Adminisztrációs területen 10-30 százalékos költségcsökkentést eredményezhet a robotokkal történő folyamatautomatizálás. A létszámcsökkentés aránya még ennél is nagyobb lehet – derült ki az IFUA Horváth & Partners német nyelvterületen, a pénzügyi szektorban végzett felméréséből.
A közigazgatás hasonló mértékben profitálhat a szoftverrobotok bevezetéséből. Ez az ügyintézés felgyorsítása és a bürokrácia csökkentése mellett az egyre égetőbb munkaerőhiányra is megoldást hozhat.
A robotokkal történő folyamatautomatizálás azt jelenti, hogy emberek helyett speciális szoftverek végeznek el bizonyos tevékenységeket, méghozzá sokkal gyorsabban és lényegesen kevesebb hibával. Például azt az e-mailt, amelyet egy ember 5 perc alatt olvas el, a robot már 1 perc alatt befogadja. Ha egy csatolmányból adatokat kell beilleszteni egy alkalmazásba, akkor egy robotnak ehhez feleannyi időre van szüksége, mint egy embernek.
A robotokkal történő folyamatautomatizálás lényegesen különbözik azoktól a monumentális informatikai bevezetésektől, amelyekkel az elmúlt években igyekeztek modernizálni a közigazgatást, meglehetősen kevés sikerrel.
„A szoftverrobotok alkalmazásához nem kell alapvetően megváltoztatni a meglévő informatikai rendszereket. Ezek a meglévő alkalmazásokat kapcsolják össze, ezért akár hetek alatt működőképes megoldáshoz lehet jutni velük” – mondja
„A közigazgatás átfogó modernizálására egyedülálló lehetőség nyílik 2018-ban az Általános Közigazgatási Rendtartás és az elektronikus ügyintézési törvény elfogadásával. A jogszabályi háttér utat nyit a szoftverrobotoknak is” – mutat rá Sántha György, az eGov vezető tanácsadója.
A szakértők szerint például az automatikus döntéshozatalt jelentő folyamatok esetében célszerű indítani egy-egy pilot projektet, majd a tapasztalatok alapján ki lehet terjeszteni a megoldásokat. Erre alkalmas terület lehet például az útlevél-ügyintézés, a lakcímnyilvántartás vagy a magyarorszag.hu-ra beérkező megkeresések feldolgozása és megválaszolása.
