Kép:PP archív

Úgy kell elképzelni, mint egy saját merevlemez egy mappája, ami nem a saját gépben van, hanem egy külső szolgáltató biztosít hozzá tárhelyet. Mindegyik szolgáltatás kínál ingyen több GB tárhelyet, amihez csak regisztrálni kell és már használóható is. Az itt tárolt fájlok bárhonnan és bármilyen eszközről elérhetőek, legyen az egy számítógép, tablet vagy mobil telefon. (A szerverközpontokról és a kkv-knak a felhő számítástechnika nyújtotta lehetőségekről itt olvashat.)

Online tárhelyek használatának előnyei:

Az online tárhelyek használatával jelentős megtakarításokat is elérhet egy cég. Ezeket ingyenesen (vagy olcsón) lehet használni, nem szükséges hozzá hardver vagy szoftver beruházás. További előny, hogy az az itt tárolt fájlok bárhonnan elérhetőek, ahol rendelkezésre áll internet kapcsolat. Tehát egyszerűbbé teszik a távoli, otthoni munkavégzést, de az sem okoz gondot, ha véletlenül egy tárgyalásra az egyik fontos dokumentumot elfelejtettük magunkkal vinni.

Az online tárhelyek biztonságosak is, mert az itt tárolt dokumentumok védettek egy esetleges meghibásodás esetén fellépő adatvesztéstől. Erről a tárhely szolgáltatója gondoskodik – általában nagyobb anyagi ráfordítással és szakértelemmel, mint amit egy olyan cég tud erre fordítani, akinek nem ez a főtevékenysége. Vagyis az adatok nagyobb biztonságban vannak, mintha magunk tárolnánk őket.

Hátrányai:

Ugyanakkor természetesen van némi biztonsági kockázata annak, hogy az adatok bárhonnan elérhetőek. Mivel azokat egy jelszó védi, amennyiben az külső kézbe kerül,  az adatokhoz könnyedén hozzá lehet férni. Van akit zavar, hogy bizalmas vagy egyéb adatai egy külső cég eszközein vannak. Véleményem szerint emiatt kár aggódni, de elképzelhető, hogy, például a Google esetében, a fájlok tartalma alapján releváns hirdetést próbálnak majd megjeleníteni.

Előfordulhat, hogy egy online tárhelyet kínáló céget felvásárolnak vagy egy cég egy adott üzletágát bezárja. Általában ilyenkor előre értesítik a felhasználókat, de ezt megelőzendő érdemes nem csak online tárolni a fájlokat, hanem legalább egy saját eszközre szinkronizálni azokat.

1. pendrive helyett

Feleslegessé teszi a pendriveok használatát, ha ezzel saját eszközök között cserélünk fájlokat, például az irodai és otthoni számítógépek között.

2. backupnak

Kiváló megoldás, hogy a fájlokat rendszeresen, automatikusan mentsük. Ha csak egy gépről is használjuk, akkor is az azon lévő fájlokat folyamatosan mentésre kerülnek. (Így akár minden irodai munkaállomás mentése megoldható, ha külön tárhelyet regisztrálunk hozzájuk.)

3. fájlküldéshez

Egyik tipikus feladat, hogy nagyobb fájlokat küldjünk partnereknek. Majdnem mindegyik szolgáltatás lehetővé teszi, hogy az ide felmásolt fájlokhoz egyedi URL-t biztosítsanak, ami egyszerűen átküldhető a partnereknek.

4. csoport munkához

Lehetővé teszik, hogy egy fájlon több felhasználó is tudjon módosítást végrehajtani. (Akár üzleti alkalmazásokat is használhatnak a cégek a távoli tárhelyek segítségével.)

Hogyan tároljunk-e bizalmas dokumentumokat online tárhelyen?

Bizalmas dokumentumokat is lehet ilyen helyen tárolni, de ha biztosak szeretnénk lenni, hogy esetleges illetéktelen hozzáférés esetén se lehessen a tartalmukhoz az ilyen fájloknak hozzáférni, érdemes ezeket védeni. Office dokumentumok esetén lehetőség van ezeket egy jelszóval titkosítani. Ilyen esetben az adott jelszó segítségével kerül elkódolásra a fájl és annak ismerete nélkül az nem nyitható meg. (Tehát, ha elfelejtjük a jelszót, akkor mi sem fogunk tudni hozzáférni!).

Ha az adott program, amivel a fájl készül, nem ad lehetőséget ilyen titkosításra, akkor egyszerűen be kell tömöríteni a fájlt. A tömörítő programokban is megvan a lehetőség a jelszó védelemre.

Egyéb szolgáltatók: