A spam azoknak a tömegesen kiküldött, azonos tartalmú elektronikus üzeneteknek a gyűjtőfogalma, amelyekhez a címzett nem adta előzőleg a hozzájárulását. Egyesek a definíciót kiegészítik azzal, hogy ezekben a levelekben a feladó reklámoz valamilyen terméket vagy szolgáltatást. Egy-egy ilyen levél is zavaró lehet az e-mail fiókban, az azonban már kifejezetten dühítő, amikor az embert elárasztják a reklámanyagok, és a fontos üzeneteket a kéretlen levelek közül kell kiszemezgetni. A spam pontos jogi megfogalmazását és az eljárások típusait most nem vesézzük ki (erről részletesen lásd keretes írásunkat), mert azt kell elsősorban megérteni, hogy az ugyan még legális keretek között működő, de a címzett számára zavaró hírlevelek is károsak ránk nézve.
A spamelőknek kívül tágasabb
A levélszemét kiszűrésére fejlesztették ki a spamszűrőt. Minden levelezőrendszer (Gmail, Freemail, Citromail, Yahoo stb.) rendelkezik saját szűrővel, amely a felhasználókat védi a kéretlen levelektől. Kétféleképpen kerülhet egy levél a spammappába. Vagy a szűrő érzékeli úgy több szempont alapján, hogy az adott e-mail kéretlen, vagy a felhasználó saját maga jelöli meg a küldő e-mail címét, hogy az onnan érkező üzeneteket a rendszer a későbbiekben levélszemétként kezelje. Azt azonban fontos tudni, hogy a szűrés nem tökéletes. Akár olyan hírlevél is fennakadhat, amely ténylegesen nem kéretlen. Sokat tehetünk e-mail küldő IP címünk tisztaságáért, ha az alábbi tanácsok alapján dolgozzuk ki e-mail marketingkampányainkat.
A spamszűrők a levél teljes tartalmát analizálják, és azt különböző szempontok alapján pontozzák. Amennyiben az összpontszám meghalad egy bizonyos határértéket, a szűrő nem engedi tovább a levelet. Ha nem szeretnénk, hogy a hírlevelünk elhasaljon a vizsgálaton, a kiküldés előtt győződjünk meg arról, hogy az alábbi elveket sikeresen átültettük-e a gyakorlatba.
- Törekedjünk az egyszerű megjelenésre! Az egész hírlevél megírásakor célszerű kerülni a speciális karakterek indokolatlan használatát, a mondatvégi írásjelek egymásután halmozását, a csupa nagybetűs írást, illetve a szöveg több színnel való kiemelését.
- A spamre utaló szavakat mellőzzük! A Spam Assassin oldalán a spamre utaló szavak között találhatjuk a pénz-visszafizetési garanciát, a szexet, a viagrát stb. Továbbá kerüljük az indiszkrét témákat is, amelyek érzékenyen érinthetik az embereket.
- Ügyeljünk a szöveg és a kép arányára! Rossz taktikát követ az, aki szöveg nélkül csak egy (vagy több) képet szeretne küldeni a hírlevélben, és erre bízza a címzett meggyőzését. Ezt a spamszűrő nem díjazza, és ha ennek ellenére mégis átmenne a teszten, a levelezőrendszerek sokszor nem jelenítik meg a képeket. Egy üres hírlevéllel biztosan nem keltünk jó benyomást.
- Óvatosan a linkekkel! A linkek használatáról senkit sem szeretnénk lebeszélni, sőt, kifejezetten javasoljuk az alkalmazásukat. Azonban tudni kell mértéket tartani. Ne halmozzuk a linkeket, az 1-2 beépített linket pedig tanácsos gombként ábrázolni!
- „Tiszta kód, rendes ház.” Szenteljünk figyelmet az e-mail HTML kódjának a minőségére is! A hírlevél szövegét például ne közvetlenül a Word dokumentumból emeljük át, hanem azt előbb Jegyzettömbbe másoljuk át, és csak onnan illesszük be. Így a Wordben alkalmazott formázások kódjai nem teszik zavarossá a teljes kódot.
A spamszűrés a kiküldést és a címzettek viselkedését is vizsgálja annak érdekében, hogy a lehető legpontosabb ítéletet hozza meg a levelünkkel kapcsolatban. Az alábbiakban rávilágítunk arra is, hogy miként küldhetjük ki úgy az e-mailt, hogy a szűrő is áldását adja rá.
- Szigorú feliratkozás: A célunk az, hogy a címlistánkon csak olyanok szerepeljenek, akik kíváncsiak a hírlevelünkre. Ehhez nyújt segítséget a double opt-in feliratkozás. Jogilag csak a sima opt-int követelik meg, ami az egyszeri igénykifejezéssel is megelégszik. Sajnos azonban nem is olyan ritka, hogy az emberek mások nevében iratkoznak fel. Ezt kivédhetjük azzal, hogy a feliratkozás után visszaigazoló e-mailt küldünk, amelyben a szándék megerősítését kérjük.
- Könnyű leiratkozás: Ha a címzett nem szeretne több levelet kapni tőlünk, ne nehezítsük meg a dolgát, mert könnyen rajtunk csattanhat az ostor. Amennyiben nem tesszük feltűnővé és egyszerűvé a leiratkozást, sokan egyszerűen spamnek jelölhetik a hírlevelünket. Az erőszakkal magunkhoz láncolt elégedetlen ügyfél egyáltalán nem értékes kontakt, ráadásul hosszú távon, tömeges spamnek jelölés esetén ez ahhoz vezethet, hogy a levelezőrendszerek automatikusan ki fogják szűrni az összes üzenetünket. Így még azok sem kapják meg a levelünket, akik szívesen elolvasnák azt. Inkább váljunk el békében, mindkét félnek így lesz a legjobb. A leiratkozást a hírlevél végén, jól látható helyen, egyetlen kattintással tegyük lehetővé.
- Egyértelmű feladó: A küldő megnevezése legyen egy jól beazonosítható név, például a cégünk vagy a márkánk neve. Ezzel az apró lépéssel a címzett egy szempillantás alatt tudni fogja, hogy kitől kapta a levelet, és nagyobb bizalmat kelthetünk benne.
- Folyamatos kommunikáció: Ne hagyjuk, hogy a feliratkozók hónapokig ne kapjanak tőlünk semmit, mert így könnyen megfeledkezhetnek arról is, hogy egyáltalán feliratkoztak, és a következő üzenetünket egyszerűen levélszemétnek jelölhetik. Azonban a túl gyakori kommunikáció is zavaró lehet, amelytől sokan szintén spam jelöléssel szabadulnak meg. Általában a havi 1-2 hírlevél optimális.
- Válaszlevél: Adjuk meg a lehetőséget, hogy a hírlevél kiküldésére létrehozott e-mail címre válaszolhassanak az ügyfelek. Ez jó csatorna a visszajelzések fogadására, és már csak ezért is hasznos lehet a beállítása: a hírlevéllel kapcsolatos minden kérdést azonnal megválaszolhatunk, a felmerülő problémákat pedig orvosolhatjuk. A kétoldalú kommunikációt érzékelve pedig a spamszűrőktől is kedvezőbb értékelést kaphatunk.
