Egyre több cég, intézmény kiszervezi, kihelyezi az alapvető üzletmenetéhez szorosan nem kapcsolódó háttértevékenységeket, elsősorban amiatt, mert az outsourcing révén magas színvonalú, igényeiknek pontosan megfelelő szolgáltatást kapnak optimális költséggel. Bár a kiadás általában összegszerűen is kevesebb, mint ha a vállalat maga végezné el a tevékenységet, a kiszervezés nem csak ebből a szempontból jelent nyereséget. A háttérműködés magasabb színvonala, s az, hogy a saját szakemberek a cég főtevékenységére fordíthatják idejük és energiájuk nagyobb részét, a szervezet egészének hatékonyságát is javítja.
Speciális terület
A dokumentumkezelés vagy az informatikai rendszer karbantartása az outsourcing már megszokott területe, kevéssé közismert, hogy a HR-tevékenységek egyre szélesebb körének ellátását is kínálják a szolgáltatók. A kiszervezhető feladatok lefedik a humánügyvitel teljes területét, beleértve a bérügyvitelt, a személyügyet és a társadalombiztosítást; a bérelszámolást, bérszámfejtést, társadalombiztosítási nyilvántartási és ellátási rendszerek működtetését, táppénz- és családtámogatási ellátások számfejtését, munkaidő-nyilvántartást és -elszámolást, cafeteriarendszer működtetését, személyügyi funkciókat, kompetencia- és munkakörelemzést, oktatást, bérgazdálkodást, bértervezést, szervezetfelmérést, szervezeti információáramlás-felmérést és -tervezést. Ez a terület a vállalati ügyvitel egyik legkényesebb, leggyorsabban változó ága, állítják a Nexon humánügyviteli szolgáltatásokkal foglalkozó szakemberei, ahol a speciális bér- és HR-szaktudás mellett a sajátos magyarországi jogszabályok és követelmények ismerete is elengedhetetlen.
A mindenki számára kielégítő szolgáltatás nyújtása érdekében fontos, hogy ezeket a feladatokat a megbízóval közösen, folyamatos szoros együttműködésben végezze az outsourcingszolgáltató. A VT-Soft Kft. szakembereinek meggyőződése, hogy a sikeres, hosszú távú együttműködés titka a jól specifikált folyamatokban, az elvégzendő feladatok, illetve a külső és belső kapcsolatok részletes és pontos meghatározásában, a teendők elosztásában és a szerepek tisztázásában rejlik.
A döntést a humánügyvitel, a bérszámfejtés, a tb-ügyintézés és egyéb HR-feladatok kihelyezéséről általában valamilyen cégen belüli változás indítja el, mondják a szakemberek. Alkalmat kínál erre, ha a cég az elavult bérprogramjainak lecserélését tervezi, vagy ha bármilyen oknál fogva viszonylag sűrűn változik a létszám, esetleg ha elveszíti a területért addig felelős, megbízható saját szakemberét. Sokan viszont a vállalkozás indulásakor döntenek úgy, hogy nem „saját fedél alatt" oldják meg ezeket a feladatokat.
Szabványos és biztonságos
Számos előnnyel számolhat az a cég, amelyik ezeket a feladatokat külső szakértőre bízza. Mivel az outsourcingszolgáltatók szabványos módszertan szerint, elszámoltathatóan, átláthatóan és szigorú minőségbiztosítási követelményeknek megfelelően dolgoznak, a feladatok végrehajtása akár pontosabb, megbízhatóbb és jobban átlátható is lehet a korábbiaknál. Bár a vezetők egy része biztonsági és bizalmi szempontokra hivatkozva nehezen engedi ki az érzékeny adatokat a saját kezéből, a jól megválasztott szolgáltatónál a szakmai felkészültséghez nem fér kétség.
A bérszámfejtés állandó odafigyelést és nagy precizitást követelő feladata számos cég számára teher, jelentős energiákat von el a fő üzleti tevékenységtől. Mivel az outsourcingszolgáltató cégek főtevékenységként foglalkoznak ezzel a területtel, biztosan követik a gyakran változó jogszabályokat és előírásokat, korszerű technológiájuknak köszönhetően pedig az adatok is biztonságban vannak - hangsúlyozzák a VT-Soft szakemberei. A szolgáltatás valós idejű on-line számítógépes kapcsolattal történik, így az adatok azonnal láthatók, ellenőrizhetők, kimutatások, statisztikák készíthetők olyan egyszerűen és gyorsan, mintha a számfejtés a szomszéd szobában történne - magyarázzák az Orgware Outsourcing szakértői.
A cégek humánerőforrás-menedzsment vezetői számára is komoly előnyt jelent a bérszámfejtési rendszer rugalmas és megbízható működése, a kapcsolódó HR-szolgáltatások üzemeltetése, sőt a kiszervezés - a Nexon tapasztalatai szerint - még a munkavállalói elégedettségre is pozitív hatással van.
Költségcsökkentés több fronton
Az outsourcingszolgáltatások igénybevétele mellett szóló érv a költségek csökkentése is, ez az előny a bér- és humánügyvitel területén is jelentkezik, így számolhat vele a terület kiszervezéséről döntő vállalkozás. Az anyagi előnyök között fontos helyen áll az is, hogy a szolgáltatás díját az igénybevételnek megfelelően kell fizetni, valamint hogy nagyobb beruházás nélkül, tervezhető költségekkel oldható meg a feladat, ráadásul a tömeges, több megbízónak végzett szolgáltatás minden esetben fajlagosan olcsóbb az egyedi megoldásnál - hangsúlyozzák a VT-Soft szakemberei. A fejlesztés költségei mellett a cég szakembereinek ilyen irányú oktatására fordított kiadások is feleslegessé válnak, és a bérköltség csökkenésével is kalkulálhat az outsourcingot választó cég.
A karbantartás és fejlesztés költségei mellett a szolgáltatóra hárul a felelősség jelentős része, s a hibákból eredő anyagi kockázat is nagyobb részben a külső szolgáltatóhoz kerül. A megbízó számára az is biztonságérzetet adhat, hogy a szélesedő piacnak köszönhetően a megbízott cég érdekelt magas minőségű szolgáltatással megtartani ügyfeleit.
