„Az ügyvédi törvény szerint szabályozottabb lesz a dokumentumok megőrzési kötelezettsége, amit ráadásul már a GDPR-nek megfelelően kell végeznie a jogászoknak. Kevésbé ismert, hogy amennyiben egy vállalat jogtanácsost alkalmaz, akkor a megbízó cégnek kell biztosítania a dokumentumok megfelelő módon történő kezelését, archiválását.  Azonban nem csupán a jogászoknak, hanem tulajdonképpen minden szervezetnek érdemes átgondolnia a dokumentumkezelés jövőbeni rendjét. Ha biztosra akarnak menni, érdemes megfontolni az e-archiválás bevezetését” – mondta el Varga Viktor e-aláírás- és hitelesítési specialista, a NETLOCK Kft. adatbiztonsággal foglalkozó szakembere. A vállalat tapasztalatai azt mutatják, hogy a dokumentumok megőrzésével és a digitálisan kezelt adatok biztonságával kapcsolatban komoly kihívásokkal néz szembe a jogi szakma.

Kép: Pixabay

„Papíron” nehezebb lesz megfelelni

A irat- és dokumentumkezelés szabályozásának szempontjából fontos, hogy a törvény alapvetően kétféle dokumentumot különböztet meg. A nem selejtezhető dokumentumok esetén a megőrzés korlátlan ideig szükséges, ekkor a hosszú távú elektronikus archiválás a legbiztosabb megoldás. Egyéb papíralapú dokumentum ügyvéd vagy kamarai jogtanácsos általi digitalizálása esetén az eredeti papírdokumentumot 5 évig, a digitálisan archivált dokumentumot 10 évig kell tárolni. Fontos, hogy a jogszabályokból adódó megőrzési idő lejárata, személyes adatokat tartalmazó dokumentumok esetében egyben a törlési kötelezettség időpontja is, és ha nincs ellenkező megállapodás, a megőrzés a GDPR alapján nem folytatható tovább, mert nincs rá jogalap.

A papírdokumentumok esetén lényegesen körülményesebben tudnak majd az érintettek megfelelni mindennek. A digitális dokumentumok szabályszerű kezelése, titkosítása, megőrzése, megsemmisítése vagy a hozzáférők körének korlátozása lényegesen egyszerűbb feladat, mint a papíron tároltaké. A elektronikus archiválás pedig sokat segíthet mindebben.

Hosszú távon az e-archiválás lehet a legjobb megoldás

A NETLOCK tapasztalatai azt mutatják, hogy a jogi szektorban az elektronikus archiválást végzők száma elhanyagolható. „Ahhoz, hogy valaki maga végezze a digitalizálást és megőrzést, célszoftvert kell vásárolnia, és szüksége van időbélyeg-szolgáltatásra is. Másik megoldásként az egész probléma egyszerűen rábízható egy erre szakosodott szolgáltatóra az elektronikus archiválás szolgáltatásként történő igénybevételével. Úgy látjuk, a jogi szakma szűk elitje lépett csak a digitális evolúcióban, és terelte át a papíron zajló folyamait a digitális világba. Éppen ezért a következő időszakban erős növekedést várunk ezen a területen” – tette hozzá a szakember.  A hitelesmásolat-készítéssel a papíralapú dokumentumok megsemmisíthetőek, nem szükséges az irattárak fenntartása. Ez igaz a korábban készült dokumentumokra is. Mindezzel nem csupán jelentős költségcsökkenés érhető el a tárolási és nyomtatási költségek leszorításával, de gyorsulhat a munka is, hiszen minden dokumentum elérhető, visszakereshető lesz pár kattintással.