Hogy mit takar az iroda fogalma, az március közepéig viszonylag könnyen körülírható volt, még akkor is, ha cégmérettől, tevékenységtől, kultúrától függően mutatkoztak is különbségek az értelmezésben. Tavasszal azonban nagyot fordult a világ, az otthoni munkavégzés villámgyors térnyerése, a munkavállalói, illetve munkáltatói preferenciák átalakulása pedig nem hagyja érintetlenül az irodákat sem. Bár ma még nem tudjuk, hol és hogyan dolgozunk majd néhány hónap vagy néhány év múlva, az aktuálisan kirajzolódó irányokat Fodor Dániellel, Az Év Irodája verseny főszervezőjével, és Tüzes Imrével, a Profession.hu üzletfejlesztési vezetőjével vizsgáltuk meg.
A közelmúlt
Az irodai állások esetén a járványhelyzet előtt a legtöbb hazai munkahely számára az iroda testesítette meg a munka szó szerint vett terét, ahol a személyes munkaállomások és a szükséges infrastruktúra is a dolgozók rendelkezésére állt. A keresleti munkaerőpiacon a munkavállalói élmény és az otthonosság érzése került az irodák kialakításának, átalakításának középpontjába, így támogatva a kollégák kreativitását, motivációját, elköteleződését.
„Tavaszig a legtöbb munkaadó a lehetőségeihez mérten törekedett arra, hogy dolgozói jól érezzék magukat a munkahelyükön, és minél több időt töltsenek el ott. Így kezdtek mindennapivá válni a barátságosabb légkört teremtő lounge bútorok, babzsákfotelek, pihenőszobák, vagy a közösségépítést segítő helyiségek, a home office pedig még csak kevés vállalatnál volt része a gyakorlatnak” – vázolja a kiindulópontot Fodor Dániel.
És még egy érdekességet kiemel: „A munkahelyekhez való hozzáállás, az irodakép korábban többnyire a vállalatok méretétől függött, vagyis más volt megszokott egy multinál, és más egy KKV-nál. Ma pedig a visszatérést, és a leendő irodák koncepcióját is az határozza meg, hogy magyar vagy külföldi cégről van-e szó. Míg a hazai vállalatoknál a munkavállalók akár már 90 százalékban is a korábban megszokott formában dolgoznak, addig mondjuk egy német központú cég jóval óvatosabban kezeli a kérdést, és csupán a dolgozók csekély százalékának adott zöld utat a visszatérésre, az amerikai leányvállalatok pedig kivárnak, és akár jövő februárig is home office-ból működnek, vagyis a munkahelyhez való viszony erősen jogi kérdéssé is vált.”
Irodahelyzet 2020 nyarán
A Profession.hu nyári felmérésének adatai szerint a válaszadó hazánkban működő cégek 33 százalékának alkalmazottai heti 5 napot dolgoztak otthonról 2020 tavaszán. Heti 1-2 napos home office-t a cégek 7 százaléka, heti 3-4 napos távoli munkavégzést pedig a cégek 16 százaléka rendelt el a veszélyhelyzet idején. Minél nagyobb egy cég, annál magasabb volt a folyamatos távmunka aránya. A cégvezetők 57 százaléka úgy látta, hogy alkalmazottai ugyanúgy teljesítettek otthonról dolgozva, mint korábban, az irodában (500 fő feletti cégek esetében ez az arány jelentősen magasabb, 70% feletti), 18 százalékuk szerint kifejezetten javított a vállalat hatékonyságán a home office.
Jelenleg minden ötödik cég távmunkában dolgozik továbbra is, minden másodiknál pedig megmarad a home office lehetősége. A biztonságos irodai munkavégzéshez a cégek 81 százaléka biztosít dolgozóinak egészségvédelmi felszerelést (maszk, kesztyű, fertőtlenítő), egynegyedük a biztonságos étkezés biztosításával, és szintén egynegyedük a munkaállomások egymástól távolabbra helyezésével igyekszik védeni dolgozóit.
„Az elmúlt hónapok felgyorsították a munkaerőpiac átalakulásának folyamatát. A lezajlott változások vélhetően organikusan is megtörténtek volna, de most a kényszerpálya hatására sok évet léptünk előre az időben. Számos cég éles környezetben próbálhatta ki a vállalati szintű távoli munkavégzést, tudatosabban használnak online kollaborációs eszközöket és a kultúra részévé vált az új működési modell. Mindez alapjaiban írhatja át a korábbi rutinokat és ezzel együtt megváltoztatja az infrastrukturális igényeket is. Az iroda bérlése és fenntartása az egyik legnagyobb költségtétel a cégek számára, így biztosan elsők között gondolják majd újra a szerepét és könnyen előfordulhat, hogy az ingatlanbérlés helyett inkább a távoli munkavégzést fejlesztő technológiai beruházások felé fordulnak” – foglalja össze Tüzes Imre.
Iroda 2.0
Tehát az irodák funkciója valószínűleg már a közeljövőben megváltozik, és sokkal inkább a munkahelyi közösségeket összetartó térré alakulnak át. „A változás egy lassú folyamat, és az ingatlanbérleti szerződések feltételeitől függően valósítható csak meg, akár évek alatt. Most a tervezési szakaszban járunk, amikor sok cég felteszi magának a kérdést, hogy mekkora irodára van valójában szüksége, kell-e neki egyáltalán iroda, és ha igen, akkor annak mi lesz a feladata a jövőben. Bár sokaknál az elsődleges szempont a költségcsökkentés, ugyanakkor a biztonságos munkavégzés feltételei sem hagyhatók ki a számításból, amelyek viszont továbbra is megkívánják a tágas tereket” – hívja fel a figyelmet Fodor Dániel.
A szakértő szerint a jövő vélhetően az egyedi megoldásoké lesz. Az irodák újbóli felosztása, a terek megnyitása, azok átrendezése sokaknál várható. Ahogyan a szabadon foglalható, nem pedig névre szóló munkaállomások trendje is garantáltan erősödik majd, de emellett egészen újszerű konstrukciók is napvilágot látnak. Van, aki például az irodaterének egy részét tervezi megszüntetni, és egyes tevékenységeit egy közösségi irodába helyezi át. A legrugalmasabbak pedig az agilis, vagyis bármikor könnyen változtatható iroda mellett teszik le a voksukat, ahol a mobilis falak és bútorok egyaránt az aktuális igényekhez igazíthatók.
„Fontos, hogy a fentiekhez hasonló nagy változások bevezetése előtt mindenképpen mérjük fel a munkavállalók igényeit, az átalakításokat pedig folyamatosan kommunikáljuk a munkatársak felé, hogy mindenki elégedett lehessen a végeredménnyel” – teszi hozzá Tüzes Imre.
