A hatékonyabb irodáért

A workflow-rendszerek - magyarul munkafolyamat-irányító vagy ügymenet-automatizáló megoldások - tulajdonképpen a CRM alapjai. Nincs olyan cég, ahol ne lennének bonyolult, időrabló, számos terület munkáját érintő adminisztratív eljárások, mint például költségelszámolás, anyagigénylés vagy -beszerzés. Nagyon leegyszerűsítve, ezek papírmentes - számítógépes - megvalósítását teszi lehetővé a workflow.

Tudjon meg mindent az EU vadonatúj Omnibus-csomagjáról, a szabályozás aktualitásairól, az MNB elvárásairól!
Hallgasson meg tapasztalt cégvezetőket az ESG-kihívások leküzdéséről!
Inspirálódjon, networkingeljen és szerezzen versenyelőnyt a fenntarthatóság terén!

Klasszis Talks & Wine Fenntarthatóság2025. február 26. Budapest

Részletek és jelentkezés >>

Napjainkban a vállalatok egyik fontos kérdése, hogy hogyan fokozhatnák teljesítményüket az IT-rendszerekben rejlő tudás kiaknázása révén. Az információ felértékelődött, és egyre nagyobb hangsúly helyeződik a bővülő folyamatok rendszerezésére, a feldolgozás harmonizálására, az átfedések kiszűrésére.

Naprakész információk

A workflow viszonylag fiatal, alig húszéves koncepció; az igazán áttörő alkalmazások mindössze az elmúlt évtizedben jelentek meg.

Minden vállalatvezető arra vágyik, hogy a cége átláthatóan, költséghatékonyan és jól, kontrolláltan működjék. Az új szoftverek azáltal, hogy automatizálják a vállalati folyamatokat, irányítják a munkatársak tevékenységét, szabályozottá és áttekinthetővé teszik a vállalatot. A modern folyamatkezelő programok adott esetben egységesítik az ajánlatadást és a szállítói megrendelések kezelését, lehetővé teszik az automatikus számlázást és számlaiktatást, illetve az egységes dokumentum-, feladat- és határidő-kezelést.

Szakértők szerint a rendszer bevezetése feltétlenül megtérül, igaz, ez nem közvetlen megtérülést jelent.

A folyamatirányító szoftverek használata nem jelent tényleges árbevételt, ám a meglévő humánerőforrás - elsősorban a menedzsment - munkaidejének egy része felszabadul, amelyet megtérülésként értelmezünk - írja Szakács András, a Chronos Systems nemzetközi informatikai cég ügyvezetője a workflow-rendszerekről szóló tanulmányában.

Egy ilyen, a napi ügyviteli tevékenységet támogató rendszer bevezetésével ugyanis megtervezhetők és nyomon követhetők lesznek az ügyfelek projektjei és a hozzájuk kapcsolódó feladatok, valamint a munkatársak napi tevékenysége. Mindez pedig jelentősen hozzájárul ahhoz, hogy a vállalat vezetősége naprakészen lássa az egyes munkákra fordított idő mennyiségét és a kapcsolódó költségeket.

Mindent az ügyfélért

A rövid és hosszú távú döntések előkészítésben tehát egy jól tervezett folyamatirányító rendszernek kulcsszerepe van: nemcsak a cég tényleges pénzügyi helyzetéről ad képet, hanem a valós és a még csak tervezett bevételekről, illetve kiadásokról is. Az egyes profitközpontok, divíziók, de még a munkatársak hatékonyága is egyenként megvizsgálható a szoftverből nyerhető riportokból. A munkák nyereségessége is kimutatható a napi vagy időszakos vezetői jelentésekből. Bizonyos megoldásoknál a testreszabott kimutatások küldhetők e-mailben, exportálhatók excelformátumbaA vállalatirányítási rendszerekkel kapcsolatban alapvető elvárás, hogy az adatok exportálhatóak legyenek különböző, a mindennapi irodai használatban már megszokott fájlformátumokba. A magyar cégeknél gyakori ügyféligény az is, hogy a már megszokott könyvelőszoftver vagy régóta használt CRM megoldás cseréje helyett a használt programokhoz időzített adatcserével vagy moduláris integrációval kapcsolódjon az új folyamatmenedzsment-rendszer. Ha a folyamatok meghatározása egyértelmű, a bevezetés ezáltal nem igényel teljes céges kultúraváltást - magyarázza Csík Judit, az Informatix Kft. projektmenedzsere.

Az ügymenet-automatizáló megoldások azonban nem csupán a cég belső működési hatékonyságán javítanak. Akár értékesítésről, akár marketingről vagy bármilyen egyéb szolgáltatásról beszélünk, a vállalat elsődleges célja, hogy az ügyfele minél elégedettebben távozzon. Miután a rendszerek lehetővé teszik, hogy a cég munkatársai azokban a kérdésekben is naprakész információkkal rendelkezzenek, amelyek nem feltétlenül abban az irodában történnek vagy az ő munkakörükkel kapcsolatosak, gyorsul az adatáramlás, és hatékonyabbá válik az ügyfélkezelés. Mindezek hatására pedig javulnak a tájékoztatási folyamatok, az ügyintézési idő pedig lerövidül.

A szoftver nem mindenható

A vállalati versenypozíció megtartása érdekében a minőségbiztosítás is fontos kérdés. Ezen a téren szintén hasznos lehet a folyamatirányító rendszer, hiszen a nyomon követhetőség megteremtésével javulnak a hibaelhárítási folyamatok is.

Összességében az átfogó folyamatmenedzsment bevezetésével, az egységes dokumentumkezelés megvalósulásával csökkenthető az adott munkára fordított idő, minimalizálhatók az adminisztrációs tévedések, és többletinformációt hordozó jelentésekhez juthat a vezetőség.

- A szoftver azonban nem mindenható, a tényleges eredmények eléréséhez kevés. A folyamatok menedzseléséből az emberi tényezőket sem szabad kifelejteni - hangsúlyozza Csík Judit.

Véleményvezér

Újabb megszorítás a szenzációsnak ígért évben

Újabb megszorítás a szenzációsnak ígért évben 

A betegek is pórul járnak.
Elszabadult a gyümölcslevek ára, de Magyarországon nagyon

Elszabadult a gyümölcslevek ára, de Magyarországon nagyon 

Sok országban kedvezményes áfa jár a zöldségek-gyümölcsök mellé.
Győr polgármestere kirúgta a luxus fideszest

Győr polgármestere kirúgta a luxus fideszest 

Sokat akart a szarka.
Róka fogta csuka helyzetbe került a kormány

Róka fogta csuka helyzetbe került a kormány 

A főpolgármester jogosan kérdezi, hogy mi lesz a mini-Dubajra szánt 320 milliárd forintos állami támogatással.
Magyarok tüntettek Orbán Viktor barátja ellen

Magyarok tüntettek Orbán Viktor barátja ellen 

Az Orbán-kormány „leigázta” a szlovákiai magyar politikai vezetőket.


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo