Itt az idő új irodát választani!

Dolgozóközpontúság vs. hatékonyság

Bár az irodatér hatékonyságának növelésével jelentős költségcsökkenés érhető el, a terek túlzott egyszerűsítése ellentétes hatást is kiválthat, hiszen a munkavállalók közérzetének esetleges romlása csökkenti a hatékonyságot. Ma már általánosan alkalmazott megoldás a „desk sharing”, a többek által közösen használt munkaasztal, a „hosteling”, vagyis az alkalmi irodahely vagy akár a „teleworking”, az otthonról vagy egyéb külső helyről végzett távmunka. Az ingatlanmenedzserek azonban gyakran elfelejtkeznek e megoldások esetleges negatív hatásairól. A Biggeorge’s szakértője szerint a zsúfolt terek, az egyéniséget teljesen nélkülöző nyílt irodák negatív hatása gyakran többet elvesz a termelékenységből és az eredményből, mint amennyi a lehetséges költségmegtakarítás. A hatékony munkavégzés kulcsa a hely- és költségtakarékos elhelyezés és a dolgozóközpontú irodakialakítás közötti egyensúly megtalálása. A szakértő szerint az előretekintő fejlesztő már az iroda külső és belső formáinak és tereinek tervezésekor, a felhasznált anyagok és színek meghatározásakor ezt a kettős szemléletet érvényesíti.

A tavaly átadott nagy volumenű új irodaterület következtében az irodaépületek kihasználatlansági mutatója 13,9 százalékra nőtt, így a bérlők számára bővült a választható irodaterületek és bérleti konstrukciók kínálata. Ez a trend előreláthatóan folytatódik, hiszen 2009 folyamán is rekordmennyiségű új irodaterület átadása várható.

A bérlőknek kedvez a túlkínálat

Első pillantásra a modern bérirodák piaca - az ingatlanpiacon tapasztalható nehézségek ellenére - kiugróan jó teljesítményt mutatott az elmúlt évben. A számokat tekintve mind az átadások, mind a bérbeadások mennyisége meghaladta a 2007-es értékeket. A kínálat közel 28 százalékkal, míg a kereslet 1,5 százalékkal nőtt az Eston adatai szerint. 2008-ban a budapesti „A" kategóriás modern irodaterület állománya átlépte a 2,1 millió négyzetméteres határt, míg rekordmértékű, 330 ezer négyzetméter feletti üzletkötés jött létre. Idén az első negyedévben az előző negyedév rekordnagyságú bérbeadási adataihoz képest kisebb volumenű, összesen 64,867 ezer négyzetméter irodaterület talált bérlőre Budapesten. A GKI 2009. áprilisi felmérése is alátámasztja, hogy a múlt esztendő negyedik negyedévében és 2009 eddig eltelt részében egyre inkább csökkent az irodák iránti kereslet. Kutatási eredményeik szerint a kihasználtságot jellemző mutatók 2008 közepe óta a főváros csaknem minden piaci szegmensében romlottak.

A GVA Robertson előrejelzése szerint idén mintegy 306 ezer négyzetméternyi, míg jövőre csupán 175 ezer négyzetméternyi iroda átadása várható, ráadásul az utóbbiból még mintegy 112 ezer négyzetméternyi projekt sorsa kérdéses. Tilki Róbert, a cég ügyvezető igazgatója szerint, ha a következő pár hónapban nem indítják el a fejlesztéseket, kérdésessé válik jövő évi befejezésük, és a közeljövőben csak korlátozott mennyiségű modern új irodaterületet adnak át, ami 2010-től várhatóan újabb fordulópontot jelent a piacon. Hiány lesz modern irodaházakból, és ez a fejlesztők számára lesz kedvező, minden valószínűség szerint emelni tudják a bérleti díjakat. Ezért lehet tanácsos idén, a bérlők számára még kedvező piaci körülmények mellett irodát bérelni. Nem valószínű, hogy a bérbeadók a kínálati bérleti díjakat jelentős mértékben csökkentenék, azonban a bérlőknek adott kedvezmények valószínűleg növekedni fognak. Ennek köszönhető, hogy paradox módon a válság ideális körülményeket teremt az esetleges irodaváltáshoz.

Diverzifikálódik a piac

Az elmúlt hónapokban jelentősen megnőtt az érdeklődés az úgynevezett „B" kategóriás - kedvezőtlenebb fekvésű vagy alacsonyabb szolgáltatásokat és műszaki tartalmat kínáló épületek -, illetve a kilencvenes évek közepén épült, de már modern technológiákat használó irodaházak iránt a GVA Robertson felmérései szerint. Az ezekre az ingatlanokra vonatkozó bérleti díjakat jellemzően az „A" kategóriás, új építésű házakhoz viszonyítva állapítják meg, de árfekvésük 10-20 százalékkal kedvezőbb azokénál. A bennük található, gyakran 10-15 éves technológia miatt azonban az üzemeltetési költségeik magasabbak lehetnek az új építésű, „A" kategóriás irodaházakéinál, illetve hatékonyságuk is kedvezőtlenebb. Mindezeket összevetve átlagosan 10-15 százalékkal alacsonyabb összköltséggel lehet számolni ezeknél az épületeknél. Az ilyen épületek a mai igényeknek megfelelő felújítása lehetséges alternatívaként jelenik meg a szerényebb tőkével rendelkező fejlesztők körében, és az Eston elemzői ezek ugrásszerű növekedésére számítanak.

Ugyanakkor a válság hatására előtérbe került költségcsökkentés mellett egyre nagyobb számban jelennek meg a kisebb alapterületű vagy szintterű, de magas presztízsű, szokatlan kialakítású irodaházak. Ezek a megszokott „A" kategóriás szolgáltatások mellett további extrákat - például fitnesztermet - vagy különleges, reprezentatív elhelyezkedést, külső és belső kialakítást kínálnak. Bár használati költségük átlagosan mintegy 10-15 százalékkal meghaladja a normál „A" kategóriás épületekét, az Eston szakértői szerint ezek válhatnak kelendővé a „futószalagon gyártott" irodaépületek helyett.

Nem csak a bérleti díj számít

A bérleti összköltséget leginkább a bérelt terület nagysága határozza meg, amibe beletartozik a bérelt területen túl az épület közös tereiből a bérlőre jutó hányad is. A költséget a nettó/bruttó irodaterület, a bérlemény kialakítása, elrendezése és az egy munkaállomásra jutó bérelt négyzetméterek is befolyásolják. Ezért, még mielőtt a bérleti díjak csökkentésébe fogna egy cég, érdemes megvizsgálni, hogy mekkora az egy munkaállomásra jutó összköltség vagy a munkaállomásra jutó átlagos terület, és egy hatékonyabb irodában, esetleg más irodakialakítással mennyit tudna megtakarítani. Hatékony irodakialakítással, az egy munkaállomásra jutó bérelt terület optimalizálásával ugyanis jelentős összköltség-csökkenés érhető el.

A GVA Robertson számításai szerint míg egy 10 százalékos bérletidíj-csökkentés átlagosan 7 százalékos összköltségcsökkentést jelent, addig a bérelt terület ugyanekkora csökkentése átlagosan 10 százalékos összköltségcsökkentést eredményez. Az iroda elrendezését a teljes létszám, a szervezeti felépítés és a működési folyamatok alapján lehet optimalizálni. A területigény csökkentésében szerepe van az iroda jó elrendezésének és az épületnek is. Egy hatékony elhelyezést lehetővé tevő, modern épületben a GVA Robertson szakértői szerint akár 10-25 százalékos területcsökkentés is elérhető, az iroda egy légteresítésével pedig további 10-15 százalék lehet a megtakarítás.

Az irodahasználat költségeinek csökkentésére létezik megoldás abban az esetben is, ha a bérlő a jelenlegi ingatlan hatékonyságának javításával, esetleg területének csökkentésével kívánja mérsékelni a bérleti költségeket, hiszen a bérbeadóknak is érdeke a bérlők hosszú távú megtartása. Születhet olyan megállapodás, melyben a bérbeadó csökkenti a bérleti költségeket, cserébe a bérlő hosszabb ideig elkötelezi magát az adott irodaházban, de elképzelhető a bérleti díj fizetésének átütemezése is.

Megjelent a Piac és Profit magazinban.

Zöld út a zöldnek

A hazai irodapiacon ma még ritkán találkozni zöld irodafejlesztésekkel, az egyébként jó marketingértékkel bíró koncepció – egyelőre – főként a saját használatú irodaházak esetén valósul meg. Az Eston várakozásai szerint ez a felfokozott fejlesztői verseny hatására az igen közeli jövőben változni fog, hiszen a megfelelő bérbeadási ütem fenntartásához egyre inkább szükség van a kreatív, egyedi fejlesztői koncepciókra. A zöld irodakialakításra sok esetben a hagyományosénál nagyobb kezdeti ráfordítás jellemző, de a többletköltségek a kedvezőbb hatékonysági mutatók miatt középtávon megtérülnek. A környezettudatos koncepció alapját a megújuló energiaforrások használata adja, s ez és a hatékony energiamenedzsment együtt az egyén igényeinek leginkább megfelelő munkakörnyezet kialakítását is segíti. Az erőforrások optimális felhasználását racionálisan meghatározott épületrészekre vonatkozóan lehet „testre szabni”, így a munkakörülmények javulnak. Addig is, amíg a zöld irodák kínálata bővül, a bérlők az irodai térkialakítás optimalizálásával és lehetőség szerint a napi ügymenet során az irodaszerek hatékonyabb felhasználásával, például a papír alapú dokumentumkezelés visszaszorításával tehetik meg az első lépéseket. (A zöldiroda-koncepcióról lapunk 2009/3. számában olvashattak bővebben.)