Az elmúlt években a kis- és középvállalkozói körben is egyre inkább elterjedt a vállalatirányítási rendszer, bevezetése azonban nagyon sok esetben átgondolatlanul történt. A nem a főtevékenységhez tartozó feladatok kiszervezése már sikeresebb folyamat volt e körben. A bérelhető szolgáltatásként üzemeltetett ERP a két lehetőség pozitívumait ötvözi: nagyobb beruházás nélkül is elérhető, fix, tervezhető a költsége, s a cégvezetők amúgy is szűkös idejüket lényeges üzleti tevékenységekre fordíthatják ahelyett, hogy informatikai kérdésekben mélyülnének el.
Olcsóbb, zöldebb
A vállalatirányítási információs rendszer a cég környezetére, belső működésére és külső tranzakcióira vonatkozó információk koordinált és folyamatos beszerzését, feldolgozását, tárolását és szolgáltatását végző személyeknek, tevékenységeknek, valamint a funkciók ellátását lehetővé tevő hardver- és szoftvereszközöknek az összessége. Teljes körű, korszerű vállalatirányítási megoldást a magyarországi vállalkozások alig harminc-negyven százaléka használ, az arány pedig még kedvezőtlenebb a kis- és közepes vállalatoknál. Szakács Előd, a Gaeron Kft. ügyvezetője szerint annak ellenére így van ez, hogy az ERP rendszert használó cégek teljesítménye bizonyíthatóan magasabb saját szektoruk átlagánál.
Az ERP-hosztinggal - távoli alkalmazásszolgáltatással - az ügyfél egy szolgáltatáscsomagot vásárol meg hónapról hónapra, így egyszerűen tervezhetővé a rendszer üzemeltetési költsége. De az ERP-hoszting más szempontból is költségcsökkentő megoldás. Nem kell szervert vásárolni, működtetni, karbantartani, így a rendszergazdai feladatok költsége is redukálható. Megtakarítható a szerverszoba bérlete és a járulékos fenntartási költségek is, például a szerver vagy a légkondicionáló áramfogyasztásának a díja. Nem kellenek napi mentésre használt költséges DAT szalagok vagy adathordozó médiák. A felhasználói oldalról nincs szükség sem speciális vagy nagy teljesítményű notebookra, sem erős internetvonalra - magyarázza Arányi Sándor, az ENIAC Computing ügyvezető igazgatója. Emellett nem szabad figyelmen kívül hagyni a hatékonyság növelésében játszott, nehezen forintosítható szerepet sem.
A financiális előnyökön túl a hoszting működési modell a környezetet is kíméli azáltal, hogy a berendezések energiafelhasználását centralizálja, ami - szemben a szigetszerű üzemeltetéssel - takarékosabbá teszi az elektromos áram felhasználását. Mindemellett kevesebb „vas"-hulladék - kiselejtezett gép - keletkezik.
Cégre szabva
Szinte minden cég számára ajánlott az ERP-rendszer, de míg a száz-százhúsz főt vagy annál többet foglalkoztató vállalatoknak már érdemes elgondolkodni azon, hogy megvásárolják, az ennél kisebb cégeknél biztosan olcsóbb megoldás a hosztolt változat. Sőt, nekik sokszor ez az egyetlen lehetőségük, hiszen a szolgáltatás bérleti díját csak a rendszert ténylegesen használó felhasználók után számolják fel. Vagyis nem a cég teljes mérete, sokkal inkább a jogosult felhasználók száma dönti el a bérelt szolgáltatás költségét.
Az ERP-hoszting szolgáltatásnak a gazdasági élet bármely területén megvan a létjogosultsága. A több telephelyes, nagyobb méretű szervezetek a telephelyek közötti összeköttetésre, adatfeldolgozásra használhatják. Különösen előnyös, ha a cég külföldi tulajdonban vagy vezetéssel működik, folyamatosan „mozgásban" lévő döntéshozókkal, de a rendszer támogatja az otthoni vagy a távmunka lehetőségét is - magyarázza Arányi Sándor.
Ám még a legjobb rendszerek sem felelnek meg minden cég igényeinek és sajátosságainak eredeti formájukban. Minden esetben szakembernek kell az egyéni feladatokhoz alkalmazkodva testre szabni a programot. Ennek szintén nem elhanyagolható költsége is megtakarítható a bérelt szolgáltatások legtöbbjének esetében - mondja Szakács Előd. Ezeket a programokat ugyanis kifejezetten úgy alakították ki, hogy a felhasználó számos elemet maga is testre szabhat. A rugalmas és egyszerű működés nemcsak a rendszer beállítását, hanem a későbbi használatot is egyszerűbbé teszi.
Biztonság
A biztonság gyakori kérdés a hosztolt szolgáltatásokkal kapcsolatban, két szempontból is. A rendelkezésre állás biztonsága - amely, mivel internetalapú rendszerről van szó - leginkább az internetszolgáltatón múlik, de a legtöbb esetben ma már ez nem okoz problémát. Szakács Előd a teljes biztonság kedvéért egy tartalék mobil internetelérést javasol, amelynek a kkv-k ERP-rendszerének átmeneti működtetéséhez elegendő a kapacitása. Ami az érzékeny adatok biztonságára vonatkozik, az a hosztingszolgáltatók érdeke is, ügyfeleik bizalmának megtartása érdekében. A fizikai és virtuális betörések, károk elleni biztosítási rendszerek kiépítésének a költsége meglehetősen magas, így a kisebb cégek többsége ezt nem is tudja vállalni. A szolgáltatók ezzel szemben sokat költenek a legmodernebb biztonsági technológiákra, így a biztonsági szint tulajdonképpen magasabb a távoli szerver, mint az iroda egyik mellékhelyiségében elhelyezett hardver esetén. Ahogy az ENIAC Computing ügyvezető igazgatója mondja, ez a típusú modell - és a hosztingszolgáltató cég - naponta automatikus mentés készítését garantálja. Az adatokat biztonságban tárolják, gondoskodnak azok külső sérülések (tűz, víz, földrengés, behatolás), valamint tűzfallal a vírusok elleni védelméről.
A szakember felhívja a figyelmet a felhasználó cégen belüli biztonság kérdésére is, mivel azonban az ERP-szoftvert csakis a vállalat által engedélyezett felhasználók használhatják, akár a világban szétszórtan helyezkednek is el, kizárólag ők rögzíthetnek és kérhetnek le vállalati riportokat a komoly jogosultsági rendszerben regisztrált szabályoknak megfelelően.
