A napjaink gazdaságára jellemző ellátási láncokban a kommunikáció és a csoportmunka egyre inkább kulcsfontosságú üzleti szerepet tölt be - mindja Dalos Ottó, a Cisco Magyarország ügyfélkapcsolati vezetője. A szemtől szembeni megbeszélések elengedhetetlen alapfeltételei az üzleti működésnek, legyen szó akár partnercégekkel való tárgyalásról, akár a távol dolgozó munkatársakkal való megbeszélésről. Bármilyen külső tényező nehezíti is a megvalósítását, kiiktatására csak akkor van lehetőség, ha olyan technológiával lehet kiváltani, amellyel a munka hatékonysága és eredményessége nem csökken. A videokonferencia-megoldással azonban nemcsak hogy hatékonyságcsökkenéstől nem kell tartani, de akár növekedésre is számítani lehet.
Távol és mégis közel
Azt gondolnánk, a személyes megbeszélést könnyedén helyettesítheti a telefon, sőt még a több résztvevős konferenciabeszélgetés is mindennapi lehet a mai telekonferencia-megoldásokkal. Ám kutatások azt bizonyítják, hogy az ember a legkönnyebben vizuális úton fogad be információt, ezért a telefonos megbeszélések hosszabbak, és gyakran még így is kevésbé hatékonyak, mint a személyes találkozók. A személyes megjelenéshez viszont utazni kell, és az erre fordított idő teljesen kihasználatlan, emellett környezetszennyező és drága is a közlekedés és az esetleg szükséges szállás. A videokonferencia segítségével azonban a kutatások szerint a telefonbeszélgetéshez képest 50-60 százalékkal lerövidül egy tárgyalás átlagos hossza, ami ugyancsak a megoldás hatékonyságát mutatja.
A technológiában rejlő lehetőségek korántsem csak az üzleti tárgyalások alkalmával használhatók ki eredményesen. A nagyvállalatoknál természetes, de a kis- és középvállalkozások körében sem ritka a több telephelyen működő szervezet. Ilyen esetben a munkatársak közötti, akár mindennapos megbeszélések is szervezhetők videokonferencia segítségével. A kevés alkalmazottal dolgozó kisebb cégek pedig végképp nehezen engedhetik meg maguknak, hogy egy emberük órákra vagy akár napokra kiessen a munkából egy-egy tárgyalásra való utazgatás miatt. A rendszer segítségével előre tervezhető módon megspórolhatók a rendszeres utazások, de akár percek alatt összehívható egy hirtelen szükségessé váló tanácskozás is.
A cégek számára alapvető oktatási és továbbképzési feladatok ellátásában is hatékony eszköz lehet a videokonferencia. Ráadásul, mint azt Scsaurszki Rita, a C-Vision Kft. ügyvezető igazgatója mondja, egyre több esetben a kkv-któl is elvárják nagyvállalati partnereik, hogy lehetőséget teremtsenek videokonferencia szervezésére. Ily módon a „videokonferencia-képesség" - a segítségével elérhető megtakarítások mellett - további versenyelőnyt is jelenthet.
Vásárlás helyett bérlés
Az informatikai piacon paradigmaváltás zajlik: komplett rendszerek megvásárlása helyett az ügyfelek inkább bérlik az informatikai megoldásokat és alkalmazásokat. Az ilyen, úgynevezett menedzselt szolgáltatások legfőbb előnye, hogy nem kívánnak azonnali beruházásokat, így a vállalatok innovációs költségkeretüket saját alaptevékenységeik fejlesztésére és bővítésére használhatják - magyarázza Papp István, a Magyar Telekom vezérigazgató-helyettese, a vállalati szolgáltatások üzletág vezetője.
A bérelhető szolgáltatások mára meglehetősen színes palettáján a videokonferencia-rendszerek is helyet kapnak. Scsaurszki Rita elmondta, lehetőség van komplett tárgyaló bérlésére, ahol adottak a technikai feltételek, és kiváló HD képminőségben, sztereohanggal folyhat a tárgyalás, de az ügyfél akár a saját irodájába is kérheti a rendszer ideiglenes kitelepítését. Mindkét esetben professzionális, dedikált hardverekről van szó, amelyek valóban kiemelkedő, munkára alkalmas minőségű kapcsolatot hoznak létre. A videokonferencia-rendszerek az egyszemélyes, asztali típustól az akár több mint tíz fő befogadására alkalmas virtuális szobáig kínálnak megoldásokat, melyek közül minden cég megtalálhatja a számára legideálisabbat - hangsúlyozza a Cisco szakértője. Menedzselt szolgáltatás esetén az ügyfeleknek mindezért csak havidíjat kell fizetniük, így a rendszert tőkeberuházás nélkül használhatják.
A bérelhető, együttműködést segítő szolgáltatások elsődleges célcsoportja Zsembery György, az Invitel értékesítési és marketing vezérigazgató-helyettese szerint a kis- és középvállalatok, de akár a mikrovállalkozásoknak is szükségük lehet olyan korszerű informatikai megoldásokra, amelyek a közös munkát, a munkatársak együttműködését támogatják. Bár a rendszerek beszerzését EU-s pályázatok is segítik, és a megtérülési idő is egy éven belüli a szakemberek szerint, ezeknél a cégeknél komoly akadályt jelenthet a beruházási költség előteremtése és a rendszerek üzemeltetési költségének kigazdálkodása, így számukra előnyösebb a bérleti konstrukció. Zsembery György úgy véli, a bérelhető szolgáltatásként többek között elérhető webkonferencia a kis cégek számára is megteremti az innovációhoz szükséges feltételeket, hiszen a hatékony infokommunikációs eszközök alapeszközökké váltak.
