Csak a képeket és az adatokat egyaránt kezelő rendszer teheti hasznos eszközzé az online számla-adatszolgáltatás 3.0-t a könyvelők számára. Azoknál viszont, akik megfontolás és egyeztetés nélkül vágnak bele, csak a könyvelő és ügyfele közti bizonytalanságot fogja növelni – figyelmeztetett Poór Károly, az SDSYS Zrt. cégvezetője.
2021. január 1-től az online számla-adatszolgáltatás 3.0 bevezetésével gyakorlatilag minden számla adatait megkapja az adóhatóság. Ez lehetővé teszi a számviteli folyamatok automatizálását is, de csak akkor, ha az érintettek megnyugtató megoldást találnak a számlaképek hiányából vagy a képek és a számlaadatok „elválásából” fakadó problémákra.
A könyvelés automatizálását segíti ugyan, hogy az online számla-adatszolgáltatás 3.0-ban sok nem kötelező adattal egészítették ki az XML-t egységes szerkezetben, például a megrendelés-, szerződés-, szállítólevél-, GLN-számmal, beszállítói kóddal stb., de még így is sok probléma maradt.
Az egyik problémakör a már eddig is elérhető NAV-os ingyenes online számlázó program mellett a 3.0-ás verzióban új megoldásként elinduló „XML adatszolgáltatás = számla” szolgáltatás okozza. Ez esetben az XML önmagában lesz az elektronikus számla. Ennek kapcsán egyesekben talán az is felmerülhet, hogy ha az XML letölthetőek, akkor szükség van-e egyáltalán a számlák képére, vagy elégségesek az adatok is a könyveléshez, de erre a kérdésre több okból is igen a válasz.
Például továbbra is lesznek papíron vagy elektronikus számlaként érkező számlák, hiszen XML számlát csak belföldi adóalanyoknak lehet kiállítani. Ráadásul, ha a számla XML állománya eléri a 10 MB-ot, akkor a rendszer bizonyos tételsorokat össze fog vonni, ami számlakép nélkül nem követhető vissza.
Meg kell oldani a számlabefogadás visszaigazolásának problémáját is. Ugyanis a könyvelő nem tudhatja a letöltött adatokból, hogy az általa könyvelt, vevő pozícióban lévő vállalkozás valóban befogadta-e ezeket a számlákat. Ez a probléma a számlának minősülő XML-ek esetében még erősebb: hiszen itt még kép sincs. Az sem biztos, hogy a vevő egyáltalán meg tudja nyitni, el tudja olvasni az XML-t.
Megoldandó probléma még a számlák archiválása is. Az elektronikus vagy XML számlák megőrzéséről a hash kódjukkal együtt a vállalkozásnak kell gondoskodnia, a hatóság ugyanis nem vállalja át ezt a feladatot, kizárólag a számlakibocsátó részére bizonyos feltételek esetén. Ráadásul az XML-számlánál nincs egy kézzelfogható dolog, amit iktatni lehetne, pedig a könyvelő programnak sorszám szerint kell tudnia igazolni, hogy egy számla sem hiányzik.
Végül, de nem utolsósorban ellenőrizni kell, hogy a számlakép és a feltöltött adatok valóban megegyeznek. Például, ha valaki nem tölti ki a fizetési határidőt vagy a teljesítés idejét az adatszolgáltatásban – hiszen ez nem kötelező – a könyvelőhöz eljutott képen pedig szerepel ilyen, akkor az eltérés folyamatos teljesítés esetén mulasztási bírsághoz is vezethet. A könyvelőnek tehát egyeztetnie kell az adatokat a képekkel. Ha eltérést talál, akkor erre figyelmeztetnie kell ügyfelét, de a bevallás alapjának az adatszolgáltatást kell tekinteni. Mindezt automatikusan, kézi adatbevitel nélkül kell elvégeznie, hogy biztos lehessen abban, hogy egy esetleges hibát a számla kiállítása során követték el, és nem a könyvelői programba történő begépelésnél.
Összefoglalva tehát alkalmassá kell tenni a rendszereket a NAV XML letöltésére és feldolgozására, ki kell dolgozni egy munkafolyamatot a számla-befogadás visszaigazolására, meg kell oldani a sorfolytonosság kérdését a különböző forrásból érkező számláknál, és a könyvelt céggel megegyezve gondoskodniuk kell a megfelelő archiválásról is.
