A pályázati dokumentációkban meghatározott követelményrendszer, vizsgálati elvek, eljárások, ellenőrzési módszertan betartása alapvető fontosságú. A támogatási projekthez az elszámolások során a pénzügyi beszámolót formailag, tartalmilag a jogszabályok által előírtak szerint kell benyújtani. Előfordulhat, hogy a projekt elszámolási rendjére vonatkozóan elkülönített nyilvántartási kötelezettséget írnak elő, az ennek való megfeleltetést a könyvelésben rögzíteni kell. (A pályázatokat úgy várják már a kkv-k, mint a gyerek a karácsonyt.)
Biztosítani kell, hogy az elszámolásra benyújtott tételek megfelelnek az általános számviteli bizonylati és kapcsolódó adójogszabályi előírásoknak. Hogy ez biztosan így legyen, célszerű, hogy a számviteli szolgáltató vagy adótanácsadó a költségelszámolások alapjául szolgáló számlákat alaki és tartalmi szempontból ellenőrizze, és csak ilyen bizonylat kerüljön kifizetésre, illetve benyújtásra a pályázati elszámolás során – figyelmeztet Héhn Miklós, az RSM-DTM számviteli üzletág vezetője legfrissebb blogbejegyzésében.
A szállítói szerződések, a teljesítésigazolások és a számlák összhangját sem árt biztosítani. Általánosságban elmondható, hogy csak kifizetett költségeket lehet pályázati elszámolásra benyújtani. A kifizetést hiteles bizonylatokkal kell igazolni és azokat is csatolni kell az elszámolásokhoz. A költségek elszámolására pedig csak a támogatott projekt kezdő és záró dátuma között van lehetőség.
Mit lehet elrontani?
Gyakori hiba, hogy a támogatást nyújtó fél számla kibocsátását kéri a támogatott vállalkozástól. A kapott támogatás nem termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás ellenértéke, így ezzel kapcsolatosan számlát kibocsátani nem lehet. A támogatás elszámolásának bizonylata mindkét félnél a támogatási szerződés, a támogatás folyósításáról szóló értesítés, illetve a kapcsolódó banki bizonylat.
Ha a támogatást kapó vállalkozás áfa levonására jogosult, akkor a támogatás csak a számla nettó összegére vonatkozhat, függetlenül attól, hogy az érintett költségszámla esetében a vállalkozónak csak korlátozott, vagy teljes áfalevonási joga van.
A forgóeszközre kapott támogatást nem lehet halasztott bevételként elhatárolni, mivel a forgóeszközök rövidtávon szolgálják a vállalkozás tevékenységét, egy éven belül elhasználódnak. A beszerzésükhöz kapott támogatás a pénzügyi teljesítés időszakának eredményét növeli.
Amennyiben a visszafizetési kötelezettség nélkül kapott támogatást belföldi vagy külföldi gazdálkodó, illetve külföldi szervezet nyújtja és szerződésen alapul, akkor és csak akkor szabad az eredmény javára elszámolni, ha az a tárgyévhez vagy az azt megelőző üzleti évhez kapcsolódik és a tárgyévi beszámoló mérlegkészítésének időpontjáig pénzügyileg is rendezték.
Amennyiben a költséget, ráfordítást ellentételező támogatás adóhatóságtól, vagy jogszabály által meghatározott szervezettől származik, nem csak akkor lehet elszámolni a tárgyévi eredmény javára, ha a mérlegkészítés időpontjáig befolyik, hanem akkor is, ha eddig az időpontig az igénylése megtörténik.
