznak, mert az egyszerűen a mindennapi folyamatok szerves része.
A kormányzatok általában nem véletlenül írják elő valamilyen irányítási rendszer meglétének szükségességét. Egy megfelelően megírt, üzletközpontú szabvány nem papírmunkával hátráltatja, hanem segíti a céget, hogy elérjék azokat a célokat, amelyeket a helyes működés eléréséhez jogszabályokban is kijelölnek. Segít továbbá, hogy a cég hatékonyabban működjön, folyamatosan megfeleljen a vevői elvárásoknak, elkerülje a bírságokat, amelyek némelyike a cég egész jövőjét veszélyeztethetnék. Ha helyesen alakították ki, a minőségirányítási rendszer megléte elégedett ügyfelekhez, hatékony tevékenységhez és jobb üzlethez vezet.
5. A menedzsmentrendszerek igazából csak dokumentumkezelésről szólnak.
A múltban talán így volt, a minőségrendszerek túlzottan a dokumentációk vezetésére fókuszáltak. Azonban a szabványokban - az elmúlt 10-15 évben - lezajlott változások már sokkal inkább a hatékonyság növelését célozzák. Az információ kontrollja még mindig nagyon fontos egy vállalatban, aminek jó oka van: dokumentációk nélkül nem lehet egy üzletet irányítani. De a dokumentumok vannak a vállalatért, nem pedig fordítva.
6. Elrejthetjük a problematikus területeket, és ha ügyesen viselkedünk az auditorral, távol tarthatjuk magunktól.
Rövidebb távon hatásosnak tűnhet kicselezni az auditorokat, és távol tartani őket a problémáktól. Hosszútávon azonban ez soha nem lehet megoldás, nem beszélve arról, hogy egy jól működtetett rendszerben nem is szabadna léteznie problémás területeknek. Ha mégis előfordulnának, az őszinteség a legjobb taktika. Ha egyértelmű lépéseket teszünk e területek javítására, biztos, hogy az auditor pozitívan fog reagálni: egyrészt látják az elkötelezettséget, másrészt tanácsaikkal segíthetnek a probléma javításában. Az auditorokhoz való tanácsadói szemléletű hozzáállás nagyon jól szokott működni.
Ha bátran hangot adunk véleményünknek, azzal jóval többet érhetünk el, mint a tények elhallgatásával vagy az auditor félrevezetésével. Ez a taktika sokszor pont az ellenkező eredményt hozza, torzíthatja a végeredményt és a javaslatokat, nem lesz megfelelő az iránymutatás.
8. Az auditorok gyakran kötözködnek, s ehhez folyamatosan okokat keresnek.
Általánosságban elmondhatjuk, hogy a képzett auditorok közreműködőek, próbálnak irányt mutatni. Vannak, akik túlzott mértékben a hibákra fókuszálnak, de ez nem feltétlenül rosszindulat, hanem körültekintés. Egy jó auditor ok-okozati összefüggéseket keres, feltár, javasol.
9. Az energia-és környezetközpontú irányítási rendszerek csak a működési költségeket növelik.
Egy ISO 14001-hez hasonló irányítási rendszer nem a fák ölelgetéséről és kisállatok imádatáról szól, és már nem is PR színezetű marketingeszköz. Konkrét, gyakorlatias, takarékossági célt szolgál. Amellett, hogy a környezet terhelését csökkenti, egyrészt szisztematikusan segít redukálni a működési költségeket, másrészt alkalmazásával elkerülhetőek a büntetések, ugyanis segít megfelelni jogszabályoknak. Például, a Magyarországon 2015 nyarán bevezetésre kerülő EU-s energiahatékonysági direktíva jogszabálytervezetében külön kiemelték az ISO 50001 energiairányítási rendszer meglétét a megfelelőséghez.
