A számlák elektronikus archiválására vonatkozó korábbi szabályozást az elektronikus számlázás széles körű elterjedésének egyik fő gátjának tartották, elsősorban annak bonyolultsága miatt. Éppen ezért nagy várakozás előzte meg az új, július elsején hatályba lépett szabályokat, melyekhez az adóhatóság és a szakma képviselői is komoly reményeket fűztek.

Nem véletlenül, hiszen a korábban is használt alapelvek megőrzése mellett az új szabályozás számos könnyítést tesz lehetővé. Például az új szabályok szerint többé már nem kötelező az időbélyegző használata a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentumok esetében.

Kép: Pixabay

A nyár óta hatályos szabályozás szélesítette az archiválási lehetőségek körét is, melyek az új szabályok szerint a következők:

• fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum saját vagy bizalmi szolgáltató általi archiválása;
• archiválás zárt rendszeren keresztül;
• EDI-ben történő archiválás;
• hash-kóddal együtt történő archiválás.

A zárt rendszerben történő archiválást elméletileg lehetővé tette a korábbi archiválási rendelet is, ugyanakkor ennek használata egy akkreditált szervezet előzetes minősítéséhez volt kötve. Mivel ilyen szervezet nem működött Magyarországon, ezért ezt az archiválási megoldást a gyakorlatban korábban nem alkalmazták. Az új szabályok nem támasztanak ilyen megkötéseket, ezért jelenleg lényegében bármilyen zárt rendszer megfelelhet az archiválásra, amely képes teljesíteni a rendeletben elvárt alapvető követelményeket. „Az új szabályozás azonban nem tér ki a zárt rendszer megfelelőségének részletszabályaira, másrészt ezen a téren kialakult gyakorlat sem érhető még el, így számos értelmezési kérdés merülhet fel, amelyeket egy konkrét rendszer kialakítása során mindenképpen vizsgálni szükséges” – mutatott rá Schütt Attila a Deloitte adó- és jogi osztályának menedzsere.

Nagy újítás a hash-kóddal történő archiválás lehetősége is, ugyanakkor ez is egy olyan pontja a szabályozásnak, ami kialakult gyakorlat és tapasztalat hiányában alkalmazási kérdéseket vethet fel – például, hogy ez alapvetően csak a számlakibocsátók szempontjából lehet-e releváns opció a számlák megőrzésére, hiszen ők szolgáltatnak online adatot a számlákról, ami a hash alkalmazásának előfeltétele.

“Az elektronikus archiválás szabályai az egyszerűsödés irányába mozdultak el, viszont bármilyen új és hosszú távon költséghatékony módszer alkalmazása alapos felkészülést és odafigyelést kíván meg az adózók részéről. Annak érdekében tehát, hogy a kötelezettek minél egyszerűbb, hatékonyabb módon tudjanak megfelelni a követelményeknek, ajánlott a meglévő rendszerek felülvizsgálata, az elérhető alternatívák részletes megvizsgálása, és szükség esetén a hatósággal történő előzetes egyeztetés” – tette hozzá Tancsa Zoltán a Deloitte adó- és jogi osztályának partnere.