Új korszak kezdődik a vállalkozók és a közszolgáltatók viszonyában
2025. július 1-től sok ezer vállalkozás számára új időszámítás kezdődik: ettől a naptól kezdve a villamosenergia- és gázszolgáltatók kizárólag elektronikus számlát állíthatnak ki számukra. Mindez komoly kihívást jelent, hiszen szükség lesz a számlák szakszerű archiválására. Ángyán Balázs, a közel egymillió vállalkozással dolgozó Számlázz.hu ügyvezetője szerint a jogszabályi szándék előremutató, azonban a gyakorlati alkalmazás jelentős kihívásokat tartogat mind a küldő, mind a befogadó fél számára.
Július 1-től kizárólag e-számlát kapnak az áram- és gázszámlájuk rezsijük után a vállalkozások – az ő felelősségük lesz, hogy befogadják és hivatalos formában évekig megőrizzék, vagyis archiválják a dokumentumokat. Fontos megjegyezni, hogy a kötelezettség nem terjed ki a lakossági ügyfelekre. Egyéni vállalkozókra akkor vonatkozik a szabálymódosítás, ha vállalkozóként kötöttek szerződést a szolgáltatóval.
Más világ jön Fotó: Fotolia
Kinyomtatni, számítógépre menteni és e-mailben gyűjteni nem okos ötlet
Figyelem: az nem megfelelő, ha mindent kinyomtatunk és elrakunk egy mappába – a bizonylatok megőrzését elektronikusan kell biztosítani. Az sem jó megoldás, ha olyan rendszerre bízzuk a számlákat, amelyeket nem erre találtak ki. Kerülendő hosszú távon egy e-mail fiókban tárolni, vagy egyszerűen csak lementeni a dokumentumokat a számítógépre. Sokan használnak felhőszolgáltatásokat archiválásra, de ezek sem garantálnak megfelelő védelmet a törléssel vagy adatvesztéssel szemben.
A vállalkozó felelőssége, hogy az irat ne semmisüljön meg
Gondoskodni kell arról, hogy az e-számla évekkel később is olvasható legyen, fontos az eredet hitelessége, valamint a tartalom sértetlensége. Olyan helyen kell tehát tárolni a dokumentumokat, ahol biztonságban vannak. Ez lehet egy erre a célra kialakított, megbízható, felhőalapú archiválási szolgáltató, de akár egy jól felépített, saját informatikai rendszer is. Utóbbi kizárólag a nagyobb cégek esetében életszerű. „Lehet, hogy sok kisvállalkozás számára rémisztőnek tűnnek a változások, de aggodalomra semmi ok. A szándék előremutató, de a gyakorlati alkalmazás tartogat jelentős kihívásokat mind a számlát küldő, mind a számlát befogadó fél számára. Mi egymillió vállalkozással dolgozunk együtt és rendelkezünk olyan rendszerrel, amely képes minden kimenő és bejövő számlát hivatalos formában archiválni. Egy NAV-ellenőrzés esetén a Számlázz.hu formátumát az adóhatóság hitelesnek fogadja el. Mi ezzel a megoldásunkkal kívánjuk segíteni a magyar vállalkozások könnyebb és gyorsabb adminisztrációját” – mondta el Ángyán Balázs, a Számlázz.hu ügyvezetője.
