A tavaszi fáradtságra mindenkinek van egy-két jó tippje az életmódmagazinoktól kezdve a pszichológusokon át a vitamingyártókig. A Novell szakemberei a hatékony időmenedzsmentben látják a megoldást, amelyben sokat segíthetnek a megfelelően (ki)használt informatikai megoldások.
Vezessük a feladatokat!
A hatékony időmenedzsment első lépése, hogy átlátható listában vezetjük és nyomon követjük a feladatokat. Erre számos különböző platformot találunk, például kifejezetten ilyen célra tervezett számítógépes és mobilos alkalmazások közül is válogathatunk, de a vállalati felhasználásra szánt levelezőrendszerek beépített feladatkezelői is a segítségünkre lehetnek.
Sokan a tervezéssel és a listaírással kezdik a napot, azonban egyesek szerint hasznosabb, ha még a munkanap végén előre megírjuk a másnapi teendőlistát. Ennek köszönhetően gyorsabban indulnak a napjaink, ráadásul este, otthon is jobban ki tudunk kapcsolni, mert „kiüríthetjük” a fejünket, nem érezzük úgy, hogy észben kell tartanunk másnap reggelig a munkához kapcsolódó feladatokat. A kikapcsolódás pedig azért is fontos, mert a legtöbb embernek 7-8 óra alvás szükséges ahhoz, hogy megfelelően tudjon koncentrálni napközben.
Állítsunk fel prioritásokat!
Ha óriási feladathalom tornyosul előttünk, és nem tudjuk, melyik teendővel kezdjünk, hajlamosak vagyunk arra, hogy először a legkönnyebbnek állunk neki. Ez azonban sokszor nem célravezető, ezért érdemes először áttekinteni a fontossági sorrendet. Egy fejlett feladatkezelő eszköz ebben is hatékony segítséget nyújthat.
Tervezzünk és ellenőrizzünk!
Javasolt azt is előre megtervezni, melyik feladatra mennyi időt szánunk, majd ellenőrizni, tartottuk-e a tervet. Ha gyorsabban végeztünk, akkor legközelebb kevesebb időt irányozhatunk elő magunknak az adott munkára. Ha pedig lassabban, akkor célszerű megkeresni a csúszás okát, és optimalizálni.
Ha több dologgal foglalkozunk egyszerre, az rendkívül sokat ront a hatékonyságon, ráadásul egyes kutatások szerint még az agyműködést is károsítja. Tartsuk magunkat a prioritási listához, és haladjunk egyesével! Az időközben beérkezett feladatokat pedig tervezzük be későbbre, amennyiben nem számítanak extra sürgősnek. (Kevesen tudják, de a multitasking a valóságban még az IQ-nkat is csökkenti!)
A legtöbben az e-mailek megválaszolását érzik halaszthatatlannak, pedig a legtöbb üzenet esetében semmiféle kárt nem okoz, ha egy-két órával később reagálnak rá. Érdemes a levelezésre is külön időszakokat betervezni a nap folyamán, így nem borítják fel a napirendünket a beözönlő e-mailek.
Küszöböljük ki a zavaró tényezőket!
Nem csak az e-mailek vonják el a figyelmünket, rengeteg egyéb fölösleges aprósággal el tud menni az időnk. Ha fontos feladatra koncentrálunk, érdemes minél többet kiiktatni ezek közül a zavaró tényezők közül, Például kapcsoljuk ki az azonnali üzenetküldő alkalmazásokat, és amennyiben megengedhetjük magunknak, a kiemelt projektek esetén tegyünk ki „ne zavarj” táblát az ajtónkra, és ne vegyük fel a telefont. Ugyanúgy, ahogyan egy személyes találkozót vagy megbeszélést sem szakítunk félbe egy telefonhívás miatt. Inkább hívjuk vissza ezeket az embereket az erre betervezett időnkben, hogy megtarthassuk a fókuszt a legfontosabb feladatokon.
Használjuk ki az utazással töltött időt!
A legtöbbünk számára legalább fél óra, amíg beérünk a munkahelyünkre. Ezt az időszakot kihasználhatjuk arra, hogy ráhangolódjunk a munkára. Vezetés közben átgondolhatjuk az előttünk álló feladatokat, ha pedig tömegközlekedéssel utazunk, a leveleinket is áttekinthetjük, és az adott iparághoz kapcsolódó híreket is átböngészhetjük. Ha a munkaadónk már bevezette a távmunkához és mobil eszközök biztonságos használatához szükséges megoldásokat, akkor egy-két feladattal már azelőtt végezhetünk, hogy beértünk a munkahelyre, így rendkívül hatékonyan indulhat a nap.
