Volt már Ön így? Rengeteg tennivaló, értekezlet, tárgyalás, mindennapi operatív feladatok töltik be idejét, s aztán talán egy éppen egy ártárgyalás, vagy cég beszámoló írása közepén bevillan a gondolatai közé, hogy mi is van azzal a kiadott feladattal? Biztos elvégezte a kolléga, vagy talán elakadt, vagy talán elfeledkezett róla, hogy megcsinálja? Jó lenne tudni! Majd napközben megint csak elfeledkezik róla, aztán megint eszébe ötlik, s ez így megy akár három napig. Ha tanácsot szeretnénk adni munkatársaknak, a feladatokról való visszajelzések, tehát a teljesítés jelentések hiánya az egyik biztos módja, hogy elakasszuk, vagy kiszúrjunk a vezetőnkkel. Adott egy feladat, adott egy megbízható, pontos kolléga és mégis problémát okoz Önnek. Miért, mert elmaradt a visszajelzés, így Ön számára nincs elvégezve a feladat ténylegesen. Pörög rajta!
Többféle vezetői eszközzel találkozhatunk megoldásként. Saját feladatlista vagy központi feladatlista felállításával, amelyek jeleznek a határidő lejártával, kiadhatják a titkárnőknek, vagy bevonhatnak bármilyen más asszisztenciát, de mindegyik megoldásnál a vezetőnek kell kontrollálnia, s ez leköti a vezető figyelmét, ahogy pestiesen mondanánk, „náluk van a labda”. A vezetőnek fontos, és nem a munkatársnak, neki kell figyelmét erre pazarolni, s nem a munkatársának, őt dolgoztatják, neki adnak feladatot, s nem Ő dolgoztat, Őt irányítják, még ha nem is tudatosan, s nem Ő irányít. Elakadás, dugulás van a cég információ áramlásában, sőt fordítva van bekötve a rendszer!
Sokszor halljuk, látjuk, hogy a munkatársi felelősségvállalással gondok vannak, vagyis nincs tulajdonosi hozzáállás a részükről. (Pedig a cégen belüli "vállalkozókkal" sokkal hatékonyabb lehet a munka! Kattintson ide, ha érdekli, miért!) De ezen lehet változtatni. Kezdjük el itt, ennél a pontnál! Változtassuk meg!
4 pont, ami segít
Első lépésként, minden kiadott feladatnál adjunk pontos határidőt! Ne feledkezzünk el róla, ne adjunk ilyen választ, hogy ráér, vagy, hogy, amikor lesz időd, vagy jó lesz a jövő héten! Ezt a feladatot kérem elvégezni kedd 10 óráig – például.
Második lépésként tisztázzuk, hogy ha bármilyen elakadás van, Ő jelentkezzen nálunk, akár e-mailben, akár SMS-ben, akár szóban, ha olyan fontos.
Harmadik lépésként vezessük be, hogy ha a feladatot elvégezte akár a határidő előtt, akár határidőre küldjön erről egy visszajelzést, egy kommunikációt, vagyis jelentse, jelezze, hogy a feladat elvégezve!
Utolsó lépésként tegyük ezt az elvárást rutinná, automatikussá, vagy ha másként nem megy kötelező alapelvvé munkatársaink számára. Ja, és legyünk benne magunk is következetesek. Rengeteg fejfájást, időt, akár stresszt takaríthatunk meg!
Pénzes Zsuzsa Comline Budapest Kft.
