Rengeteg cég szembesül azzal, hogy a külföldre utazó vagy az átmenetileg ott dolgozó munkatárs üzemanyag-, lakhatási, szállodai, vendéglátási, autóbérlési vagy konferenciaszámlája az adott ország áfáját tartalmazza. Bár a gyakorlat helyességét számlánként külön-külön kell megvizsgálni, általánosságban elmondható, hogy az EU áfa-direktíva alapján a vendéglátás teljesítési helye az, ahol azt a szolgáltatást ténylegesen nyújtják, szállás esetén az, ahol az ingatlan van, gépkocsi rövid távú bérlése esetén pedig ahol azt ténylegesen a bérlő birtokába adják. Ezért ezekben az esetekben szinte biztosan helyes az adott ország áfájának felszámítása.
„A hazai cégek gyakran a számla bruttó összegét könyvelik el költségként, és nem foglalkoznak annak áfatartalmával. Egyrészt nem ismerik azt a lehetőséget, hogy ez bizonyos feltételekkel visszaigényelhető, másrészt túl bonyolultnak és drágának vélik a visszaigénylési folyamatot” – mondta el Földes Balázs, a Crowe FST szenior menedzsere. A szakember ugyanakkor kiemelte: a belföldön letelepedett adóalany díjmentesen, a magyar adóhatósághoz, elektronikusan benyújtott kérelmében igényelheti vissza ezt az áfát, a többit a NAV és a külföldi adóhatóság elintézi, vagyis a NAV megkeresi a külföldi adóhatóságot, továbbítja az igénylést, a külföldi adóhatóság azt megvizsgálja, esetleg új információt kér, és végül a visszajáró pénzt kiutalja a magyar cégnek.
A tagállamok többségénél meghatalmazott is eljárhat, tehát a belföldi cég megbízhat egy tanácsadó céget, hogy eljárjon helyette. Ez esetben a meghatalmazott nyújtja be a kérelmet a szükséges nyilatkozatokkal, mellékletekkel, válaszol a kinti adóhatóság esetleges további kérdéseire.
Az adott ország szabályai alapján előfordulhat, hogy bizonyos összeg felett a számlákat csatolni kell a beadványhoz, illetve a visszaigénylésnél is az adott ország szabályai érvényesítendők; ezek azonosak az adott országban letelepedett cégekre vonatkozó áfaszabályokkal.
