Nyolc tanács, hogyan szervezzünk hatékony meetinget

Egy német felmérés szerint a munkahelyi megbeszélések zöme nem hatékony, plusz stresszt okoz a munkatársaknak ráadásul időrabló is, havonta három teljes munkanap megy el a céges szeánszokra. Összegyűjtöttük a hatékony meeting ismérveit.

Mire készülhet a kormány?
Meg lehet még menteni az idei évet az ezer sebből vérző gazdaságban?

Online Klasszis Klub élőben Győrffy Dórával!
Vegyen részt és kérdezze Ön is a közgadászt, egyetemi tanárt!

2025. július 16. 15:30

A részvétel ingyenes, regisztráljon itt!

Kép: PIxabay

A német Personal quaterly című HR-es szakújságban megjelent tanulmányban három német pszichológus egy energiaipari cég 60 munkatársát kérdezte megbeszéléseik hatékonyságáról. A munkatársak átlagosan heti 4 meetingen vettek részt összesen 6 órában, azaz havonta három teljes munkanapot megbeszélésekre pazaroltak. 58 százalékának nem voltak hatékonyak a fejtágítók. Sőt, kifejezetten károsnak ítélték meg. Romlott a munkakedvük, az elvesztegetett idő miatt stresszesebb lett a munkanapjuk. Az első számú zavaró tényező a rossz kommunikáció volt: a tárgytól eltérés, a sztorizgatás, a panaszkodás, a bűnbakkeresés.

Felvetődik a kérdés: Milyen is az ideális meeting? Milyen hibákat kerüljenek el a szervezők? Együttműködő partnerünk, a Monster.hu összeszedte, milyen ismérvek mentén szervezhetünk egy hatékony megbeszélést.

Tisztázzuk a meghívandók körét

A kezdés előtt mindenképpen tisztázni kell az adott meeting témáját, célját, kiváltképp, ha az nem képezi a napi rutin részét. A meeting "levezénylőjének" tudnia kell: mit, milyen időkeretek között szeretne elmondani. Az értekezlet szerkezetének jobb átláthatósága miatt ezért ajánlatos felkészülni, vázlatot készíteni. Ezzel elejét lehet venni a meetingek indokolatlan elnyújtásának.

Fontos a meghívottak körének tisztázása. Rontja az interakciót, elveszi mások idejét, ha olyanok is meghívást kapnak, akiknek nincs közük a témához. Az is rossz, ha olyan kerül szóba, amire a döntéshozó nem kap meghívást

Honnan hová szeretnénk eljutni

Mindemellett fontos szempont a rendszerezettség. Már a meeting elején célszerű tisztázni, honnan, hova szeretnének eljutni a résztvevők. Ennek érdekében a vezető jó, ha az értekezlet alatt írásban rögzíti az elhangzott lényeges momentumokat. Az elhangzott blokkok végén célszerű összegezni, hol tartanak éppen a megbeszélésben.

Meeting bárhonnan: a sürgősségiről és a mosdóból is
A távmunka korában senkit sem lep meg, ha virtuális konferenciát szervezünk, számítsunk azonban arra, hogy nem mindenki ügyel az elhangzottakra. Egy friss felmérés szerint a résztvevők 63 százaléka más tevékenységekkel is foglalkozik.
Egy blokkban maximum 1 óra legyen

A céges meetingek optimális hossza egy óra. A fél órás meeting sok esetben nem elegendő egy-egy téma bővebb kifejtésére. Különösen indokolt esetben lehet szó 3 órás maratoni meeting-ekről. Ám ilyenkor célszerű a meetinget megszakítani óránkénti szünetek közbeiktatásával.

Időzítés, helyszín, segédeszközök

Fontos az időzítés is. Egyesek szerint ideális a hétfő vagy kedd reggel, amikor a munkatársak frissebbek, kipihentebbek. Mások éppen ellenkezőleg, a hét második felére, vagy a munkanap holt idejére eső időszakokat választják. A döntés indoka többnyire, hogy mindenki ilyenkor ér rá. A hét vége felé időzített meeting mellett szól: ilyenkor még a máskor bőbeszédű munkatársak sem bocsátkoznak parttalan szónoklatokba. Ami hiba: ebédidőre vagy a munkanap végére tenni. Előbbi esetben az éhség, utóbbiban a túlóra miatti mérgelődés, az esti programok elcsúszása jelenthet gátló tényezőt.

A helyszín is témafüggő

A meeting helyszínének kiválasztása sokszor a téma függvényében alakul: lehet tárgyaló, irodahelyiség, szálloda hallja, stratégiai megbeszélések esetén akár étterem is. Nagyüzem területén is tartható, ha legalább egy, akár üvegfallal leválasztott helyiség is rendelkezésre áll.

Öt ötlet, hogyan kommunikáljon hatékonyabban!
Vannak emberek, akikből úgy kell kihúzni minden szót, mások órákig csacsognak, mégsem derül ki, mit is akarnak mondani valójában. Megint mások cégen belüli hatalmi játszmákat erőltetnek a többiekre, mások pedig zavarukban inkább hallgatnak. A legtöbb vállalkozásban a kommunikáció távolról sem tökéletes, márpedig a zavarok e téren óriási visszaesésekhez vezetnek a hatékonyságban. Van 5 tippünk, hogy javítsunk ezen!
Kis csapatnak fölösleges a vetítő

A prezentációs eszközök-multimédia, flipchart, vetítő, folyamatábrák - használata színesebbé teheti a megbeszélést. Egyes helyzetekben - például bizonyos termelési folyamatok, tendenciák bemutatásában - nélkülözhetetlen használatuk. Óvakodni kell a kisebb körben zajló céges meetingek "túltechnologizálásától." A prezentációs eszközök túlhangsúlyozása ugyanis egyes helyzetekben fölösleges, sőt nevetséges is lehet.

Személyeskedés, hatalmi játszma

Csökkentheti az értekezlet hatékonyságát, ha a tartalom helyett a csoport önmagával foglalkozik. Ekkor személyeskedés, hatalmi játszmák, egyes tagok fontoskodása, a tárgyhoz nem kapcsolódó hozzászólások kerülnek előtérbe. Ilyenkor érdemes az ülés előtt vagy közvetlenül utána négyszemközt tisztázni a témától eltérítő viselkedés okát és a szükségleteket, valamint a lehetséges, megnyugtató viselkedések módját és az értekezlet vezetésére vonatkozóan felvetődő újító javaslatokat. Sok vezető járatlan a csoportfolyamatok kezelésében. Önismeret, társas készségek, és csoportdinamikai ismeretek szükségesek a zavaró folyamatok kezeléséhez, amelyeket kommunikációs és moderációs tréningeken lehet elsajátítani.

Az értekezlet lezárásához is érteni kell

A meetinget lezárni is tudni kell. A meetinget tartó az esemény végén mindig vegye vissza a szót. Ilyenkor egy rövid visszatekintés formájában érdemes összegezni, hogy a résztvevő felek honnan hová jutottak el. Ilyenkor kell meghatározni az értekezlet eredményeként kialakult tennivalókat, felelősök megnevezésével és határidők felállításával. Az értekezlet végén fontos megemlíteni a következő megbeszélés helyét, pontos idejét, valamint tanácsos a levezető személyét meghatározni. És készüljön a megbeszéltekről jegyzőkönyv, amelyet minden érintett írásban megkap.

 

Hogyan ötleteljünk virtuálisan?
Ki mondta, hogy egy csapat csak akkor tud együtt gondolkodni, ha fizikailag is együtt vannak a tagjai? A távmunka korszakában az ötletelőértekezleteket sem kell az irodában tartani, csak be kell tartani a virtuális brainstorming szabályait, hogy hatékonyak legyünk.

Véleményvezér

A Fidesz az elmúlt öt év költekezését részben forintleértékelésből fedezte

A Fidesz az elmúlt öt év költekezését részben forintleértékelésből fedezte 

Első helyen az ipari termelői árak drágulásában.
Sorra történnek robbanások az orosz árnyékflotta tankerein

Sorra történnek robbanások az orosz árnyékflotta tankerein 

Immár a tengereken is folyik a háború.
Jönnek a Budapest-logós Pride pólók

Jönnek a Budapest-logós Pride pólók 

Az Orbán Viktorral szembeni ellenállás kereskedelmi vetületet kap.
Hadházy Ákos szerint személyenként 80 ezer forintos büntetésre számíthatnak a Pride résztvevői

Hadházy Ákos szerint személyenként 80 ezer forintos büntetésre számíthatnak a Pride résztvevői 

Bár egyetlen gyermeket nem ért sérelem a Pride miatt a résztvevők gigabüntetést kapnak.
Elképesztő nagyságú adófizetői pénzt kapott Áder János alapítványa

Elképesztő nagyságú adófizetői pénzt kapott Áder János alapítványa 

A Fidesz politikusai nem tudják ott hagyni az állami zsíros bödönt.

Info & tech

Cégvezetés & irányítás

Piac & marketing


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo