Onboarding az a folyamat, amely során egy újonnan felvett munkavállaló igazodik a pozíciójához, és megtanulja, hogy hogyan tud hatékonyan működni a szervezeten belül. Sok kihívással kell megküzdeni rövid idő alatt. Segítünk, hogy ezek a folyamatok zökkenőmentesek legyenek munkavállalónak és munkáltatónak egyaránt.

A HR munkatársak általában az idejük negyedét az új munkatársak beléptetésével töltik. A Webexpenses kutatásából az is kiderül, hogy a munkaügyes szakemberek 60 százaléka az eljárás alatti őrült sok papírmunkát érzi a legproblémásabbnak. Íme néhány ok, hogy miért érdemes a hagyományos, manuális felvételi és üdvözlő folyamatokat egyre jobban elfelejteni.

Kép: freestock

A legfontosabb előny, amit elérhetünk, ha ezen a területen is igénybe vesszük az előre „legyártott” megoldásokat, hogy segítségükkel csökkenthető az emberi hibák száma. Egy új munkatárs felvételekor a folyamat elején számos fontos papír, szerződéstervezet jön-megy, itt pedig minden kör újabb hibalehetőség. Mi van, ha valaki nem a legfrissebb verzióval dolgozik? Mi van, ha lefelejtünk egy fontos adatot? A dokumentumok általában oda-vissza pattognak többször is, amíg a munkáltató és munkavállaló minden kis apró részletet helyére nem kalapál, mint például a munkába állás időpontja, a fizetés vagy a próbaidő, stb. Ez több szempontból sem hatékony, a vállalat és a munkavállaló is felesleges órákat, napokat tölt és veszít ezzel a pingpong játszmával. A papírmunka, a kézzel vezérelt folyamat így nem költséghatékony. Helyette viszont erre is vannak már kiváló szoftverek, amelyek segítségével a beléptetési folyamat zökkenő mentesebbé tehető.

A probléma még súlyosabb lehet azon vállalatok számára, akik szezonálisan alkalmaznak több munkatársat, hiszen minél több ember, annál több hibalehetőség és idő szükséges, ráadásul egy rövid idejű közös munkáért. Sokan használ Ilyen időszak a karácsony, vagy nálunk a nyári, balatoni munka. Minden plusz fő egy újabb munkaszerződés, újabb megállapodási körök. Egy bejáratott, online séma sok mellékutat levághat, időt és pénzt is spórolhatunk vele.

Ha megszabadulunk a rengeteg felesleges papírtól, nem csak a hatékonyságot növelhetjük, de a cég ökológiai lábnyomát is csökkenthetjük. Szerencsére egyre több vállalat elkötelezett a papírmentes környezet és munka iránt, és megpróbálja elkerülni a dokumentumok felesleges másolását, mégis még sokan papír alapon küldik, adják át a dokumentumokat a beléptetési folyamat során. Pedig a folyamat digitális útra terelésével és automatizálásval, digitális vonalra terelésével időt és pénzt is megtakaríthatunk.

Végül, de nem utolsó sorban pedig azt is meggyorsíthatja egy jól kidolgozott rendszer, hogy az új kolléga valóban hasznos munkát kezdjen végezni. A cégek gyakran elfelejtik a beléptetéssel kapcsolatos feladatok között a munkavállaló felkészítését. A munkáltatóknál legtöbbször az előzetes felkészülés kimerül abban, hogy előkészítik az asztalt, széket, a laptopot, a telefont, ennél azonban több kellene. Hiszen a vállalati kultúra, a cég szervezeti rendszere a munkaszerződéssel még nem kúszik az új munkatárs fejébe. A technológia ebben is segíthet: a rendszer várhatja az először belépő kollégát egy üdvözlő üzenettel, majd végigvezetheti a folyamatok bemutatásán úgy, hogy addig nem engedi továbblépni, amíg minden alapot meg nem tanult. Ezzel rengeteg terhet levehetünk a betanításért felelős személyről és megspórolhatjuk azt is, hogy állandóan újra nyomtatott, módosított szabályzat- és folyamatleírás kötetek tucatjai végezzék a szemétben.

Egy ilyen rendszer egyébként abban is segíthet, hogy az új ember cégről szerzett első benyomásai olyanok legyenek, ahogy mi azt elterveztük, és ne az esetleg éppen rosszkedvű „mentor” határozza meg a kialakuló képet. A száraz, vállalati tények, szervezeti információk mellé beépíthetünk kellemesebb tanácsokat is, hol lehet kávézni, merre találhatóak ebédidőben a jó éttermek, stb. Ezek minden új belépőnek fontosak, és általánosan bárkinek, területtől, munkakörtől függetlenül hasznosak is.