A Business Process Outsourcing (továbbiakban: BPO) valamilyen üzleti folyamatnak a kiszervezését jelenti. Minden vállalkozásnak az a célja, hogy a legfőbb tevékenységére tudjon koncentrálni, amiben ez a szolgáltatástípus lehetőséget nyújt. Azokat az üzleti folyamatokat érdemes kiszervezni, amelyek könnyen sztenderdizálhatók és bár fontosak az üzletmenet szempontjából, nem kritikus, hogy a vállalkozás belső hatáskörben tartsa azokat.

Kép: Pixabay

Ilyen tipikus területnek számít többek között az IT, a könyvelés, az adózás vagy a bérszámfejtés. Mivel ezek egy része elsősorban törvény által megkövetelt határidők és szabványok szerint működik, kisebb hatással vannak a napi folyamatokra. A tervezés és a napi információk – amiket egy kontrolling osztály biztosít – többnyire az adott cégre szabottak és a legtöbb esetben házon belül kell, hogy a döntéshozók rendelkezésére álljanak, ezért kevésbé tipikus, hogy kiszervezésre kerülnek.

Az üzleti tevékenységek kiszervezésénél fontos figyelembe venni azokat a közvetlen faktorokat, amelyekkel – ha kiszervezi az adott tevékenységet a vállalat – nem kell többet számolnia:

• Bérköltség, plusz juttatások (iroda, IT költségek, házon belüli költségek stb.)
• Munkavállalók tréningje, menedzsmentje, HR- költsége
• Büntetések, kamatok, amelyek a nem megfelelő szakértelemből származhatnak.

• Extra idő – olyan extra ideje szabadul fel ilyenkor a cégeknek, amelyet üzleti stratégiájuk építésére, vagy akár további üzlet- és ügyfélszerzésre fordíthatnak.

• Szakértő csapat – a kiszervezés során a cégek folyamatai képzett szakemberek kezébe kerülnek. Ezt úgy képzeljük el, mintha ésszerű ráfordítások mellett, magasan kvalifikált, sokéves tapasztalattal rendelkező alkalmazottaink lennének, akik tisztában vannak a korszerű technológia adta lehetőségekkel.

• Kockázatok megosztása – egyes vállalatoknál előfordulhat, hogy a szakértelem hiányzik vagy nem tud folyamatosan rendelkezésre állni, ami azért veszélyes,

  Outsourcing újrafogalmazva

  Az outsourcing vagy kiszervezés nem új keletű üzleti modell, de a létjogosultsága a mai napig nem csökkent. Sőt! Egyre több vállalat dönt úgy, hogy az üzleti folyamatait támogató alaptevékenységeket házon belül létrehozott tudásközpontra vagy külső, a feladat – olcsóbb – ellátására specializálódott cégre bízza.

  mert nem képes elég gyorsan és kielégítően reagálni törvényi változásokra, így az esetleges büntetések kockázata is növekszik. Fontos tehát, hogy az egyes üzleti folyamatok kiszervezése során a vállalat megosztja a kockázatot a szolgáltatóval.

• Tanácsadás – a napi folyamatok mellett, adódhatnak olyan helyzetek, amikor üzleti döntéshozatal előtt áll egy cég. Ilyenek lehetnek például a terjeszkedés, bővülés vagy akár a költségcsökkentés. Egy külföldi központ által vezetett cég terjeszkedésénél is érdemes a BPO szolgáltatást választani, mivel egy helyi apparátust, jogi és szabályozási környezetet kell ismernie a cégnek. A szolgáltató viszont amennyiben regionálisan is kiterjedt hálózattal rendelkezik, leveheti az ismeretlen feltérképezésének terhét az ügyfél válláról.

• Kötelező fejlesztések alóli tehermentesítés – Ilyen aktuális fejlesztési kihívás például könyvelőrendszereknek a NAV Online Számlarendszeréhez való bekötése. Ebben az esetben is a szükséges interfész fejlesztések elvégzése a szolgáltatót terheli.

  Az utóbbi évek legnagyobb vállalati kihívása egyértelműen a kapacitásmenedzsment. Az ügyfelek outsourcing iránt való érdeklődése töretlen, ettől függetlenül a hatékonyság és eredményesség elvárt a szolgáltatótól.

  A szolgáltatást csak úgy lehet szinten tartani és egyre jobbá tenni az ügyfelek számára, ha maga a szolgáltató is fejlődik a technológiában és a HR-folyamatokban, ezért ahol lehetséges, meg kell próbálni automatizálni a folyamatokat. Természetesen nyitottság kell arra, hogy a munkát megosszuk és gépesítsük, amihez pontos szervezés, edukáció és folyamatos menedzsment szükséges, de hosszútávon biztosan megtérül, mivel a jövő az automatizálásban rejlik.