Minden gazdasági eseményt a valóságnak megfelelően kell rögzíteni, hiszen a főkönyvi könyvelés év végi zárásához olyan leltárt kell készíteni, amely ellenőrizhető módon tartalmazza a mérleg fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat mennyiségben és értékben. Még komolyabb a helyzet az immateriális javak és az eszközök leltározásánál – ezt egy induló vállalkozásnak mindenképpen szem előtt kell tartania.
A beruházások aktiválásánál az eszközök az aktiválási jegyzőkönyvvel kerülnek be a nyilvántartásba. Ha az aktiválási jegyzőkönyvön szereplő valamely adat nem pontos, mint például a darabszám, akkor a nyitóleltárnál ez már feltűnik, és korrigálható. Sok esetben előfordul, hogy – nem helyesen – egybeaktiválnak eszközöket, de ez hiba. Ezek az eszközök önállóan képeznek értéket, külön-külön kell nyilvántartásba venni és értékelni őket. Ahhoz, hogy az eszközállomány átlátható, világos és egyértelmű legyen, nagyon fontos a pontos aktiválás – figyelmeztet Héhn Miklós, az RSM-DTM számviteli üzletág vezetője legfrissebb blogbejegyzésében.
Az immateriális javakon belül a vagyoni értékű jogok, üzleti vagy cégérték, kísérleti fejlesztés aktivált értéke, alapítás-átszervezés aktivált értéke, a szerződések közti megállapodások, jegyzőkönyvek, áttekintésével, ezek és a könyvelés adatainak egybevetésével történhetnek. A szoftverek leltározásánál a leltár felvevőnek meg kell győződnie arról, hogy megvan-e a szoftverhordozó, és a dokumentáció, illetve jeleznie kell, ha az használaton kívüli, elfekvő szoftver.
Az ingatlanok leltározásánál a tulajdoni lapok adatai alapján meg kell nézni, hogy, az adatok helyesek-e, illetve a vállalat összes tulajdonában lévő ingatlanról megvan-e a tulajdoni lap. Ezt követően a főkönyvi nyilvántartást egyeztetni kell a tulajdoni lapok adataival. Célszerű helyszíni szemlével is meggyőződni, hogy az ingatlan adatai megfelelően szerepelnek-e a nyilvántartásban, illetve azt is ellenőrizni kell, hogy a beruházásokon szereplő aktiválandó tételek aktiválódtak-e az ingatlanokra.
A járműveknél a leltárfelvételi jegyre az azonosító adatokon kívül (motorszám, alvázszám, rendszám) a tartozékokat is fel kell venni, tehát mindent, ami a járműből kiszerelve, önállóan nem használható a rendeltetésének megfelelően (pl. riasztó vagy CD-s rádió). A kis értékű eszközökre is vonatkozik a leltározás, attól függetlenül, hogy egyösszegű azonnali értékcsökkenésként számoltuk el. Az 1-es számlaosztályban ugyanúgy kimutatásra kerülnek. A leltározás lezárása a jegyzőkönyv megírásával történik. A folytatásban az összegzés, kiértékelés következik, aminek a következménye a leltárhiány és a leltártöbblet, melyek rendezésének módját is meg kell határozni a kiértékelés során.
