Kép:Pixabay

A közelmúltban egy hazai középvállalat felsővezetőjének prezentációs felkészítése során döbbenten tapasztaltam, hogy a vezető 1600 karakteres szöveget vetített ki egyetlen PowerPoint dián. Ez már-már világrekord! A baj az, hogy a kivetített dia már nem dia, hanem dokumentum. Összehasonlításképpen: Petőfi Sándor Nemzeti dala 158 szót és – szóközökkel – 1072 karaktert tartalmaz… Kinek jutna eszébe kivetíteni? Ennél sokkal hosszabb felsorolásokat és apró betűs táblázatokat viszont bátran mutatunk ügyfeleinknek és munkatársainknak. Ezzel persze eleve kódoljuk, hogy figyelem helyett olvassanak és unatkozzanak.

Azt a diát, amire 50 szónál többet írunk – Garr Reynolds nyomán – DIAMENTUM-nak hívjuk. A DIAMENTUM két szó összevonásából keletkezett: olyan DIA, amely igazából inkább DOKUMENTUM. Miért

Sok vezető igen gyakran a PowerPoint dián is az ár/érték arányt keresi: azt gondolja ugyanis, hogy a diát cm²-ben mérik, és azt feltétlenül tele kell írni – csak akkor gazdaságos. Pedig egy jó prezentáció nem a diák számán múlik, sokkal inkább azon, milyen és mennyire tartós hatást ér el a hallgatóságnál az előadó. Kedves olvasóm bizonyára most elgondolkodik azon, hányszor is kérte kollégáit arra, hogy néhány „szlájdra” zsúfolják össze mondanivalójukat.

A felsővezetőtől azt kérdeztük, mit szeretne: rá figyeljenek, vagy a diaképet olvassa a hallgatósága, amelyet kivetített? Természetesen az előbbire voksolt. Át is alakítottuk a diát,… majd a teljes prezentációt.

Ne a technika vezessen!

A prezentációk – a vetítéssel kísért üzleti előadások – világában is komoly technikai változások korát élünk, nagyszerű eszközök állnak rendelkezésünkre. Ugyanakkor éppen ezek az eszközök rejtik a legjelentősebb csapdát: leülünk a gép elé és nekiesünk a diasor elkészítésének.

Önmagában a legérdekesebb technika sem képes a meggyőzésre. A prezentáció fókuszában az előadó és története kell, hogy álljon. Az előadás logikája, a racionális érvelés szükséges, de ritkán elégséges a meggyőzéshez. Elengedhetetlen, hogy az előadó hasson a hallgatóság érzelmeire is, hogy el tudja adni az üzenetet. A változásokhoz ugyanis az érzelmeken át vezet az út. A kiváló előadók tiszta üzeneteket kommunikálnak és szenvedélyesek. Érzékeltetik mondanivalójuk fontosságát és aktivitásra bírják a hallgatóságukat. És éppen ezt az aktivitás szeretnénk elérni, hogy aktivitásra késztessük a partnert. Vegyen! Vegye meg gondolatainkat, szolgáltatásunkat vagy termékünket! Ennél fogva minden prezentáció értékesítés is egyben, a fentiek értékesítése.

A lényeg: mit értékesítünk?

Az előadó legfontosabb feladata annak átgondolása, mit is értékesít. Milyen változást szeretne elérni partnerénél? Mi szükséges ennek a változásnak az eléréséhez?

Első lépésként, még mielőtt megnyitja a szoftvert (!) a fentieket kell átgondolni. A technikai munka csak a prezentáció céljának és üzeneteinek átgondolása után következhet. Fontos, hogy a technikát üzeneteink erősítésére használjuk, ne a technika használjon minket! A cél és az üzenetek előzetes átgondolása segít végig fókuszban tartani a folyamatot: a vizuális anyag elkészítését és magát az előadást egyaránt.

A fentiek mellett fontos, hogy tervezze a prezentációt interaktívra! Tipikus előadói hiba, hogy kizárólag arra készül az előadó, amiről ő akar beszélni, nem is gondolkodik azon, miről szeretne a hallgatóság hallani – ezzel is láthatatlan falat húzva maga és a hallgatóság közé. Egy profi előadó igyekszik minél előbb kapcsolatba kerülni a közönségével, eléri, hogy a résztvevők aktív részesei a prezentációnak. Nem riad vissza a kérdezéstől – persze csak akkor, ha felkészült.

Dr. Baranyai Attila Vezető tréner Develor Tanácsadó Zrt.