A Covid miatti hirtelen távmunkára való átállás gyakran jelentős hatékonyságnövekedést eredményezett az egyéni munkavégzésben. Ugyanez azonban nem mindig mondható el a csapatmunkáról, amint azt bárki megerősítheti, aki már átélt néhány akadozó, vég nélkülinek tűnő Zoom megbeszélést. Az otthonról dolgozó alkalmazottak gyakran érzik magukat elszigetelve és elszakítva a csapatuktól, így nem meglepő, hogy a legtöbben nem akarnak a jövőben teljes munkaidőben otthonról dolgozni.
A kollaboratív munkakörnyezet bizonyítottan elősegíti a csapattagok közötti ötletelést, innovációt és kapcsolatteremtést, emellett javíthatja a vállalati kultúrát és a munkavállalói élményt is. Ezt felismerve a munkavállalók igyekeznek agilisabb és együttműködőbb munkaterületeket kialakítani az alkalmazottak számára, ugyanakkor figyelembe veszik azt is, hogy a munkavégzés helyét illetően egyre nagyobb rugalmasságot várnak el az irodisták.
Mivel a központi irodák átalakítása időt és pénzt igényel és a mai bizonytalan gazdasági környezetben mindkettő luxuscikknek számít, a vállalatoknak kézenfekvő lehetőség a flex (rugalmas) irodaszolgáltatókkal való együttműködés.
A flex irodák előnyei közé tartozik a gyors beköltözés (sok közülük már másnap használatba vehető), a berendezési és üzemeltetési költségek hiánya, valamint a rugalmas bérleti feltételek. A New Work "iroda a felhőben" szolgáltatása például lehetővé teszi a bérlők számára, hogy akár felére csökkentsék a bérelt terület méretére vonatkozó kötelezettségvállalásukat és a különösen kihasznált időszakokban alkalmi jelleggel növeljék irodaterületüket.
A rugalmas irodák használatának másik előnye lehet az elhelyezkedésük. Míg a vállalati központok a város egy konkrét részén találhatók, ami nem feltétlenül vonzó minden alkalmazott számára, addig a rugalmas irodák szolgáltatói általában egy városon belül több irodát üzemeltetnek, amelyekhez a bérlők mind hozzáférhetnek. Az, hogy a csapat különböző helyszínek közül választhat, még azokat a csapattagokat is ráveheti arra, hogy az irodába jöjjenek, akik nem szívesen hagyják el otthonukat. Mindemelett csökkenhet az utazással töltött idő, ami nemcsak a munka és a magánélet jobb egyensúlyát teremti meg az alkalmazottak számára, hanem végső soron a csapat karbonlábnyomát is csökkenti. Továbbá a rugalmas irodák általában mindenre kiterjedő kényelmi és kiegészítő szolgáltatásokat kínálnak, ami szintén hozzájárul a jobb munka-magánélet egyensúlyhoz.
Fontos megjegyezni, hogy az együttműködés nem csak ugyanazon csapat tagjai és a különböző vállalati részlegek között, hanem a munkahelyszínek között is létrejöhet. Ezért ma már nemcsak a munkarendeknek kell hibridnek lennie, hanem a munkaterületeknek is. Egy irodahelyiségnek képesnek kell lennie arra, hogy integrálja a más helyszínekről érkező embereket (például a megbeszéléshez virtuálisan csatlakozó munkatársakat), ezért elengedhetetlen, hogy a cégek technológia-orientált teret biztosítsanak alkalmazottjaik számára.
Co-working vagy rugalmas irodák?
Sokan automatikusan egynek tekintik az együttműködő munkaterületeket a co-working irodákkal, a hagyományos co-working irodákban azonban különböző vállalatok alkalmazottai osztoznak ugyanazon a téren. Persze ez is inspirálhatja az együttműködést, különösen a kisebb cégek esetében, de a legtöbb vállalat inkább a saját alkalmazottai közötti együttműködés maximalizálására összpontosít.
Szerencsére a rugalmas irodák manapság már túlmutatnak ezen. Miközben még mindig vonzó környezetet biztosítanak az egyéni vállalkozók és a kisvállalkozások számára, a nagyvállalati ügyfelek igényeit is készek kielégíteni, rugalmas feltételek és sokféle kényelmi szolgáltatás biztosításával.
