A gazdasági válság hatására a cégek minden fronton igyekeznek racionalizálni, és lehetőség szerint csökkenteni a költségeiket. Ha pedig költségekről esik szó, szinte azonnal felmerül az irodabérlet díja, spórolásként pedig a távmunka lehetősége. Az irodától távol dolgozó alkalmazott több szempontból is jó megoldás lehet mindkét fél számára, a modern technikai eszközök segítségével pedig minden irodai szolgáltatás távolról is rendelkezésre áll.
● Az otthoni irodát kizárólag a munkának szabad szentelni: a munkaterületet el kell határolni minden olyasmitől, ami nem kapcsolódik hozzá.
● Ne vonja el a figyelmet semmi, meg kell teremteni a nyugodt környezetet! Hogy mennyire, az egyénfüggő. Egyeseket már egy mintás tapéta is zavar a gondolkodásban, mások viszont elálmosodnak a túlságosan steril környezettől.
● A megfelelő, ergonómikus ülőhely és világítás akkor is fontos, ha a dolgozónak magának kell róla gondoskodnia.
● A tevékenységeket éppúgy el kell különíteni, mint ha az irodába megy be valaki. A közbeiktatott házimunka és a gyereknevelés lehetetlenné teszi a koncentrációt.
● Otthoni munka esetén is szükség van szünetre, ahogy az irodákban elvileg előírás az óránként tízperces szünet a számítógéppel dolgozóknak.
Távol, de közösen
A mobil eszközök fejlődésével egyes munkatípusok esetében az iroda mint fizikai munkahely gyakorlatilag szükségtelenné vált. Ez az egyszerűnek tűnő megállapítás a költséghatékonyságot és -csökkentést napi feladattá előléptető válság idején jelentős változásokat hozhat cégek működésébe. Az, hogy olyan munkakörökben dolgozó alkalmazottak is távmunkássá válhassanak, akiknél ez korábban elképzelhetetlen volt, elsősorban a kommunikációs technológiák fejlődésének és olcsóbbá válásának köszönhető.
A fejlett infokommunikációs infrastruktúra mára minden vállalat működésének létfontosságú feltétele éppúgy, mint mondjuk a villamos áram. Mostanra viszont a szolgáltatások bármilyen távolságból működőképesek. A mobil internet és az egyre okosabb és egyre kisebb - tehát valóban mobil - eszközök segítségével elérhető a munkahelyi szerver, így a hozzáférés is minden, a munkához szükséges alkalmazáshoz, adathoz. Kapcsolódhatunk a céges telefonközponthoz is, így azon keresztül bonyolíthatók le a munka során szükséges hívások, a cég által kiharcolt alacsonyabb árakon. Az integrált, együttműködést támogató megoldások segítségével bármilyen számítógép alkalmassá tehető a munkatársakkal való közös munkára anélkül, hogy akár egy városban tartózkodnának a munkafolyamat résztvevői.
A közös munka legalapvetőbb eszköze az e-mail, irodán belül és kívül egyaránt. A levelezés külső elérése manapság már szóra sem érdemes, annyira egyértelmű lehetőség. Az újdonság talán csak annyi, hogy ehhez már számítógépre sincs szükség, elég egy zsebben is elférő okostelefon. Vagyis a levelezés már mobilon is elérhető, de bizonyos programok közös naptár kezelésére is lehetőséget kínálnak, így a kollégák programja könnyen összehangolható. Létezik közös felület a vállalati dokumentumokkal kapcsolatos munkához is. A biztonságos webes felületen őrzött dokumentumokat az arra jogosult felhasználók elérik, és szerkeszthetik is anélkül, hogy saját verziót kellene elmenteniük. Így megszűnik a dokumentumok folyamatos és felesleges oda-vissza küldözgetése. A valós idejű videós kommunikáció pedig a személyes megbeszélés illúzióját is képes megadni. Ha az eszközök és szoftverek egyszeri beruházása is túlságosan megterhelné a vállalkozás büdzséjét, a lehetőségek egy jelentős része bérelhető szolgáltatásként is igénybe vehető.
Különösen fontos odafigyelni a mobil iroda biztonságára. A biztonsági mentések, titkosított kapcsolatok ez esetben, ha lehet, még inkább létkérdésnek számítanak, mint a hagyományos irodákban.
Motivált munkatárs
Az általánosan tapasztalható költségcsökkentési módszerek között megtalálható a munkatársak leépítése és az alkalmazotti státus helyett a munkaerő szerződéses vagy jutalékos rendszerű foglalkoztatása. A függetlenné vált, földrajzilag szétszórt munkaerő hatékony menedzselése viszont bonyolult feladat, melyhez speciális támogató eszközök és menedzsmentmódszerek kellenek.
Felmérések igazolják, hogy az atipikus foglalkoztatási formák iránt, mint a munkaerő-kölcsönzés vagy a távmunka, nőtt a cégek érdeklődése. Ezzel a módszerrel a munkáltató nemcsak spórolhat az irodabérleten, de sok esetben megtarthat olyan értékes munkaerőt, aki más konstrukcióban nem tudná vállalni a feladatot. Már külön betűszó is jelöli ezt a fajta munkatípust: W@H, vagyis work at home, azaz dolgozz otthon. Vagy kávézóban, vagy a tengerparton vagy bárhol, ahol éppen vagy. Az irodán kívül dolgozó munkatársak felügyeletére ugyan kevésbé van lehetősége a munkáltatónak, de a munka hatékonyságának ez akár még jót is tehet. Kutatások ugyanis azt bizonyítják, hogy a távmunkások nemcsak hogy hatékonyabban dolgoznak, de sokszor a munkakedvük, motivációjuk is sokkal nagyobb, mint az irodai asztalhoz kötött társaiké. Ráadásul a betegségek okozta kiesés is csökkenhet, hiszen a kolléga úgy dolgozik, hogy ha nem akarja, ki sem kell tennie a lábát otthonról. A szabadabb munka növeli a kreativitást, elsősorban tehát ezt igénylő munkakörök esetében eredményezhet pozitív hatást. A munkavégzés saját bioritmussal való összeegyeztethetősége növeli az elégedettséget és a hatékonyságot is. A távmunkás ráadásul olyan készségeket is elsajátíthat, amelyek később az élet más területén is hasznára válhatnak.
Természetesen a távmunka hátrányait sem árt figyelembe venni. A távmunkások kiképzése időt és pénzt kíván, emellett az eszközök beszerzése és a munkához szükséges szolgáltatások díja is a munkáltatót terheli. Fel kell készülni arra is, hogy ez a fajta munkamódszer a munkáltatótól más vezetési szemléletet kíván, újfajta értékelési rendszerek kialakítását követelheti meg. A személyes interakciók akár drasztikus lecsökkenése a munkavállaló személyes és szakmai kapcsolatainak gyengülése irányába hat, de azzal is számolni kell, hogy gyakran hajlamosabb túlterhelni magát az a dolgozó, akit nem köt a szigorú munkaidő.
Speciális szolgáltatások
A mobil irodát fenntartani kívánók számára egyre több speciális szolgáltatás jelenik meg a piacon. Mivel tipikus költségcsökkentési módszer a kiköltözés a presztízsirodaházakból külterületi bérleményekbe, ott gyakran speciális eszköz- vagy helyiségbérletről van szó, amely folyamatos bérlet nélkül, éppen a szükséges időtartamra áll rendelkezésre. Az irodabérlet esetében minden egyes megspórolt négyzetméter jelent valamennyi megtakarítást, a kis, néhány személyes vállalkozások számára pedig szinte elképzelhetetlen, hogy egy ügyfelek fogadására is alkalmas, reprezentatív irodát tartsanak fent - ráadásul az idő nagyobb részében nincs is rá szükségük. A helyiséget biztosító cégek egy része kifejezetten mindennapi munkára alkalmas, úgynevezett coworking helyet kínál, ahol a dolgozó a szükséges eszközök mellett társaságra is számíthat.
A másik szolgáltatási szegmens speciális alkalmakra reprezentatív irodát ad bérbe, emellett folyamatosan vállalja például azt, hogy állandó postai cím legyen, vagy éppen titkárnő-szolgáltatást nyújt a helyiség mellé. De kínálhatnak telefonközpont-szolgáltatást is, vagy éppen vállalhatják, hogy egy e-mail alapján elkészítik és postázzák a hatóságoknak szóló, mindenképpen papíralapon elküldendő leveleket.
