Az Európai Adóigazgatások Szervezetének feladata a negyvenhat tagállam hivatalai közötti kapcsolattartás megszervezése és a hatékony gyakorlatok nemzetközi terjesztésének segítése a modernizációs folyamatok menedzselése mellett. Kilenc alkalmazottal, egy apró irodában dolgoznak, eredményes működésükhöz azonban az összes nemzetközi standardnak megfelelő és az adóhatóságok fejlesztéseivel lépést tartó informatikai rendszert kell biztosítaniuk.
- Számunkra kiemelten fontos az adminisztrációs terhek csökkentése - hangsúlyozza Vas Judit gazdasági vezető -, ezért döntöttünk a papír alapú munkafolyamatok digitalizálásában segítséget nyújtó szoftvermegoldás mellett. Az elektronikus dokumentumkezelésnek köszönhetően jelentősen csökkent a kinyomtatott oldalak száma, ami nemcsak a környezetnek kedvez, de megtakarítást is jelent. A hatékonyabb munkavégzés mellett helytakarékos is, így kisebb iroda is elegendő.
Az IOTA megbízható partnert keresett, ahol egy dedikált személy segít a szoftverrel kapcsolatos esetleges kérdések megoldásában. Az ELO Digital Office mellett szólt még, hogy moduláris rendszerének köszönhetően a kis szervezet ellenére sem kellett funkciókról lemondani. A legtöbb hasonló rendszer adatmennyiséghez szabja az árat, így bizonyos, számunkra fontos funkciók aránytalanul drágák lettek volna - magyarázza Vas Judit. - A rendszerek közötti átjárhatóság biztosítása révén ráadásul szükség esetén könnyedén fejlesztethetünk is.
Bár az IOTA még a bevezetés fázisában tart, már most érezhető a mappákba rendezett dokumentumok és szöveg szerinti kereshetőség jelentette időmegtakarítás. Nagy segítség a szkennelt dokumentumokhoz való könnyű, akár távoli hozzáférés is. A könyvelésben például csak alapadatok szerepelnek egy számláról, de a szoftver segítségével a teljes dokumentum is könnyedén előhívható. A munkát gyorsítja az általában csak nagyobb rendszerekre jellemző karakterfelismerő is. A rendszer segítségével egyszerűen összekapcsolhatók a különböző területekhez kötődő dokumentumok, az egy projekthez tartozó szerződések az e-mailekkel és számlákkal segítve a dokumentumokkal való hatékony munkát.
