Napjainkban a vállalatok egyik fontos kérdése, hogy hogyan fokozhatnák teljesítményüket az IT-rendszerekben rejlő tudás kiaknázása révén. Az információ felértékelődött, és egyre nagyobb hangsúly helyeződik a bővülő folyamatok rendszerezésére, a feldolgozás harmonizálására, az átfedések kiszűrésére.

Naprakész információk

A workflow viszonylag fiatal, alig húszéves koncepció; az igazán áttörő alkalmazások mindössze az elmúlt évtizedben jelentek meg.

Minden vállalatvezető arra vágyik, hogy a cége átláthatóan, költséghatékonyan és jól, kontrolláltan működjék. Az új szoftverek azáltal, hogy automatizálják a vállalati folyamatokat, irányítják a munkatársak tevékenységét, szabályozottá és áttekinthetővé teszik a vállalatot. A modern folyamatkezelő programok adott esetben egységesítik az ajánlatadást és a szállítói megrendelések kezelését, lehetővé teszik az automatikus számlázást és számlaiktatást, illetve az egységes dokumentum-, feladat- és határidő-kezelést.

Szakértők szerint a rendszer bevezetése feltétlenül megtérül, igaz, ez nem közvetlen megtérülést jelent.

A folyamatirányító szoftverek használata nem jelent tényleges árbevételt, ám a meglévő humánerőforrás - elsősorban a menedzsment - munkaidejének egy része felszabadul, amelyet megtérülésként értelmezünk - írja Szakács András, a Chronos Systems nemzetközi informatikai cég ügyvezetője a workflow-rendszerekről szóló tanulmányában.

Egy ilyen, a napi ügyviteli tevékenységet támogató rendszer bevezetésével ugyanis megtervezhetők és nyomon követhetők lesznek az ügyfelek projektjei és a hozzájuk kapcsolódó feladatok, valamint a munkatársak napi tevékenysége. Mindez pedig jelentősen hozzájárul ahhoz, hogy a vállalat vezetősége naprakészen lássa az egyes munkákra fordított idő mennyiségét és a kapcsolódó költségeket.

Mindent az ügyfélért

A rövid és hosszú távú döntések előkészítésben tehát egy jól tervezett folyamatirányító rendszernek kulcsszerepe van: nemcsak a cég tényleges pénzügyi helyzetéről ad képet, hanem a valós és a még csak tervezett bevételekről, illetve kiadásokról is. Az egyes profitközpontok, divíziók, de még a munkatársak hatékonyága is egyenként megvizsgálható a szoftverből nyerhető riportokból. A munkák nyereségessége is kimutatható a napi vagy időszakos vezetői jelentésekből. Bizonyos megoldásoknál a testreszabott kimutatások küldhetők e-mailben, exportálhatók excelformátumbaA vállalatirányítási rendszerekkel kapcsolatban alapvető elvárás, hogy az adatok exportálhatóak legyenek különböző, a mindennapi irodai használatban már megszokott fájlformátumokba. A magyar cégeknél gyakori ügyféligény az is, hogy a már megszokott könyvelőszoftver vagy régóta használt CRM megoldás cseréje helyett a használt programokhoz időzített adatcserével vagy moduláris integrációval kapcsolódjon az új folyamatmenedzsment-rendszer. Ha a folyamatok meghatározása egyértelmű, a bevezetés ezáltal nem igényel teljes céges kultúraváltást - magyarázza Csík Judit, az Informatix Kft. projektmenedzsere.

Az ügymenet-automatizáló megoldások azonban nem csupán a cég belső működési hatékonyságán javítanak. Akár értékesítésről, akár marketingről vagy bármilyen egyéb szolgáltatásról beszélünk, a vállalat elsődleges célja, hogy az ügyfele minél elégedettebben távozzon. Miután a rendszerek lehetővé teszik, hogy a cég munkatársai azokban a kérdésekben is naprakész információkkal rendelkezzenek, amelyek nem feltétlenül abban az irodában történnek vagy az ő munkakörükkel kapcsolatosak, gyorsul az adatáramlás, és hatékonyabbá válik az ügyfélkezelés. Mindezek hatására pedig javulnak a tájékoztatási folyamatok, az ügyintézési idő pedig lerövidül.

A szoftver nem mindenható

A vállalati versenypozíció megtartása érdekében a minőségbiztosítás is fontos kérdés. Ezen a téren szintén hasznos lehet a folyamatirányító rendszer, hiszen a nyomon követhetőség megteremtésével javulnak a hibaelhárítási folyamatok is.

Összességében az átfogó folyamatmenedzsment bevezetésével, az egységes dokumentumkezelés megvalósulásával csökkenthető az adott munkára fordított idő, minimalizálhatók az adminisztrációs tévedések, és többletinformációt hordozó jelentésekhez juthat a vezetőség.

- A szoftver azonban nem mindenható, a tényleges eredmények eléréséhez kevés. A folyamatok menedzseléséből az emberi tényezőket sem szabad kifelejteni - hangsúlyozza Csík Judit.