hirdetés

Jön a GDPR: az ügyvédeknek is fel kell készülniük

A tavaly életbe lépett ügyvédi törvény számos változása előnyös lehetőségeket kínál például a papíralapú dokumentumok digitalizálására, azonban mindez új kötelezettségekkel is jár például az iratkezelés és az IT biztonság területén is.
hirdetés

„Az ügyvédi törvény szerint szabályozottabb lesz a dokumentumok megőrzési kötelezettsége, amit ráadásul már a GDPR-nek megfelelően kell végeznie a jogászoknak. Kevésbé ismert, hogy amennyiben egy vállalat jogtanácsost alkalmaz, akkor a megbízó cégnek kell biztosítania a dokumentumok megfelelő módon történő kezelését, archiválását.  Azonban nem csupán a jogászoknak, hanem tulajdonképpen minden szervezetnek érdemes átgondolnia a dokumentumkezelés jövőbeni rendjét. Ha biztosra akarnak menni, érdemes megfontolni az e-archiválás bevezetését” – mondta el Varga Viktor e-aláírás- és hitelesítési specialista, a NETLOCK Kft. adatbiztonsággal foglalkozó szakembere. A vállalat tapasztalatai azt mutatják, hogy a dokumentumok megőrzésével és a digitálisan kezelt adatok biztonságával kapcsolatban komoly kihívásokkal néz szembe a jogi szakma.

Kép: Pixabay

„Papíron” nehezebb lesz megfelelni

A irat- és dokumentumkezelés szabályozásának szempontjából fontos, hogy a törvény alapvetően kétféle dokumentumot különböztet meg. A nem selejtezhető dokumentumok esetén a megőrzés korlátlan ideig szükséges, ekkor a hosszú távú elektronikus archiválás a legbiztosabb megoldás. Egyéb papíralapú dokumentum ügyvéd vagy kamarai jogtanácsos általi digitalizálása esetén az eredeti papírdokumentumot 5 évig, a digitálisan archivált dokumentumot 10 évig kell tárolni. Fontos, hogy a jogszabályokból adódó megőrzési idő lejárata, személyes adatokat tartalmazó dokumentumok esetében egyben a törlési kötelezettség időpontja is, és ha nincs ellenkező megállapodás, a megőrzés a GDPR alapján nem folytatható tovább, mert nincs rá jogalap.

Banánhéjak az aknamezőn – családi vállalkozások is nagy összegre büntethetők
Bizonyára sokan hallottak már az Európai Unió adatvédelmi rendeletéről és arról, hogy 2018. május 25-étől alkalmazandóak az új szabályok, amelyek nemteljesítése esetén komoly, akár 20 millió Euró vagy azt meghaladó összegű bírsággal számolhatnak az adatkezelést végzők. Az azonban a közvélemény számára egyáltalán nem ismert, hogy a szabályozás a családi vállalkozásoktól és egyéni vállalkozóktól kezdve a nemzetközi nagyvállalatokig mindenkire kiterjed.
A papírdokumentumok esetén lényegesen körülményesebben tudnak majd az érintettek megfelelni mindennek. A digitális dokumentumok szabályszerű kezelése, titkosítása, megőrzése, megsemmisítése vagy a hozzáférők körének korlátozása lényegesen egyszerűbb feladat, mint a papíron tároltaké. A elektronikus archiválás pedig sokat segíthet mindebben.

Hosszú távon az e-archiválás lehet a legjobb megoldás

A NETLOCK tapasztalatai azt mutatják, hogy a jogi szektorban az elektronikus archiválást végzők száma elhanyagolható. „Ahhoz, hogy valaki maga végezze a digitalizálást és megőrzést, célszoftvert kell vásárolnia, és szüksége van időbélyeg-szolgáltatásra is. Másik megoldásként az egész probléma egyszerűen rábízható egy erre szakosodott szolgáltatóra az elektronikus archiválás szolgáltatásként történő igénybevételével. Úgy látjuk, a jogi szakma szűk elitje lépett csak a digitális evolúcióban, és terelte át a papíron zajló folyamait a digitális világba. Éppen ezért a következő időszakban erős növekedést várunk ezen a területen” – tette hozzá a szakember.  A hitelesmásolat-készítéssel a papíralapú dokumentumok megsemmisíthetőek, nem szükséges az irattárak fenntartása. Ez igaz a korábban készült dokumentumokra is. Mindezzel nem csupán jelentős költségcsökkenés érhető el a tárolási és nyomtatási költségek leszorításával, de gyorsulhat a munka is, hiszen minden dokumentum elérhető, visszakereshető lesz pár kattintással.

5 GDPR-tipp az alapvető IT-védelem biztosítására
A szakember szerint a jogszabályokból kiolvasható, hogy az előírásoknak való megfeleléshez az IT biztonság terén is megéri most lépni. Bár egységes útmutató nem adható, de műszaki oldalról legalább a következőre érdemes lehet figyelni:
Friss operációs rendszer

A Windows XP már nem frissül automatikusan, adatvédelmi szempontból használata már aggályos lehet, legalább Windows 7 vagy annál frissebb rendszer javasolt.

Rendszeresen frissített víruskereső

Ez biztosíthatja az alapvető adatvédelmet.

Merevlemez titkosítása

Az irodai gépeket, laptopokat is érdemes ellátni merevlemez-titkosítással, így ha egy esetleges betöréskor ellopnák a számítógépeket, megelőzhető, de legalábbis az esélye jelentősen csökkenthető egy adatvédelmi incidensnek.

PIN-kódos pendrive használata

A hordozható adattárolók esetén azok nyilvántartása és a titkosításuk is fontos. Ma már könnyen beszerezhetőek titkosított, jelszóval védett pendrive-ok is.

Rendszeres adatmentés

Fontos, hogy a kezelt adatokról rendszeresen másolat készüljön. Ezeket a mentéseket titkosított adathordozón kell tárolni, és az adathordozót elzárni. Az adatmentésre ma már számos kitűnő és biztonságos szolgáltatás létezik, amelyek segítségével akár automatikusan, távoli szerverek használatával készül mentés a céges adatokról.

hirdetés

Véleményvezér

Demarkációs vonal lesz az ukrán háború vége

Demarkációs vonal lesz az ukrán háború vége

Az orosz és az ukrán hadsereg láthatóan nem bír egymással.
Az adócsökkentés kormánya élen az adóemelések európai listáján

Az adócsökkentés kormánya élen az adóemelések európai listáján

A választások előtt fedezet nélkül kiszórt költségvetési milliárdok árát most fizetjük meg. A Pénzügyminisztérium gyakorlatilag átalakult adóemelési üzemmé.
Az értelmetlen dúlás háborújává fajul az orosz-ukrán konfliktus

Az értelmetlen dúlás háborújává fajul az orosz-ukrán konfliktus

Egy víztároló gátja pusztult el Ukrajnában, aminek következményeként 10 Balatonnyi víznek kell pár óra alatt lefolynia a Dnyiprón.
Ciki, ekkorát még nem bukott a Nemzeti Fogyasztóvédelmi Hatóság

Ciki, ekkorát még nem bukott a Nemzeti Fogyasztóvédelmi Hatóság

Közel 300 millió forintos pert vesztett a Nemzeti Fogyasztóvédelmi Hatóság a Ryanairrel szemben. Az ítélet jogerős.
Elszabadultak a lángosárak

Elszabadultak a lángosárak

A nyaralás kedvenc népi eledelének ára elképesztő magasságokba emelkedett.
Elrettentő példaként került Magyarország óriásplakátra Lengyelországban

Elrettentő példaként került Magyarország óriásplakátra Lengyelországban

Rettenetes nagyot fordult a magyar külpolitika az elmúlt években. Az Orbán-kormány egykori csúcsteljesítménye a Visegrádi Négyek együttműködésben ma már kakukktojásnak számítunk.


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo