Még meg sem száradt a nyomdafesték Mark Mortensen és Heidi K. Gardner, „The overcommitted organization” („A magát túlvállaló szervezet”) című, a Harvard Business Review 2017. szeptember–októberi számában megjelent cikkén, amikor a brit HR Kamara, a CIPD már meg is osztotta azt a 140 000 főt számláló nemzetközi tagságával. Engedjék meg, hogy mint e tagok egyike, én is továbbadjam e hasznos tudást Önöknek!
Az említett cikk központi üzenete az, hogy a munkatársak több projektcsapatban való párhuzamos tevékenysége révén a szervezetek nagyobb sikerrel tudják megoldani a problémáikat, és jobban meg tudják osztani a szervezeti tudást. Ugyanakkor ez az ún. „multi-teaming” (az egyidejűleg több projektben való részvétel) konfliktusokkal és azokból eredően kockázatokkal is járhat. A vezetők ezeket a kockázatokat bizalomépítéssel, az együttműködés koordinálásának javításával és a közös tanulást akadályozó tényezők lebontásával tudják elhárítani.
Mortensen és Gardner cikkükben a multi-teaming jelenség előnyeit és kihívásait széles körű kutatásaikra támaszkodva vizsgálják, és megállapítják, hogy a gyakorlat meglehetősen elterjedt, ami – az esetleges hátrányok mellett – a multi-teaming pozitív jelentőségét bizonyítja.
Az okok, amelyek miatt a több párhuzamos projekten való munka előnyt jelent:
- A sokféle tudás és tapasztalat kombinálásával a projektcsapatok könnyebben tudnak komplex problémákat megoldani
- A multi-teaming költséghatékony, mivel a szervezet az erőforrások felhasználásának idejét az igényeknek megfelelően tudja beosztani, így csökken a kihasználatlan idő.
- A multi-teaming a tehetséggondozás és a munkaerő-megtartás eszköze is lehet.
- Nehéz minden esetben zökkenőmentesen biztosítani a megfelelő szakértelemmel rendelkező munkatárs részvételét egy-egy projekten – előfordulhatnak ütközések és késések. (Több projekt is függhet egyazon, speciális tudással rendelkező személytől.)
- A projekttagok számára a több projektben való részvétel időbeli megszervezése és a különböző projektmenedzsereknek való megfelelés stresszt okozhat.
- Egyes tagok esetleg annyira leterheltekké válnak a több projektben való részvételük által, hogy pont a tudásmegosztásra nem jut idejük, és ezáltal a szervezet nem élvezi a multi-teaming gyakorlat előnyeit.
Projektmenedzserek számára:
Csapatépítés: már az indulásnál adjon teret a csapattagoknak egymás megismerésére, a kölcsönös bizalom kialakítására, a célok és várakozások, valamint a szerepek és felelősségek tisztázására; teremtsen nyílt légkört, amelyben helye van a visszajelzésnek.
Térképezze fel a csapattagok tudását és készségeit a rendelkezésre álló szakértelem optimális kihasználhatósága érdekében. Ez az egymástól való tanulást, az egymás mentorálását is elősegíti.
Hangolja össze a csapatok időbeli együttműködését. Beszéljen nyíltan az esetleges prioritások közötti ellentétről, és vonja be a csapatot a megoldásba a konfliktusok elkerülése érdekében. Minden lehetséges csatornát használjon a csapattal való kommunikáció során a projekt előrehaladásával és a határidők betartásával kapcsolatban.
Támogassa a tudás áramlásának folyamatát, figyeljen arra, hogy ne maradjanak elszigetelt projektcsapatok, s ha mégis adódnak ilyenek, találjon módot ezek bevonására is. Tegye világossá, hogy a tudástranszfert a mindennapi működés értékes részének tekinti, és pl. jutalmazza a tudásmegosztásnak köszönhető sikereket.
Tompítsa az esetleges sokkhatásokat, amelyek a csapattagok más csapatokhoz való csatlakozásából eredhetnek. Ez elérhető pl. egy hosszú távú, lassabban haladó projektben való tevékenykedés és egy-egy rövidebb, azonnali igényt kielégítő projektben való részvétel összehangolásával.
A több projekten párhuzamosan dolgozó emberek egyszerre tudják a saját és a vállalatuk fejlődését biztosítani, miközben munkájuk révén értéket és elégedettséget teremtenek. Ehhez azonban a projektvezetők és a szervezeti vezetők részéről tudatos kockázatkezelésre, koordinálásra, az akadályok elhárítására és a bizalmat erősítő csapatépítésre van szükség.
Szerző:
Makkay-Chambers Adrienne
Pannon Egyetem-Gazdaságtudományi Kar
Üzleti Tudásközpont vezető
