Július elsejétől minden olyan számláról, amelynek belföldi adóalanyra áthárított áfatartalma minimum 100 ezer forint, adatot kell szolgáltatni a NAV részére. Ez számlázó programmal a legegyszerűbb, mert így az adatküldés emberi beavatkozás nélkül, gépek közötti kommunikációval zajlik.
Ingyenes az Online Számlázó
Mivel a kézzel kiállított számlák adataira is vonatkozik a szabály, a NAV egy ingyenes számlázó programot tesz hozzáférhetővé, így érdemes megfontolni az átállást – ami nem kötelező – a számlatömbről és a manuális feltöltésről az egyszerű számlázásra és az automatikus adatküldésre annak, aki nem rendelkezik saját megfelelő programmal. Ez, az Online Számlázó elsősorban a kis- és középvállalkozások számára lehet előnyös. Annak a vállalkozásnak, amelynek számlázó programja biztosan alkalmas a szabályos adatküldésre, nem kell váltania.
Regisztrálni kell a rendszerben
Függetlenül attól, hogy a számlát számlázó programmal vagy kézzel állítja ki valaki, mindenképpen regisztrálni kell a NAV felületén, az Online Számla rendszerben, hogy az adatszolgáltatást el lehessen végezni. A regisztrációhoz ügyfélkapus hozzáférésre van szükség. A NAV Online Számla aloldaláról két kattintással az Ügyfélkapu bejelentkezési oldalára érkezik az, aki a vállalkozást képviseli, és aki sikeres azonosítás után megkezdheti a regisztrációt. Így létrejön egy elsődleges felhasználó, aki az adott adózóval kapcsolatban a web felületen teljes körű intézkedési joggal rendelkezik.
A számlázó programmal történő adatküldéshez az úgynevezett technikai felhasználót is létre kell hozni, amihez egy jelszó megadása, illetve a jogosultsági szint beállítása szükséges. Ez biztosítja azt, hogy az adatszolgáltató számlázó programja a számlák adatait emberi beavatkozás nélkül, időben és szabályosan továbbíthassa a NAV-hoz. A technikai felhasználó regisztrálása után lesznek hozzáférhetők a számlázó program és a NAV szervere közötti kommunikációhoz szükséges technikai elemek (felhasználónév, xml aláírókulcs, cserekulcs).
Hogy a vállalkozáson belül többen is dolgozhassanak az Online Számla rendszerben, lehetőség van másodlagos felhasználók létrehozására különböző jogosultságokkal, amiket az elsődleges felhasználó határoz meg, például számlatömböt, azaz kézi számlát használó vállalkozások számláit feltölthetik; lekérdezéseket végezhetnek stb.
Regisztrálni július elseje után is lehet, de legkésőbb az első adatszolgáltatással érintett számla kiállításáig el kell végezni a műveletet. A korábbi, tesztrendszeri regisztráció nem elegendő, mert az csak a tesztelés lehetőségét biztosítja. Az Online Számla rendszerben az adózó, illetve az regisztrálhat, aki a NAV előtt törvényes képviselőként vagy állandó meghatalmazottként eljárhat az adatszolgáltatásra kötelezett vállalkozás nevében.
Szolgáltatások az új rendszerben
Az Online Számla rendszer nemcsak azt jelenti, hogy a NAV a beérkezett adatok elemzéséből következtetéseket vonhat le, hanem azt is, hogy a vállalkozások lekérdezhetik és szabályosan archiválhatják számláikat. Számlázó programmal mindez automatikusan, többlet adminisztráció nélkül megtörténik.
A cégek képviselői ügyfélkapus tárhelyükön már megtalálják a NAV legfontosabb teendőkről szóló tájékoztató levelét. Az információk eléréséhez célszerű ellenőrizni a tárhelyhez való hozzáférést, illetve annak, aki ilyennel nem rendelkezik, érdemes mielőbb ügyfélkaput nyitnia.
A regisztrációval kapcsolatban technikai segítség kérhető a NAV Infovonalán (1819 telefonszám, 7. menüpont, 2. almenüpont – Informatikai segítségnyújtás) vagy írásban a nav.gov.hu/nav/e-ugyfsz/levelkuldes funkciónál a „Számla adatszolgáltatás, informatikai problémák” tárgy kiválasztásával kérhető.
Részletek a NAV Online Számla aloldalán (onlineszamla/nav.gov.hu)
