A monitoringot, az értékelést és az ellenőrzést gyakran említik együtt, holott a fejlesztések életciklusában jól elkülöníthető a szerepük és funkciójuk. A projektmonitoring elsődleges célja, hogy figyelemmel kísérje a fejlesztés előrehaladását, és azt összevesse a támogatási szerződésekben meghatározott tervekkel és célokkal. Tehát nem egyenlő az ellenőrzéssel, amelynek célja a szabálytalanságok, csalások, visszaélések kiszűrése. Az értékelés pedig nem más, mint a program egészének áttekintése abból a célból, hogy hatásait a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági problémák viszonylatában megvizsgálja.
A monitoring rendszere
A monitoring a szerződéskötéstől a projekt lezárásáig terjed, folyamata három szakaszra osztható. A kedvezményezettnek elsőként a szerződéskötéskor kell jelentést készítenie. Ebben az indulójelentésben a projekt számszerűsített, indikátorokon keresztül kifejezett célrendszerét mutatja be (bővebben lásd a Piac és Profit 2005. januári számát). Ezt követően - a támogatási szerződésben meghatározott időközönként, de általában negyedévente - a kifizetési kérelmekhez kapcsolódóan előrehaladási jelentéseket kell benyújtania a kijelölt közreműködő szervezetnek, a megvalósítás befejeztével pedig egy záró beszámolót kell összeállítania.
A monitoring folyamata némileg eltér az egyes strukturális alapok esetében. Az eltérés a szakmai jelentések terjedelmében és tartalmában jelentkezik. A Humánerőforrás Fejlesztés Operatív Program, a Regionális Fejlesztés Operatív Program, a Környezetvédelem és Infrastruktúra Operatív Program intézkedései esetében bonyolultabb jelentéseket kell összeállítani, mint a Gazdasági Versenyképesség Operatív Programnál. Az Agrár- és Vidékfejlesztés Operatív Program esetében pedig előmonitoringnak felfogható helyszíni szemlén ellenőrizhetik a projektgazdát már a beruházás megkezdése előtt is. Abban viszont minden operatív program azonos, hogy az előcsatlakozási alapok (PHARE, Ispa, Sapard) pályázatainál merevebben kezelik a fejlesztési célok végrehajtását.
Igaz, ha a projektmegvalósítás során eltérések tapasztalhatóak a szerződésben vállaltak és a teljesítés között, a közreműködő szervezetek szakmai segítséget nyújtanak a kedvezményezettnek. Ha a problémát nem sikerül megoldani, a közreműködő szervezet javaslatot tehet az irányító hatóságnak a támogatási szerződés módosítására.
Külsős segítség
Módosítás benyújtására akkor is szükség lehet, ha a pályázón kívül álló körülmények - a hosszú döntési, bírálati szakasz, majd a támogatáshoz való hozzájutás kitolódása - miatt az eredeti állapotok megváltoznak. Ilyenkor újra kell gondolni, az újabb körülményekhez, lehetőségekhez kell hozzáigazítani a megvalósítást. Ehhez a pályázók értékes segítségre lelhetnek a külsős tanácsadókban.
A független szakértők azonban nemcsak a kedvezőtlen fejlemények beálltakor, hanem - elsősorban - azok megakadályozásában játszanak fontos szerepet. A támogatásszerzési esélyek növelése miatt sok a - szándékosan vagy tudatlanul - túlvállalt projekt, amelyek a nyertes projektgazda körülményei, lehetőségei között nem hajthatók végre. A tanácsadó ilyenkor segíthet a reális, kivitelezhető célok lefektetésében, azokkal a projektekkel ugyanis nehéz a monitoring során bármit is kezdeni - például szerződést módosítani -, amelyek gazdáinak nyilvánvalóan csak a pénz megszerzése volt a célja. Az ilyen esetekben a hatóságok akár a támogatást is visszafizettethetik, és a pályázót több évre kizárhatják a rendszerből.
A projektlebonyolítást segítő független szakértők bevonása bevett gyakorlat egyes PHARE-projekteknél, ahol az irányító hatóságok eleve közbeszerzést hirdetnek szakmai cégek számára egy adott projekt monitoringjának elvégzésére. Egyrészről mert az irányító hatóság - jó értelemben - "fut a pénze után", másrészről pedig mert a monitoring elsősorban támogató jellegű, azaz a tanácsadó cégnek mindent el kell követnie a projekt sikerességéért. Ez a fajta munkamegosztás sikeresnek bizonyult, és várhatóan jellemző lesz a továbbiakban is, főleg a hátrányos helyzetű célcsoportokat támogató szociális, azon belül is a képzési-foglalkoztatási projekteknél.
Lökkös Tibor: "A projektlebonyolítást segítő független szakértők bevonása bevett gyakorlat egyes PHARE-projekteknél"
Azokkal a projektekkel nehéz a monitoring során bármit is kezdeni - például szerződést módosítani -, amelyek gazdáinak nyilvánvalóan csak a pénz megszerzése volt a célja.
