Az elektronikus számlázás bevezetése akár 60-90 százalékos megtakarítást is jelenthet a cégeknek a hagyományos, papír alapú számlázás költségeihez képest. Az elérhető költségmegtakarítás becslések szerint kimenő számlánként 5, bejövő számlánként akár 20 euróra is tehető. A mérték a számlák mennyiségétől függ, és többek között a papír alapú dokumentumok előállítási és postaköltségeinél elérhető megtakarításból, illetve az egyes dokumentumkezelési folyamatok felgyorsulásából adódik. A Deloitte adó-tanácsadási üzletágának partnere, Veszprémi István szerint a vállalkozások akár teljes éves forgalmának egy-két százalékának megfelelő is lehet az átállással és a számlázáshoz kapcsolódó folyamatok, például az archiválás optimalizálásával.

Számla-előállítás

Az átállás költségeit a vállalatvezetők magasabbra becsülik a valóságosnál, pedig a nagy tömegű feldolgozást támogató, több százezer forintos hitelesítő megoldás bevezetésére csak a nagyvállalatok esetében van szükség. A kkv-k számára elég lehet egy a számlázóprogramot futtató számítógépre telepíteni valamely üzleti felhasználásra is alkalmas, ingyenes PDF nyomtatószoftvert (amely PDF fájlként menti a korábban nyomtatásra szánt adatokat), mellé pár tízezer forintból beszerezni egy, a fájlok hitelesítésére használható alkalmazáscsomagot. A PDF formátumba nyomtatott számlákkal nincs más dolgunk, mint hogy a telepített hitelesítő alkalmazás segítségével elektronikusan aláírjuk, és időbélyegezzük, így a törvényi előírásoknak megfelelő, elektronikus formában küldhető, tárolható számlát kapunk - magyarázza Rózsahegyi Zsolt, a Netlock Kft. ügyvezetője. Az elektronikus számlák fogadásához, megjelenítéséhez és a hitelességének ellenőrzéséhez a fogadó oldalon csak egy teljesen ingyenes Adobe Reader alkalmazásra van szükség. Körülbelül százezer forintos beruházással már ennél „elegánsabb" megoldások is léteznek, a számlázószoftverbe épített modullal egy gombnyomással elkészül a hiteles e-számla.

Az átálláshoz szükséges fejlesztések költsége akár nulla forint is lehet, ha a cég úgy dönt, hogy szolgáltatóval köt szerződést elektronikus számlázásának menedzselésére. Ez esetben az egyetlen költség a tranzakciós díj, és a rendszer, teszteléssel együtt, akár három óra alatt üzemkész lehet. Az First Businesspost Kft. informatikai vezetője, Bezzegh Dénes hangsúlyozza: ebben az esetben a számlát kibocsátó vagy fogadó cég részéről sem technológiai fejlesztésre, sem az alkalmazottak oktatására nincs szükség. A vállalkozás bármilyen, korábban is használt számlázóprogram segítségével készült adathalmazt eljuttathat a céghez, amely a fogadó számára megfelelő strukturált adattá alakítva továbbítja azt. Ebben az esetben nem jelent gondot vagy pluszköltséget a nagy és a kis cégek alapvetően eltérő számlázási rendszere, hiszen a szolgáltató gondoskodik a konvertálásról.

Számlakezelés

Az elektronikus számlák jogszabályoknak megfelelő archiválásával megbízható archiválási szolgáltató is, de végezheti ezt a számla kibocsátója/befogadója, akár egy CD-re vagy DVD-re mentve. Rózsahegyi szerint a józan ész segíthet az e-számlától való idegenkedés leküzdésében, hiszen a vonatkozó törvények semmivel nem szigorúbbak, mint a papír alapú számlázásról rendelkezők. Főleg a legkisebb cégek olykor mégis ragaszkodnak a papíron archivált számlákhoz - mondja Jakabos Árpád, a First Businesspost Kft. értékesítési vezetője. Őket az a rendszer nyugtathatja meg, amely egy kétdimenziós BAR kód létrehozásával papíron, kinyomtatva képes raktározni az elektronikus adatokat - így azok a régi módszerrel lefűzhetők, és az adóhatóságnak is megfelelnek.

Az e-számla hatalomátvételéhez minden feltétel adott, ami még hiányzik, az a vállalkozások bizalma és elkötelezettsége az ügy érdekében. Ennek ellenére a szakemberek a terület ugrásszerű növekedését prognosztizálják a közeljövőben.

Járulékos előnyök

Az e-számlának a költségcsökkenés mellett egyéb járulékos előnyei is vannak. Az elektronikus ellenőrzéssel radikálisan csökken a hibás számlák száma, és a rendszer lehetővé teszi a kinnlevőségek automatikus és naprakész követelését is. Az anyagi megtakarításokon és hatékonyságnövelésen felül nem szabad megfeledkezni az átállás más pozitívumairól sem: az elektronikus rendszerek bevezetésével jelentősen csökkenthető a papír alapú számlák használatával együtt járó környezetterhelés.