A többfunkciós irodagépek jelentősen megkönnyítik a kommunikációt az üzleti életben, egyszerűsítik a felhasználók munkáját, kevesebb helyet foglalnak, és nem utolsósorban költséghatékonyan működnek. Ám ennél nagyobb a jelentőségük: lehetővé teszik a papírmentes iroda megteremtését.

Maga a digitális technológia 1996 óta vált gyakorlattá. Először a digitális nyomtatók, majd a fax és a szkennerek jelentek meg a piacon. Tavaly novemberben pedig olyan szintűvé vált a hálózati integráció, hogy a digitális másológépek, kibővítve egy modemmel akár faxolnak, szkennelnek és e-maileznek is.

A legtöbbször nyomtatnak

A vezető gyártók – HP, Ricoh, Xerox, Minolta, Canon, OKI stb. – termékei a mai irodai felhasználók minden igényét kielégítik. A másológépről vezérelhető a szkennelés, és az így nyert dokumentum azonnal elektronikus formában az adott címre küldhető. Űrlapot tárol, amely az asztali számítógépről kitölthető és elektronikusan postázható, faxolható vagy éppen kinyomtatható, szükség szerint.

A digitális korszakot megelőzően az irodákban elsősorban nagy teljesítményű fénymásolóra és szerényebb tudású nyomtatóra volt szükség. Ma a helyzet éppen fordított. Egy, a közelmúltban készült felmérés szerint az irodatechnikai gépeken 60 százalékban nyomtatnak, 30-ban másolnak és csupán 10 százalékban faxolnak. És ez is csak pillanatnyilag van így, a trend még inkább a nyomtatás felé tolódik, és a többfunkciós gépek előbb-utóbb kiváltják a hagyományos faxberendezéseket.

Úgy másfél éve jelent meg az első dokumentumszerver. Ezek a gépekbe olyan tárolókapacitást építettek, amely intelligensen raktározza a bármilyen formában érkező dokumentumot, és igény szerint bármilyen formában képes továbbítani. Ezzel lehetővé vált a papírmentes iroda gyakorlati megvalósítása.

A gépek általában nyomtatóra épülnek, és ebbe építik be a másoló- és egyéb funkciókat.

A felhasználó szempontjából a lényeg a megbízhatóság és a terhelhetőség, és ezeknek a szempontoknak ezek az eszközök tökéletesen eleget tesznek. A biztonságos üzem mellett persze az irodai papírmunka költségszintjének alacsonyan tartása is fontos. A többfunkciós gépek ebben is partnerei a cégeknek, miután az egy lapra jutó nyomtatás költségén végzik az amúgy drágább másolást vagy faxolást is.

Igényre szabott tudás

Ahogyan növekszik a gépek tudása, úgy csökken a számuk egy-egy irodában, és kevesebb gép egyre több feladatot lát el, és egyre több felhasználót szolgál ki. Felmerül a kérdés, hogy hogyan kerülhető el a dokumentumok összekeverése vagy illetéktelen kézbe kerülése. Tény, hogy minél bonyolultabb egy rendszer, annál pontosabb dokumentumkezelést tesz szükségessé. A dokumentumkövető szoftverek segítségével a felhasználó például meggyőződhet róla, hogy valóban kinyomtatta-e a gép az általa kért anyagot. A gépek pedig akkor nyomtatnak, amikor a felhasználó egy azonosítókártyával a gépnél közvetlenül megjelenik. Az pedig tetszőleges, hogy a számítógépről elküldött parancsot melyik nyomtató hajtja végre.

A vezető gyártók legújabb termékei alkalmasak a vállalati dokumentummenedzselésre is. Az ügyfelektől a megrendelések egyre gyakrabban elektronikusan érkeznek, de vannak, akik még mindig ragaszkodnak a papírdokumentációhoz. A többfunkciós gépek képesek az elektronikus dokumentumot fax formájában továbbítani, majd az anyavállalatnál elektronikus formában archiválni. Így papír valóban csak ott jelenik meg, ahol arra feltétlenül szükség van. És ez csak egy a legújabb funkciók közül.

Az igények azonban irodánként mások és mások. A megfizethetőség kedvéért a gyártók az alapgépeket úgy alakítják ki, hogy a különböző további alkalmazások modulrendszerben, testre szabva megvásárolhatók.

Szakemberek szerint a jövőben már nemcsak papír-, hanem drótmentes irodákról is beszélhetünk. A technológia készen van, csak még drága. A ma kapható készülékekhez azonban már rendelhető a hálózat nélküli csatlakozást lehetővé tevő rendszer, igaz, ma még csak a felhasználók 1-2 százaléka igényli.