Az ELO űrlap alapú workflow-jával időt takaríthatunk meg és kontrollálhatjuk a folyamatokat
Az ELO Digital Office nagykapacitású szoftvermegoldásokat fejleszt és forgalmaz az elektronikus dokumentumkezelés, a digitális archiválás és workflow menedzsment területén. Termékskálája megoldást kínál a teljes vállalati tartalom menedzsment (ECM) témakörére. Az általuk alkalmazott űrlapforma sok lehetőséget kínál az átfutási idők lerövidítésére, különösen rutinfolyamatok esetében.
Az ELO űrlap alapú megoldásainak a haszna jól követhető egy egyszerű, minden cég életében előkerülő példával, az éves szabadságok nyilvántartásával. Az igény erre a megoldásra a gyakorlatban, konkrét ügyfél projektek során merült fel.
Ha egy munkatárs szabadságra szeretne menni, IT támogatás híján a vállalat HR felelőse elkezd keresgélni a megfelelő szabadság nyilvántartás után. Több információ is szükségessé válik: a még fennmaradó szabadnapok száma és az aktuális túlórák kérdése is. Mindezt elegánsan oldja meg az űrlap alapú workflow: a rendszer a megadott automatizmusok segítségével előhívja a szükséges információkat a HR adatbázisból. A felhasználó az űrlapon keresztül kiválasztja a kívánt szabadság időpontját - a kért szabadnapok száma automatikusan levonásra kerül a fennmaradt szabadnapok számából, az ünnepnapok és hétvégék figyelembevételével. Ezután a felettes megkapja az igénylő űrlapot, melyet egy kattintással engedélyezhet, vagy el is utasíthat. Végül az igénylő e-mailben értesítést kap a szabadság igényének státuszáról. Mindezt automatikusan, a tévedés és a félreértés, elkallódás veszélye nélkül.
Ha az ECM rendszerhez elektronikus munkaidő nyilvántartó rendszer is kapcsolódik, az űrlap a túlóra csúsztatások kezelésre is használható. A valós túlórák, valamint a munkatársak által „érzett" túlórák korrekt elszámolása minden érintett részére teljes áttekinthetőséget nyújt. Ezzel átláthatóbbá téve a nyilvántartást, kiküszöbölve az esetleges vitákat. Mindezt jelentősen gyorsabban, mint egy papír alapú vagy több, össze nem kapcsolt táblázatot, nyilvántartást kezelő megoldás esetében.
Sokszínűség és rugalmasság az űrlap-szerkesztővel
Természetesen nemcsak a szabadság igényléseknél használható az űrlap alapú rendszer - az ELO űrlap szerkesztőjével a felhasználók saját űrlapokat hozhatnak létre minden erőfeszítés nélkül, és saját workflow-logikát helyezhetnek az űrlapok mögé. A workflow-szerkesztő HTML-alapú űrlapokra épül. Ezek az ELO szerkesztő segítségével kényelmesen összeállíthatóak, és testre szabhatók a különböző design opciókon keresztül. Az ELO workflow-monitor grafikusan, jól áttekinthetően mutatja, milyen utat járt be eddig egy folyamat, hol tart éppen a feldolgozásban - erre komplex folyamatok esetében is képes. A grafikus ábra bármikor megjeleníthető PDF formátumban is, így probléma nélkül betarthatóak a törvényi feltételek.
Az ELO Digital Office évente kétszer szakmai konferenciát rendez Budapesten a dokumentumkezelés, vállalati tartalomkezelés és archiválás témakörében. Legközelebb a 2012. szeptember 27-én megrendezésre kerülő ECM Szakmai Kongresszuson ismerkedhetnek az érdeklődők részletesebben az ECM újdonságokkal, többek közt az űrlap alapú workflow nyújtotta lehetőségekkel is. Részletekért látogassa meg a http://www.elo.com/ honlapot!
