Mit tegyünk, ha nincs meg a számla a könyveléshez?

Nyolc évig kell megőrizni a könyvviteli elszámolást és az összes azt igazoló bizonylatot. Ha elveszik, sem kell kétségbe esni, gyakorlatilag minden korábbi számla helyreállítható, csak tudni kell hogy mire ügyeljünk.

Nyolc évig őrizni kell a bizonylatokat - de mi van, ha nincsenek meg? - Kép: Pixabay

A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus és részletező nyilvántartásokat is) legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A bizonylatok elvesztésének, megrongálódásának tényéről a társaság vezetésének olyan jegyzőkönyvet kell felvennie, amelyben fajtánként rögzítik az elveszett, megrongálódott bizonylatok megnevezését, keltét, sorszámát, azt, hogy a bizonylatot milyen gazdasági eseményről állították ki, milyen értéken, a bizonylatot milyen főkönyvi számlára könyvelték stb - írta Sinka Julianna okleveles adószakértő az Adó Online-on megjelent cikkében.

A szóban forgó jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell azokat a körülményeket is – a tényszerűeket és a feltételezetteket egyaránt, amelyek a bizonylatok elveszéséhez (esetleg megrongálódásához) vezettek, továbbá azokat a feladatokat is, amelyeket az érintett társaságnál a bizonylatok pótlása érdekében feltétlenül meg kell tenni. Ha tehát a számla elveszett, akkor az eltűnését bizonyítani kell.  A fent említett jegyzőkönyvnek ezért - ha a posta a ludas a dologban – része a postára adás bizonyítéka (ajánlott feladóvevény, tértivevény) is.

A vevő számára a számla hitelesített másolata mellé mellékelni kell a jegyzőkönyvet, így a hiteles számla másolat az adóösszegét hitelesen igazoló dokumentumnak minősül. Az elveszett bizonylatokat sürgősen pótolni kell, a megrongálódott bizonylatokat pedig (ha az lehetséges) helyre kell állítani, ha ez nem lehetséges, akkor pedig azokat is pótolni kell.

Azt a módszert, amellyel a bizonylatokat pótolják, vagy helyreállítják (úgy, hogy az ismét teljes értékűen igazolja azt a gazdasági eseményt, amelyhez kapcsolódik) a társaság vezetőségének kell kidolgoznia, mivel az az adott cég sajátosságaitól is függ.

Kézzel kiállított számlák, hiányzó számlatömbök

Abban az esetben, ha az elveszett számla nyomtatványtömbből származó kézi számla volt, akkor a számlakibocsátónak új számlát kell készítenie új sorszámmal, de természetesen változatlan adattartalommal. Ezen a bizonylaton azt is fel kell tüntetnie, hogy miért kellett a számlát ismételten kibocsátania, a számlatömbben szereplő másodpéldányokat pedig érvényteleníteni kell. Ez látszólag ellentmond annak, amit a polgári perrendtartásról szóló törvény idézett pontjaiban olvashatunk.

E-számla kisokos – segítünk átlátni a szabályokat!
Magyarországon 2004 óta állíthatnak ki és fogadhatnak be elektronikus számlákat a vállalatok. A tavalyi év elején módosult a hazai jogszabályi környezet egy európai uniós irányelv alapján, amelynek célja az elektronikus számlázás megkönnyítése, illetve terjedésének elősegítése. A piaci tapasztalatok azonban azt mutatják, a legtöbb szervezet számára továbbra sem egyértelműek a változtatások, illetve az alapvető követelmények és a lehetőségek. Segítünk!
A számlázóprogrammal kiállított számlákhoz képest azért „mostoha gyerekek” a kézi számlák, mert a kibocsátónál megmaradt példányt a vevő nem használhatná adólevonásra jogosító bizonylatként, hiszen az nyomdailag tartalmazza az - áfa-levonásra nem jogosít- kitételt. Egy cég iratanyagának elvesztésekor természetesen nem csak azok a számlák tűnnek el, amelyeket befogadott, hanem azok is, amelyeket kibocsátott. Ezzel összefüggésben az elveszett számlatömbök, illetve a kézi kiállítású számlák kapcsán fontos tudni, hogy ezek - számviteli törvény szerinti – megőrzési ideje ugyancsak 8 év.

Számlatömb elvesztése esetében érdemes közzétenni - például a Pénzügyi Közlönyben, napilapokban - a számlatömb tulajdonos cég nevét, székhelyét és az elveszett számlatömb sorszámát, továbbá az érvénytelenítés napját. (Ezzel azt a kínos meglepetést is elkerülhetjük, hogy mások jogtalanul felhasználják a számlatömböt és a cég nevében számlázzanak.) Ha az elveszett számlatömbben a vállalkozás már állított ki számlát – illetve általában a kézzel kiállított számlák pótlására- ,   a praktikus megoldás az, ha felkeresi vevőit és  hiteles    másolatot kér a vevő példányáról.

Abban az esetben tehát, ha bizonylatok elvesztek, vagy úgy megrongálódtak, hogy nem teljes értékűek, akkor ennek a tényét az adóhatósághoz be kell jelenteni (az adózó lényegében nem a bejelentett helyen őrzi a bizonylatokat, hiszen már nincs mit őriznie az adott időszakra a bizonylatok elveszte miatt). A bejelentéshez célszerű mellékelni a fent már említett jegyzőkönyv egy példányát is. A hiányzó bizonylatok miatt – 1 millió forintig terjedő - mulasztási bírság is kiszabható, az Art. 172.§.(20 a) bekezdésében részletezettek szerint!

A cikket teljes formában itt olvashatja!

Véleményvezér

Lázár János hatalmas öngólja, a betiltott vonatinfó helyére egyre újabb verziók születnek

Lázár János hatalmas öngólja, a betiltott vonatinfó helyére egyre újabb verziók születnek 

A betiltás a digitális világban immár mulatság tárgya.
Semmi nem fog Magyar Péteren

Semmi nem fog Magyar Péteren 

Ezúttal komoly kihívóra lelt Orbán Viktor.
Ha valaki féláron szeretne friss gyümölcsöt csak Bécsbe kell kiugrania

Ha valaki féláron szeretne friss gyümölcsöt csak Bécsbe kell kiugrania 

Hol van már Magyarország egykori olcsósága.
A fideszes oligarcháknak már annyi pénzük van, hogy lebegő luxusvillára is jut Tihanyban

A fideszes oligarcháknak már annyi pénzük van, hogy lebegő luxusvillára is jut Tihanyban 

A luxizás magyar császára nagyot villantott.
Gázra lépett a MÁV, pontosság és tisztaság helyett propaganda

Gázra lépett a MÁV, pontosság és tisztaság helyett propaganda 

A MÁV biztosítja a késést, a sző valódi és átvitt értelmében egyaránt.
Újabb furfangot eszelt ki a kormány a szabad sajtó betiltására Hadházy Ákos szerint

Újabb furfangot eszelt ki a kormány a szabad sajtó betiltására Hadházy Ákos szerint 

Csökken a normativitása a magyar társadalomnak.


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo