Milyen rendezvényt szervezzünk?

Először mindenképpen azt kell pontosítanunk, kinek és milyen céllal, mekkora társaságnak szervezzük az eseményt. Munkatársaink motiválására, jutalmazására jó megoldás lehet egy bortúra vagy egy sportos családi nap, lazább csapatépítésre pedig egy villányi szőlőhegyi akadálypálya-kaland vagy néhány napos wellnesspihenés Dráva Hotel wellnessjátékokkal. A kötelező továbbképzéseket is rendezhetjük a Dráva Hotelben, hisz a tréning utáni időszakot bátran kihasználhatjuk csapatépítésre. Ügyféltalálkozó esetén érdemes szolidabb, elegánsabb programot szervezni, például egy ínyenc borvacsorát vagy egy híres kép bemutatását szakmai előadó tolmácsolásában, fogadással, gálavacsorával. Ha üzleti partnereinkkel már jó ismeretségben vagyunk, közvetlenebb hangulatú eseményt, például mini-teniszbajnokságot vagy a Dráva Hotel séfje által irányított főzőversenyt is szervezhetünk számukra, egyedit alkotva, minden körülmények között az Ön igényeihez igazodva.

A megfelelő időpont a rendezvény sikerének kulcsa!

Mindenképpen érdemes úgy megválasztani az időpontot, hogy elegendő időnk maradjon a megfelelő előkészítésre, a résztvevők összehívására, a rendezvény arculatának kidolgozására, valamint a helyszín, a catering, a program leszervezésére. A dátum kitűzésénél és az esemény időtartamának meghatározásánál mindenképpen figyeljünk oda az esemény jellegére és a résztvevők igényeire is.

Forrás: Dráva Hotel

A céges rendezvények esetében, ha lehet, kerüljük el a szabadságidőszakokat (július–augusztus, illetve december második fele), üzleti partnereink számára pedig igyekezzünk a nekik tetsző programokhoz igazítani az időpontot. Visszafogottabb ügyfeleink számára bizonyosan kellemesebb élmény lesz egy őszi borvacsora villányi borokból, mint egy négynapos októberi túlélőtúra, esetleg disznóvágás farm kalanddal a Dráva Hotel környékén.

A résztvevők elégedettsége a legfontosabb!

A résztvevők sok esetben adottak egy céges rendezvény előkészítésénél, azonban figyeljünk oda arra, hogy akár egy lazább esemény is valamilyen szinten üzleti jellegű, így tehát munkatársakról, jelenlegi vagy potenciális szakmai partnerekről van szó. A Dráva Hotel tapasztalata alapján, a céges eseményeken általában lazább a hangulat, mint az irodában, éppen ezért partnereink, munkatársaink emberi oldaláról se feledkezzünk meg: ültetett étkezések esetén gondosan dolgozzuk ki az ültetési rendet, konferencia szervezésekor pedig igyekezzünk a témában elismert, szakértő előadókat és az adott kérdések iránt valóban érdeklődő résztvevőket meghívni. Varázsoljuk élménnyé a kötelező rendezvényeket is!

A tökéletes helyszínt könnyebb úgy megtalálnunk, ha tudjuk, mire van szükségünk!

Aki még nem szervezett nagyobb eseményt, bátran kérje a Dráva Hotel professzionális munkatársainak segítségét. Ők nemcsak a helyszínről adnak tájékoztatást, de esetleg kreatív ötletekkel, javaslatokkal is segíthetik a szervezést. Mindenképpen vegyük figyelembe a résztvevők számát, az esemény jellegét (elegáns, sportos vagy éppen szigorúan szakmai), hiszen a rendezvényünk alaphangulatát adja a hely, a Dráva Hotel. Amellett, hogy egy helyszín kialakítása, színei, díszítettsége és nagysága esetleg megfelelő, ne felejtsük el a személyzetet, a catering és egyéb szolgáltatások minőségét sem. Fokozhatjuk a rendezvény hangulatát, ha egy adott helyszínen belül több különböző típusú és kialakítású, természetes fénnyel rendelkező termet is használunk. Az esti kötetlen bulinak külön terem, külön helyszín adhat keretet akár egy fáklyával megvilágított „borúttal”, mini KRESZ-pályával, autóteszttel, egyéb kreatív, szokványostól eltérő programelemmel.

Ki ne emlékezne azokra a rendezvényekre, ahol kifejezetten finom vacsorával várták – vagy éppen a fordítottjára? Ha szeretnénk, hogy munkatársaink vagy partnereink jól érezzék magukat az eseményen, alaposan készítsük elő az étkezéseket. Érdemes a szervezés során megkérdezni a résztvevőket, van-e valamilyen ételallergiájuk, illetve a megszokottól eltér-e az étkezésük, és ennek megfelelően szervezni a cateringet. A Dráva Hotellel történő egyeztetések során pontosítsunk, hogy hány főre kell biztosítaniuk  diabetikus, gluténmentes, esetleg vegetáriánus ételeket. Legyen szó akár bográcsozásról, akár elegáns 10 fogásos gálavacsoráról, jobb megelőzni az ételintoleranciával kapcsolatos gondokat – emellett pedig vendégeinknek is jólesik, hogy már a szervezésnél gondolunk rájuk.

Szállás, pihenés, kikapcsolódás – ami a rendezvény rejtett értékét adja!

Akár egy-, akár többnapos a rendezvény, kardinális kérdés a szálláslehetőség. Fontos, hogy az eseményt többféle szálláslehetőséggel rendelkező helyszínre szervezzük, a Dráva Hotel, mint rendezvényhelyszín esetén érdemes „korábban érkezők részére” is ajánlatot kérni, ezáltal megkönnyíteni a rendezvényen megjelenők életét. A helyszínen így egyben lebonyolíthatjuk az esetleges szakmai programokat, az étkezéseket és a szabadidős tevékenységeket is. Fontos, hogy a szállást igénylő rendezvények előkészítését célszerű hamarabb megkezdeni, mivel egyrészt a többnapos elfoglaltság a résztvevők számára is szervezést igényel, másrészt pedig maga az esemény is összetettebb. Természetesen ne ódzkodjon az utolsó pillanatban is ajánlatot kérni, hiszen minden igényt igyekszünk kielégíteni, segítünk Önnek a teljes körű lebonyolításban!

+1 tanács a Dráva Hoteltől

Adjunk le pontos megrendelést, ajánlatkérést, ne sajnáljuk az időt az igények teljes körű definiálására. Amennyiben problémát jelent az írásban foglalás, bátran hívjuk fel a Dráva Hotel rendezvényekkel foglalkozó kollégáit, és telefonon – vagy akár személyesen, az ország bármely pontján – egyeztessünk. Sok további kellemetlenségtől tudjuk magunkat megkímélni, ha már az elején időt szánunk a sikeres rendezvényre. Adjon arcot a rendezvénynek! Segítünk az online meghívók, a teljes rendezvényarculat, a visszaigazolások kezelésében szintúgy, mint az ételegyeztetésekben, a borok kiválasztásában. Keressen bennünket, megszervezzük!