Nyolc tanács, hogyan szervezzünk hatékony meetinget

Egy német felmérés szerint a munkahelyi megbeszélések zöme nem hatékony, plusz stresszt okoz a munkatársaknak ráadásul időrabló is, havonta három teljes munkanap megy el a céges szeánszokra. Összegyűjtöttük a hatékony meeting ismérveit.

Ront vagy javít Magyarország megítélésén a soros EU-elnökség?
Milyen újabb öt év elé néz Karácsony Gergely?
Mi lesz a liberalizmussal Magyarországon?
Online Klasszis Klubtalálkozó élőben Horn Gáborral!

Vegyen részt és kérdezzen Ön is a Republikon Alapítvány kuratóriumának elnökétől!

2024. július 24. 15:30

A részvétel ingyenes, regisztráljon itt!

Kép: PIxabay

A német Personal quaterly című HR-es szakújságban megjelent tanulmányban három német pszichológus egy energiaipari cég 60 munkatársát kérdezte megbeszéléseik hatékonyságáról. A munkatársak átlagosan heti 4 meetingen vettek részt összesen 6 órában, azaz havonta három teljes munkanapot megbeszélésekre pazaroltak. 58 százalékának nem voltak hatékonyak a fejtágítók. Sőt, kifejezetten károsnak ítélték meg. Romlott a munkakedvük, az elvesztegetett idő miatt stresszesebb lett a munkanapjuk. Az első számú zavaró tényező a rossz kommunikáció volt: a tárgytól eltérés, a sztorizgatás, a panaszkodás, a bűnbakkeresés.

Felvetődik a kérdés: Milyen is az ideális meeting? Milyen hibákat kerüljenek el a szervezők? Együttműködő partnerünk, a Monster.hu összeszedte, milyen ismérvek mentén szervezhetünk egy hatékony megbeszélést.

Tisztázzuk a meghívandók körét

A kezdés előtt mindenképpen tisztázni kell az adott meeting témáját, célját, kiváltképp, ha az nem képezi a napi rutin részét. A meeting "levezénylőjének" tudnia kell: mit, milyen időkeretek között szeretne elmondani. Az értekezlet szerkezetének jobb átláthatósága miatt ezért ajánlatos felkészülni, vázlatot készíteni. Ezzel elejét lehet venni a meetingek indokolatlan elnyújtásának.

Fontos a meghívottak körének tisztázása. Rontja az interakciót, elveszi mások idejét, ha olyanok is meghívást kapnak, akiknek nincs közük a témához. Az is rossz, ha olyan kerül szóba, amire a döntéshozó nem kap meghívást

Honnan hová szeretnénk eljutni

Mindemellett fontos szempont a rendszerezettség. Már a meeting elején célszerű tisztázni, honnan, hova szeretnének eljutni a résztvevők. Ennek érdekében a vezető jó, ha az értekezlet alatt írásban rögzíti az elhangzott lényeges momentumokat. Az elhangzott blokkok végén célszerű összegezni, hol tartanak éppen a megbeszélésben.

Meeting bárhonnan: a sürgősségiről és a mosdóból is
A távmunka korában senkit sem lep meg, ha virtuális konferenciát szervezünk, számítsunk azonban arra, hogy nem mindenki ügyel az elhangzottakra. Egy friss felmérés szerint a résztvevők 63 százaléka más tevékenységekkel is foglalkozik.
Egy blokkban maximum 1 óra legyen

A céges meetingek optimális hossza egy óra. A fél órás meeting sok esetben nem elegendő egy-egy téma bővebb kifejtésére. Különösen indokolt esetben lehet szó 3 órás maratoni meeting-ekről. Ám ilyenkor célszerű a meetinget megszakítani óránkénti szünetek közbeiktatásával.

Időzítés, helyszín, segédeszközök

Fontos az időzítés is. Egyesek szerint ideális a hétfő vagy kedd reggel, amikor a munkatársak frissebbek, kipihentebbek. Mások éppen ellenkezőleg, a hét második felére, vagy a munkanap holt idejére eső időszakokat választják. A döntés indoka többnyire, hogy mindenki ilyenkor ér rá. A hét vége felé időzített meeting mellett szól: ilyenkor még a máskor bőbeszédű munkatársak sem bocsátkoznak parttalan szónoklatokba. Ami hiba: ebédidőre vagy a munkanap végére tenni. Előbbi esetben az éhség, utóbbiban a túlóra miatti mérgelődés, az esti programok elcsúszása jelenthet gátló tényezőt.

A helyszín is témafüggő

A meeting helyszínének kiválasztása sokszor a téma függvényében alakul: lehet tárgyaló, irodahelyiség, szálloda hallja, stratégiai megbeszélések esetén akár étterem is. Nagyüzem területén is tartható, ha legalább egy, akár üvegfallal leválasztott helyiség is rendelkezésre áll.

Öt ötlet, hogyan kommunikáljon hatékonyabban!
Vannak emberek, akikből úgy kell kihúzni minden szót, mások órákig csacsognak, mégsem derül ki, mit is akarnak mondani valójában. Megint mások cégen belüli hatalmi játszmákat erőltetnek a többiekre, mások pedig zavarukban inkább hallgatnak. A legtöbb vállalkozásban a kommunikáció távolról sem tökéletes, márpedig a zavarok e téren óriási visszaesésekhez vezetnek a hatékonyságban. Van 5 tippünk, hogy javítsunk ezen!
Kis csapatnak fölösleges a vetítő

A prezentációs eszközök-multimédia, flipchart, vetítő, folyamatábrák - használata színesebbé teheti a megbeszélést. Egyes helyzetekben - például bizonyos termelési folyamatok, tendenciák bemutatásában - nélkülözhetetlen használatuk. Óvakodni kell a kisebb körben zajló céges meetingek "túltechnologizálásától." A prezentációs eszközök túlhangsúlyozása ugyanis egyes helyzetekben fölösleges, sőt nevetséges is lehet.

Személyeskedés, hatalmi játszma

Csökkentheti az értekezlet hatékonyságát, ha a tartalom helyett a csoport önmagával foglalkozik. Ekkor személyeskedés, hatalmi játszmák, egyes tagok fontoskodása, a tárgyhoz nem kapcsolódó hozzászólások kerülnek előtérbe. Ilyenkor érdemes az ülés előtt vagy közvetlenül utána négyszemközt tisztázni a témától eltérítő viselkedés okát és a szükségleteket, valamint a lehetséges, megnyugtató viselkedések módját és az értekezlet vezetésére vonatkozóan felvetődő újító javaslatokat. Sok vezető járatlan a csoportfolyamatok kezelésében. Önismeret, társas készségek, és csoportdinamikai ismeretek szükségesek a zavaró folyamatok kezeléséhez, amelyeket kommunikációs és moderációs tréningeken lehet elsajátítani.

Az értekezlet lezárásához is érteni kell

A meetinget lezárni is tudni kell. A meetinget tartó az esemény végén mindig vegye vissza a szót. Ilyenkor egy rövid visszatekintés formájában érdemes összegezni, hogy a résztvevő felek honnan hová jutottak el. Ilyenkor kell meghatározni az értekezlet eredményeként kialakult tennivalókat, felelősök megnevezésével és határidők felállításával. Az értekezlet végén fontos megemlíteni a következő megbeszélés helyét, pontos idejét, valamint tanácsos a levezető személyét meghatározni. És készüljön a megbeszéltekről jegyzőkönyv, amelyet minden érintett írásban megkap.

 

Hogyan ötleteljünk virtuálisan?
Ki mondta, hogy egy csapat csak akkor tud együtt gondolkodni, ha fizikailag is együtt vannak a tagjai? A távmunka korszakában az ötletelőértekezleteket sem kell az irodában tartani, csak be kell tartani a virtuális brainstorming szabályait, hogy hatékonyak legyünk.

Véleményvezér

Már csak az aluliskolázottaknál dübörög a Fidesz

Már csak az aluliskolázottaknál dübörög a Fidesz 

Már gyurcsányozni sem érdemes.
Hatalmas metrót épít a mindössze 300 ezer lakosú Kolozsvár

Hatalmas metrót épít a mindössze 300 ezer lakosú Kolozsvár 

Világváros lesz Kolozsvárból.
A Facebookon Orbán Viktoron mulatnak

A Facebookon Orbán Viktoron mulatnak 

Nem is volt, de azért megszüntetnék.
Példátlan helyzet, közadakozást kezdeményezett a Bethesda Gyermekkórház, hogy egy műtőjét működtetni tudja

Példátlan helyzet, közadakozást kezdeményezett a Bethesda Gyermekkórház, hogy egy műtőjét működtetni tudja 

Miközben az elit gátlástalanul urizál, már az alapszolgáltatások sem működnek.
Lázár Jánosnak nem megy a Fanta-matek

Lázár Jánosnak nem megy a Fanta-matek 

A Fanta-botrány és a műbalhé.
Magyar Péter szerint egy fideszes képviselő titokban megszavazta az Európai Parlament elnökének a néppárti jelöltet

Magyar Péter szerint egy fideszes képviselő titokban megszavazta az Európai Parlament elnökének a néppárti jelöltet 

Újraválasztották Roberta Metsolát az Európai Parlament elnöki tisztségébe.


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo