Munka helyett meetingen ülünk havi 3 napot

Az e-mailek és az értekezletek állnak leginkább a hatékony belső működés útjában a hazai közép- és nagyvállalatoknál. Az irodai dolgozók például havonta közel 3 munkanapot töltenek vállalati meetingeken, és egy tipikus, 5 fős döntéshozatal jellemzően 65 e-mailt generál.

Mit remélt Magyarország az EU-tagságtól és mi lett mindebből 20 év alatt?
Devizahitelezés, euróbevezetés, uniós pénzek, kilátások - online Klasszis Klubtalálkozó élőben Medgyessy Péterrel!

Vegyen részt és kérdezzen Ön is Magyarország korábbi miniszterelnökétől!

2024. április 22. 15:30

A részvétel ingyenes, regisztráljon itt!

Kép: Pixabay

50 fő felett válik egyre bonyolultabbá a vállalati működés: az 50–500 fős szervezeteknél a 3 szintű, a fölött pedig már a 4 szintű vezetői struktúra a jellemző, ami egyre nehézkesebbé teszi a feladatdelegálást, illetve a kiadott feladatok nyomon követését – derült ki a DMSONE Zrt. és az eNET által a 2 milliárd forint fölötti árbevétellel rendelkező, legalább 20 fős irodai állománnyal bíró vállalatok körében végzett friss kutatásból.

50 fő felett már az adminisztrációs teher is jelentősen megugrik: a vállalatok ötödénél már 50–100 tárolandó dokumentum keletkezik naponta. Nem véletlen, hogy ekkora alkalmazotti létszám felett már legalább 3 vállalati szoftver támogatja a belső munkát. A legjellemzőbb a vállalatirányítási rendszerek alkalmazása (ERP), a 100 fő feletti cégek körében minden második használ ilyet belső működésének támogatására. „A mélyinterjúk során az is kiderült, hogy az ERP rendszerek képességeit túlértékelik a vezetők, sokan úgy gondolják, hogy egy ilyen rendszer bevezetésével a dokumentumkezelés és a csoportmunka-támogatás is megoldott. Pedig ezt jellemzően nem vagy csak korlátozott funkcionalitással bíró kiegészítők formájában tartalmazza” – mondta Varga László, a DMSONE Zrt. operatív igazgatója. (De azért az ERP rendszer nagy segítség lehet, hogy ne legyünk teljesen elhavazva.)

A hazai vállalatok egyébként innovatívnak tartják magukat (1–10-ig terjedő skálán 7,6-os átlagérték), ha a szervezeti működést támogató szoftvermegoldások bevezetéséről van szó. Ez utóbbi kapcsán a döntéshozók kétharmada fő elvárásként a szervezeti működés javulását várja, a konkrét pénzügyi megtérülést mindössze a cégek 12,5 százaléka jelölte meg elsődleges célként.

Vessünk véget a végtelen megbeszéléseknek!
Mindenkivel előfordult már, hogy időpazarlásnak érezte a végtelennek tűnő meetingeken ücsörgést, a parttalan vitát, vagy a bőbeszédűen kifejtett irreleváns véleményeket. Pedig léteznek technikák arra, hogy egy megbeszélés hatékony és rövid legyen, egy egyszerű trükkel pedig még a locsogó munkatársak is rövidre fogják mondandójukat.
Frusztráló e-mailek, javuló e-számla-befogadás

Minél nagyobb a szervezet, annál inkább frusztrálóak a meetingek és az e-mailben történő kommunikáció. A kutatás szerint havonta közel 24 órát, vagyis 3 munkanapot töltenek a dolgozók személyes egyeztetéseken, három kollégából kettő pedig úgy gondolja, hogy ezek egyáltalán nem produktívak. „Kutatásunk alapján modelleztünk egy, a vállalatoknál tipikusnak mondható e-mail alapú döntési folyamatot, az eredmények megdöbbentőek. Egy 5 fő bevonásával zajló e-mailes egyeztetés végül 65 üzenetet generált a döntés meghozataláig. Ez egyrészt nem hatékony, ráadásul a növekedési célokat sem támogatja” – mondta Varga László.

A mélyinterjúk során az is kiderült, hogy a vállalatok látják, hogy a meetingek és az e-mailek csökkenthetik a hatékonyságot, de jobb eszközöket nem igazán ismernek a belső kommunikáció és a csoportmunka támogatására. Ezek után nem meglepő, hogy a projektmenedzsment-, illetve kollaborációs szoftverek alkalmazása a vizsgált vállalatok körében rendkívül alacsonynak mondható.

Nyitottak viszont a hazai vállalatok az e-számlára: a DMSONE Zrt. kutatásából kiderült, hogy a vizsgált cégeknek már a háromnegyede fogad be rendszeresen e-számlát. Az iparágak között kiemelkedik a kereskedelem, vélhetően a nagy volumenű számlaforgalom okán. Jó hír, hogy 2 év múlva a befogadási arány 90 százalékos lesz a megkérdezettek körében, ami így a kisebb cégeket is az olcsóbb és környezettudatosabb megoldás irányába terelheti. (Annyit takaríthat meg egy cég, ha e-számlára áll át, hogy valósággal luxus nem élni ezzel a lehetőséggel.)

Véleményvezér

Szégyenteljes helyre került Magyarország a jogállamisági index alapján

Szégyenteljes helyre került Magyarország a jogállamisági index alapján 

A magyar jogásztársadalom levizsgázott.
Schmitt Pál szelleme kísért Norvégiában

Schmitt Pál szelleme kísért Norvégiában 

A makulátlanság egy elengedhetetlen szempont Norvégiában.
Lengyelországnak jót tett a kormányváltás

Lengyelországnak jót tett a kormányváltás 

A lengyel gazdasági csoda nem három napig tart.
Magyarország Európában az utolsó helyen az egészségügyi kiadások rangsorában

Magyarország Európában az utolsó helyen az egészségügyi kiadások rangsorában 

Mindenképpen javítani kellene a finanszírozáson.
Magyarország a technikai államcsőd felé tart, megszorítások jöhetnek

Magyarország a technikai államcsőd felé tart, megszorítások jöhetnek 

A világgazdaság számai egyre javulnak, miközben a magyar államháztartás senyved.
Magyar Péter szerint levitézlett, idegen nyelven nem beszélő magyar politikusok vannak Brüsszelben

Magyar Péter szerint levitézlett, idegen nyelven nem beszélő magyar politikusok vannak Brüsszelben 

Tényleg ciki Brüsszelben az idegen nyelvet alig tudó magyar képviselők jelenléte.


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo