A számla helyes kiállítása sok bonyodalomtól és kockázattól menti meg az adózót, megkönnyíti az adó- és áfabevallás elkészítését, az online számla-adatszolgáltatást, az EKAER-kötelezettség teljesítését vagy éppen a fuvarozás szervezését. A tévhiteket az RSM szakportál állította össze.
1. Fel kell-e tüntetni a teljesítés időpontját a számlán?
A teljesítés időpontja rendkívül fontos tényező az adózó számára. Lehagyása a számláról csak akkor lehetséges, ha a számlát a teljesítéssel egyidejűleg bocsátottak ki. Ettől függetlenül a teljesítési időpontot érdemes feltüntetni, még akkor is, ha ez nem kötelező.
2. Számlával egy tekintet alá eső okiratot nem kötelező a számlázóprogramból kibocsátani?
A számlával egy tekintet alá eső okiratot gyakran módosító számlának, helyesbítő számlának, debit note-nak, credit note-nak szokták nevezni. A számlával egy tekintet alá eső okiratra is a számlára vonatkozó szabályok az irányadók, ugyanúgy számlázóprogramból vagy számlatömbből kell kibocsátani, mint a „normál” számlát, ugyanúgy sorszámmal és saját kibocsátás keltével kell, hogy rendelkezzen.
A számlával egy tekintet alá eső okirat egyik kötelező tartalmi eleme a hivatkozás arra a számlára, amelyet az okirat módosít. Ezen kívül fel kell tüntetni a módosítás természetét és számszerű hatását, ha van ilyen. A teljesítés időpontját viszont nem kötelező feltüntetni, de ha mégis feltüntetjük, ügyeljünk arra, hogy az eredeti számla (azaz a módosítandó számla) teljesítési időpontját tüntessük fel (hacsak nem magát a teljesítési időpontot szeretnénk módosítani),és ne keverjük össze a teljesítés időpontját a számlával egy tekintet alá eső okirat kibocsátásának keltével.
A NAV online számlaadat-szolgáltatás egyik leggyakrabban előforduló hibája, hogy a módosító vagy helyesbítő számlák nem a megfelelő információkat tartalmazzák, ezt pedig az adóhatóság automatikusan képes kiszűrni.
3. Az elektronikus számla azonos az online számlaadat-szolgáltatással?
Ezen tévhit miatt sokan félnek az elektronikus számlázástól, sokan nem érzik komfortosnak azt, ha
Az elektronikus számla a számla egyik megjelenési formája. Előnye, hogy nem foglal fizikai helyet, nem merül fel postázási költség stb. A belföldi adóalany felé kibocsátott elektronikus (vagy bármilyen más) számláról csak akkor kötelező a számlaadat-szolgáltatás, ha az áfa összege eléri vagy meghaladja a 100 ezer forintot.
Ezzel szemben az online számlaadat-szolgáltatási kötelezettség fennáll minden számlaesetén (tehát a papír alapú számláknál is),ha a belföldi adóalany felé áthárított áfa összege eléri vagy meghaladja a 100 ezer forintot.
Ebből kifolyólag van olyan elektronikus számla, amelyről nem kötelező az online számlaadat-szolgáltatás, és van olyan nem elektronikus számla, amelyről viszont kötelező.
4. Időszakos elszámolású ügyleteknél a teljesítés időpontját a fizetési határidő határozza meg?
Ez csak részben igaz. Az időszakos ügyletekhez kapcsolódó teljesítés időpontjának meghatározásához az alábbi információkra lesz szükségünk:
- az elszámolási időszak utolsó napja (bár a kezdetét sem árt tudni, de nem az áfa, hanem a számviteli szabályok miatt),
- a számlakibocsátás napja,
- a fizetési határidő.
- Ha a számlakibocsátás napja ÉS a fizetési határidő megelőzi az elszámolási időszak utolsó napját, akkor a számlakibocsátás időpontja lesz a teljesítés napja.
- Ha a fizetés határideje az elszámolási időszak utolsó napját követi (a számlakiállítás időpontja lényegtelen),akkor:
- a fizetés határideje lesz a teljesítés napja, feltéve, hogy az 60 napnál nem hosszabb (az elszámolási időszak utolsó napjától kell számítani a 60 napos határidőt, nem a számla kibocsátásától)
- ha a fizetési határidő ennél hosszabb, ebben az esetben a 60. nap lesz a teljesítés időpontja.
A számlakibocsátás időpontját nem lehet visszadátumozni. A teljesítés időpontja viszont lehet egy múltbeli időpont. Ha az ügylet tavaly májusban teljesült, de arról valamilyen oknál fogva nem készült számla és ma „jobb később, mint soha”-alapon sor kerül a számla kiállítására, a teljesítés időpontja akkor is a tavaly májusi időpont, a számlakiállítás napja pedig a mai nap lesz.
6. A számla aláírás és pecsét nélkül nem érvényes?
Ez nem igaz. A számlának nem kötelező tartalmi eleme sem az aláírás, sem a pecsét. Sőt, a „számla aláírás és pecsét nélkül érvényes”-kifejezést sem kell feltüntetni a számlán. Ha ezt nem írjuk rá, a számla akkor is érvényes, ha nincs rajta sem aláírás, sem pecsét.
7. Soronként kell feltüntetni az áfa összegét vagy összesítve?
Az áfa összegét adómértékenként összesítve kell feltüntetni. Tehát ha eladtunk három könyvet (5 százalékos áfa),hét csizmát és két ceruzát (27 százalékos áfamérték),akkor a három könyv áfáját külön összesítve és a csizmák és a ceruzák áfáját is külön összesítve kell feltüntetni a számlán. A javasolt megoldás a soronkénti áfaösszeg szerepeltetése, mert az áfaanalitikában így könnyebb átemelni az adatot, azonban ez nem kötelező.
8. Kell-e a bruttó összeget szerepeltetni a számlán?
Az áfatörvény nem teszi kötelezővé a számlán a bruttó összeg feltüntetését.
9. Milyen hivatkozást kell szerepeltetni a számlán mentességek esetén?
Ez attól függ, hogy milyen mentességekről beszélünk. A számlán elegendő feltüntetni az áfatörvény szerinti jogszabályhelyi hivatkozást, az EU áfairányelv szerinti hivatkozását vagy szövegesen kiírni a mentesség címét, pl. „Közösségen belüli értékesítés miatt adómentes”. Fordított adózás esetén kötelező a „fordított adózás” kifejezést feltüntetnia számlán.
10. Kötelező feltüntetni a PO-számot (megrendelő számot),CMR-számot, a szerződés számot, a szállítási címet és a paritást?
Nem, egyik adat sem kötelező. Viszont minden adat hasznos tud lenni a számlán. A PO-számon (megrendelőszámon) keresztül megteremthetjük a hivatkozást más bizonylatokra, például a fuvarokmány számára. A szállítási cím és a paritás pedig az EKAER-kötelezettség teljesítéséhez hasznos adat.
A számla így beszédesebb lesz, ami mind a számlakiállító, mind a befogadó oldalán hasznos információkat jelent a vállalatirányítási rendszereket kezelő munkatársak számára. Az EKAER-, áfa- és számlázási gyakorlatok felülvizsgálatát, illetve kockázatfeltárást végző adótanácsadó vagy szakértő így könnyebben megtalálja az eltéréseket és rendszerhibákat. Épp ezért könnyebben és gyorsabban tud segíteni a vállalkozásnak csökkenteni az adókockázatát, és megoldásokat javasolni arra, hogy a vállalkozás miként tudja megtalálni a saját (jogkövető) útját az áfában, számlázásban és az EKAER-ben. Ahány vállalkozás, annyi vállalatirányitási rendszer, annyi sajátos adatstruktúra létezik, és épp ezért több út vezethet a helyes áfa- és EKAER-kezeléshez és számlázáshoz.
