hirdetés

Itthon csak vágyálom a papírmentes iroda

Sokszor halljuk, hogy milyen jó lenne egy papírmentes irodában dolgozni, ahol már minden információ elektronikus formában érhető el, és egyre többen próbálkoznak is ennek kialakításával, de sajnos úgy tűnik, eddig eredménytelenül. A valóság ugyanis az, hogy hiába érkeznek az e-számlák és minden fontos adat e-mailben, a legtöbb irodában a papírok uralkodnak, hiszen legalább egy példányban kinyomtatjuk a fontosabb dokumentumokat. Ennek következménye pedig az, hogy még mindig inkább a papíralapú adattárolás működik hazánkban, mintsem az elektronikus – világít rá a Fellowes megbízásából készített friss adatvédelmi kutatás. 
hirdetés

A Fellowes a hazai kkv szektor adatvédelemmel kapcsolatos szokásait mérette fel a Szinapszis Piackutató Intézet segítségével. A mintában 200 hazai 10-249 főt foglalkoztató kis- és középvállalatok tulajdonosai vagy felső vezetői vettek részt. A kutatás a cégek GDPR felkészültsége mellett arra is rákérdezett, hogy a digitális vagy a papíralapú adatvédelem az elterjedtebb-e és mit tesznek a biztonságos adatkezelés érdekében.

A felmérésből egyértelműen kiderült, hogy a cégek döntő többségénél (79%) a papíralapú iratkezelés működik. A vállalatok 81%-ánál jellemző az a szokás, hogy az elektronikusan küldött számlákat, szerződéseket, akár az önéletrajzokat is kinyomtatják, így a papíralapon és elektronikus formában is tárolt adatok aránya átlagosan 31% és mindössze a megkérdezettek 21%-a tárolja csak elektronikus formában az értékes iratokat.

Kerüld a papírt! - Kép: SXC

A kutatás azt is vizsgálta, hogy ennek tükrében milyen mértékben készültek fel a májusban életbe lépett GDPR-ra és milyen új eszközöket szereztek be az új adatvédelmi rendelet kapcsán. Ennél a pontnál nem volt érdemi különbség a papíralapú és a digitális adatvédelem között, a cégek a saját felkészültségüket egy ötös skálán 3,6-os és 3,7-es átlagra értékelték, annak ellenére, hogy papíralapon sokkal több dokumentumot tárolunk. Az szintén érdekes, hogy a cégeknek csak a 21%-a szerzett be új készüléket és ők is inkább valamilyen informatikai eszközt vagy szoftvert vásároltak az iratmegsemmisítők helyett, holott, ahogy az előbb is láttuk, az adatoknak csak a 21%-át tárolják elektronikusan. Valószínű, hogy az adatvédelmet kevésbé kötik a papíralapú iratokhoz.

Felelőtlenül és sokat nyomtatnak a hazai cégek
Egy tipikus magyar vállalkozásnál alig tartják számon, hogy melyik munkatárs mit és mennyit nyomtat, az elhasznált papírok mennyiségét pedig nem is lapszámban, hanem doboznyi kiszerelésben mérik, miközben előfordul, hogy az elrontott, de bizalmas szerződések hátoldalát már gyerekek használják rajzolásra.
A GDPR ismeretére vonatkozóan is megkérdezték a résztvevőket és ezekből a válaszokból azt láthatjuk, hogy a cégek 6 %-a az, aki egyáltalán nem hallott az európai, egységes adatvédelmi szabályozásról. Így az talán kevésbé meglepő, hogy a kkv-k ¾-e használ iratmegsemmisítő gépet, ugyanakkor az elmúlt években megnőtt az egyéb megsemmisítési módszerek alkalmazása, mint például az égetés, a zúzás vagy a vizezés (58%).

„Ezek a módszerek egyáltalán nem biztonságosak, sőt még akár balesetveszélyesek is lehetnek” – mondja Kreutz László, az adatvédelemmel is foglalkozó Fellowes Hungary Kft. ügyvezető igazgatója. „Az emberek gyakran négybe tépnek egy dokumentumot, bízva abban, hogy ezzel elvégezték az iratmegsemmisítést. Ez a megoldás sajnos azonban nem jó, ugyanis pont az ellenkezőjét érhetjük el vele. Figyelemfelhívó és könnyedén rekonstruálható az értékes dokumentum. A kutatás egyébként azt is megmutatta, hogy a vállalatok 12%-a szenvedett már el valamilyen kárt az adatokkal való visszaélés miatt. Legyen szó ügyfél-, vevővesztésről, anyagi kárról, versenytársakkal szembeni hátrányról vagy akár a GDPR szankcióiról, mindegyik okozhat hatalmas üzleti kárt egy kkv életében, ezért is tartjuk fontosnak a megfelelő adatkezelést és a biztonságos, iratmegsemmisítővel történő szelektálást.”

Rejtett irodai költségek
Ha az interneten keresgélünk, több ezer olyan cikket és tesztet találunk, amely a gépkocsik, az étrendkiegészítők vagy akár a médiatervezés hatékonyságát vizsgálja, ugyanakkor szinte egyáltalán nincs elérhető elemzés azokról a rejtett vállalati költségekről, amelyek a minden átlagos íróasztalon megtalálható, nap mint nap használt irodai eszközök alacsony hatékonyságából erednek. Pedig egy iroda fenntartási költségei – az irodabérlet, az üzemeltetés és az informatikai rendszerrel kapcsolatos kiadások mellett – jelentősen függnek a megfelelő irodai eszközök és irodaszerek gondos kiválasztásától.
hirdetés

Véleményvezér

Már a kiflit is horroráron adják

Már a kiflit is horroráron adják

A Vakmajom blog követi az egyik budapesti pékségben árult termék árának alakulását, ahol már 350 forintot is elkérnek egy kovásos kifliért.
Nőttek a veszteségadatok az orosz-ukrán fronton

Nőttek a veszteségadatok az orosz-ukrán fronton

A hadseregek átcsoportosítását követően ismét felerősödtek a harci cselekmények Ukrajnában, ami növeli az áldozatok számát.
Megtaláltuk Szijjártó Péter legnagyobb ellenlábasát

Megtaláltuk Szijjártó Péter legnagyobb ellenlábasát

Szijjártó Péter külügyminiszter béke barátja Bagarjaként járja a világot és nem érti, miért nem értik. Az észt miniszterelnök most elmondta.
Duplájára nőtt a túrós tészta ára

Duplájára nőtt a túrós tészta ára

Igazi hungarikum a túrós csusza, nincs olyan magyar ember, aki ne ismerné, ne evett volna. Ára iránymutató.
A Magyar Honvédség főparancsnoka Kijevben tárgyal Zelenszkij ukrán elnökkel

A Magyar Honvédség főparancsnoka Kijevben tárgyal Zelenszkij ukrán elnökkel

Ilyen sem volt még. A magyar állam magas rangú politikusai eddig messze elkerülték Ukrajnát.
Hazaáruló kereső program indult

Hazaáruló kereső program indult

Új magyar nemzeti társasjáték kezdődött. A neve, ki a hazaáruló?


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo