Vállalkozásunk, cégünk életében a jól végzett munka gyümölcse, amikor számlát állíthatunk ki ügyfeleink részére. Ez a gyümölcs azonban sokak számára olykor kicsit savanyú, mert a számla elkészítése állandó gondot okoz. Egy gondosan megválasztott számlázó program sok bosszúságtól megkímélhet bennünket.
Választani azonban nem mindig egyszerű. A legnépszerűbb kereső oldalon, közel jelenleg 102 ezer találatot kapunk a „számlázó program” kifejezésre. Ha nem is mindet, de az első 4-5 oldalig érdemes átböngésznünk a találati listát. (Nem biztos, hogy az első találat takarja a legjobb programot. A jó marketing nem minden esetben egyenlő a jó programmal…)
Mielőtt belevágunk azonban a találatok feldolgozásába, érdemes átgondolnunk miért, és mire szeretnénk használni új számlázó programunkat.
Első lépés: az igények pontos felmérése
Pár fontos kérdés, amit érdemes előre feltennünk magunknak:
1, Hány darab számlát szeretnénk kiállítani évente?
2, Milyen devizanemben kell számláimat kiállítanom? Csak forintban, vagy esetleg más devizanemben is?
3, Egyedül fogom használni a cégen belül? Hány hozzáférésre lesz szükségem?
4, A számlák adatait szeretném online megosztani a könyvelőmmel?
5, Szeretném nyilvántartani melyik számlát fizették ki és melyiket nem?
6, Szeretnék felszólító leveleket készíteni a számlázó programból?
7, Saját gépen futó, vagy webes online programot szeretnék?
8, Szeretnék elektronikus számlát készíteni? Van olyan partnerem, akinek ez elvárása?
9, Szeretnék egyedi külsőt a számláimnak? Szeretném a saját logómat látni rajta?
10, Előleg számla, proforma számla kiállítása szükséges?
11, Kell valamilyen másik programhoz illesztenem a számlázó programot? (pl. CRM)
12, Mennyit szeretnék költeni a programra? Évente, havonta, vagy csak egyszer?
13, Készletmennyiséget kell kezelnem?
14, Vezetek házi pénztárt?
16, Ha van most programom, mi az, ami nem tetszik benne? Milyen egyedi problémára keresek megoldást?
17, Idegen nyelvű számlát kell kiállítanom?
Második lépés: a találatok szűkítése
Ha kérdéseinkre minden válasz adott, nézzük át a lehetőségeket. Soha NE akarjunk egyből egyetlen találatra szűkíteni. Az utolsó körre legalább 3 opciót hagyjunk.
Harmadik lépése: a kiválasztás
Beszéljünk a cégekkel, tisztázzuk a nem egyértelmű kérdéseket, és szerezzünk közvetlen tapasztalatot az ügyfélszolgálat minőségéről.
A programok többsége ki is próbálható. Végső döntésünk előtt töltsük le a próbaverziókat és próbáljunk ki minél több funkciót!
A vásárlás előtt kérjük ki azoknak a kollégáknak a véleményét is, akik a napi szinten fogják a programot használni. Általában más igényeket támaszt egy vezető és az, aki a számlázásért közvetlenül felelős.
Fontos szempont lehet, de soha ne kizárólag az ár alapján döntsünk! Nem biztos, hogy a legdrágább valóban a legjobb program, és óvatosan közelítsünk az ingyenes, vagy feltűnően olcsó megoldásokhoz is.
Ne sajnáljuk a kiválasztásra szánt időt! Egy jó program nem csak a napi munkavégzést fogja egyszerűbbé tenni, de vállalkozásunk pénzügyi folyamataink hatékony központi eleme is lesz.
Horváth Ferenc értékesítési vezető, Dolphin Kft. www.szamlazo.dolphin.hu
