Egy cégvezető jellemzően az üzleti folyamatok irányítására fókuszál, az adminisztratív feladatok és a pénzügyi tervezés jó esetben ezt segíti. A jól kiválasztott belső könyvelő, vagy külső könyvelői szolgáltatás révén a cégvezető feladata egyszerűsödik, hiszen jobban tud az üzleti folyamatok irányításával foglalkozni.
Mitől lesz jó egy könyvelési szolgáltatás? Véleményem szerint akkor mondhatjuk, hogy egy könyvelési szolgáltatás jól működik, ha a cég fejlődése érdekében támogató szerepet tölt be. A vállalkozás számára a megfelelő könyvelő kiválasztása nagy kihívást jelent, hiszen a vállalkozás egyedi igényeinek kell megfelelnie a könyvelő(k)nek – tudás, kapacitás, rugalmasság, és a személyiség mind fontos eleme az összképnek – hívta fel a figyelmet Héhn Miklós az RSM Hungary számviteli üzletág vezetője legfrissebb blogbejegyzésében. Van néhány jellemző, amely meghatározza, miben érdemes gondolkodnia egy cégnek. Ennek ismeretében könnyebb meghozni a döntést, hogy egyéni könyvelőre vagy több munkavállalót foglalkoztató könyvelőirodára van szükség.
Kép:SXC
Meghatározó a vállalkozás mérete
Egy nagyobb vállalkozás számára célszerű olyan rutinos, megbízható könyvelőt, könyvelőirodát választani, ahol a könyvelők képzésére, folyamatos naprakészségére kiemelt figyelmet fordítanak. A könyvelői kapacitás a vállalati igénynek megfelelően skálázható.
A könyvelési, számviteli, kontrolling (adótervezési) feladatok spektruma, komplexitása
A szakmai háttér mellett az informatikai megoldások és eszközeinek széles tárháza adott, kérdés, hogy mennyiben és milyen módon lehet(ne) ezt alkalmazni az adott vállalatnál. A szabályozás egyre inkább a digitális megoldások irányába mozdítja el a cégeket (számlázó program, számlakészítés valós idejű jelentése a NAV felé, e-számlák kiállítása, befogadása és tárolása, lejárt kintlévőségek kapcsán automatizált felszólítások kiküldése).
Ne felejtsük el, hogy ami jó egy 20 fős cég esetében, az már nem feltétlenül jó megoldás egy 200 főt foglalkoztató cégnél. Véleményem szerint például egy felhő alapú online könyvelési szolgáltatással - ahol a könyvelési anyagok, információk egyaránt elérhetőek mindkét fél számára - hatékonyabban támogatható a vállalkozás, mint az offline megoldásokkal. A könyvelés egy bizalmi viszony a felek között, amit ki lehet érdemelni könyvelőkeresés vagy -váltás során, vagy referenciákkal meg lehet előzetesen alapozni.
A könyvelési szolgáltatással szemben támasztott elvárások tiszta helyzetet teremtenek
A megbízatás előtt tisztázni kell az elvárásokat, vagyis hogy a megbízott milyen feladatok elvégzését, milyen formában és milyen határidőkkel vállalja. Az Ügyfél elvárásainak ismeretében kell meghatározni, hogy ki, miért és milyen minőségben felel. Nagyon lényeges a felelősségi körök kérdése, ezért napjainkban egy könyvelési szolgáltatás – akár egyéni könyvelőként, akár könyvelő irodaként - könyvelői felelősségbiztosítás nélkül nem végezhető. A könyvelő elhivatottságát, felelősségérzetét jelzi, ha a szolgáltatáshoz az ügyfelet saját ügyfélkapuján keresztül képviseli.
A könyvelési szolgáltatás nem merül ki csupán a számlák feldolgozásában, bevallások, beszámolók elkészítésében. A könyvelés mellett szükség lehet egyedi tanácsadásra, amely segít a cég folyamatainak felülvizsgálatában, ha szükséges, kiszervezésében vagy akár adózási kérdések tisztázására vagy adótanácsadásra. Fontos megjegyezni, hogy a vállalkozás adótervezéshez kapcsolódó felülvizsgálata nem könyvelési feladat, ez már az adótanácsadás körébe tartozik. Az adótanácsadás pedig csak megfelelő képesítéssel rendelkező szakemberrel végezhető. A megállapodásban ezért egyértelműen kell jelezni, hogy a könyvelés mellett milyen egyéb tanácsadásra van szükségünk!
